［提要］　随着我国经济和科学技术的快速发展，国家对科研经费投入力度不断加大，科研活动日益增多，给高校的科研管理带来新的挑战。但是，在实际工作中很多高校都存在着一些问题，严重影响到科研工作的开展和科研成果转化率，这不仅影响学校的科研管理工作，也不利于学校完成科研任务。为此，高校有必要搭建科研财务信息化综合平台、搭建科研经费一站式服务、衔接科研与财务系统、搭建科研经费动态数据中心，对科研人员进行较好的监管。本文借助于科研财务信息技术，建立“一站式”科研财务管理平台，以减轻科研人员的负担，激发科研人员的工作热情，提高高校科研管理服务的效率和水平。

关键词：科研管理；一站式服务；监管

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2022年9月16日

2018年7月18日，国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发［2018］25号），要求贯彻落实党中央、国务院关于推进科技领域“放管服”改革，提出优化科研项目和经费管理，加快完善国家科技管理信息系统，推行“材料一次报送”制度。2016年7月31日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，指出科研管理部门、财务部门以及项目负责人员都应广泛应用信息技术来达到更高的研究管理与服务水平，搭建一个强有力的信息平台。在这个过程中最重要的是要建立起完善的科研财务管理制度，然而现有的财务管理系统都存在着许多不足，例如不能很好地支持多学科交叉领域、缺乏对科研项目全过程进行控制等。当前中国多数高校尚未实行较为全面的科研管理系统。本文将阐述如何搭建科研经费一站式平台，并通过科研经费立项，支出、结算等管理模块的设置来完善科研与财务管理以及数据接口的信息化。

一、高校科研经费财务信息化发展现状

（一）部门之间各行其是，协同管理整体性不强。在现行高校科研管理体制下，高校内各部门管理与运作体系各行其是，缺乏必要的交流与沟通。如科研经费管理与执行相分离，即科研项目的立项、合同签订、预算调整审批、结题等项目管理内容由科研部门承担，但经费的认领、项目的入账、核算报销等工作由财务部门承担。这样做不仅影响了科研活动效率的提高，而且还使一些重要的工作无法及时准确地传递到上级主管部门。这种状况严重阻碍着高校科研工作向纵深发展，因此必须尽快改变这种局面。从实际情况看，各校各部门信息结构不同步，无统一数据结构，数据交换十分不便，未形成数据连接与数据交换统一信息系统，使业务流程杂乱无章，各部门之间形成了若干信息“孤岛”。

（二）科研经费办理流程繁琐，信息化滞后

1、科研经费管理流程不合理。项目负责人需要完成项目申报、预算申报与调整、入账、开发票、报销、结题验收等全流程运作，需要在科研处、财务处等各部门多头跑。例如，传统收入管理流程为：财务人员从银行取得科研项目到账回单后，财务管理部门以图片形式告知科技管理部门资金到达情况（包括付款单位名称、付款数额）。科技管理部门收到有关情况后对项目资金制作拨付单据交给财务人员，并以电话方式告知科研项目负责人在科研系统提交合同信息，申请开票通知单，项目负责人拿开票通知单来财务部门开具发票，财务工作人员按照程序齐全的资金拨付单上的科研人员及科技管理部门工作人员签名对项目资金收入进行立项、下拨。这种管理模式存在着以下问题：一是工作效率低；二是容易出错；三是不能及时有效地传递信息；四是无法满足科研活动对数据时效性要求高的需求。而随着大数据时代的到来，“互联网+科研”模式已经成为一种趋势，但其应用效果却不尽如人意。目前国内高校科研经费管理信息化水平普遍较低，这也远远落后于国家“放权”改革中“材料一次报送”理念。

2、网上预约系统和财务系统还处于半自动化阶段，无法实现线上流程审批报销。经费支出涉及到多个部门和众多的业务事项，如何实现有效的事前审批是一个亟待解决的问题。多数科研事业单位财务管理系统都不具备事前审批功能或者这一功能不够完善，项目负责人需办理某一项费用时，应先线上、线下找有关领导，事先征得同意，并填好费用报销单后，由审批人员上网核对。但若发生意外情况，如网络传输效率低下或者审批人外出办公，则审批全过程都将无法进行，既浪费报销人员时间又严重影响科研项目执行。

（三）高校经费结余问题分析。一方面科研项目启动后，科研项目管理系统虽然设定了预计结题的时间，但是并没有做到提前一定时间提醒控制项目中期检查或者结题，给科研项目结题管理带来不便。因此，项目负责人和相关职能部门很难及时了解到科研课题进展的实际状况。另一方面由于信息化建设不健全，项目负责人或者科研管理部门又无法对科研经费使用状况实施动态监测，结题审计中经常会发现有部分预算科目已经出现严重超支现象，有的预算科目基本没有开支，甚至有的时候课题组忘了用某一笔科研经费，就造成了整个课题预算执行率很低。

二、建立科研财务管理信息一体化系统

与“放管服”环境下“优管理、重服务”的财务管理理念不谋而合，科研财务一体化平台由多部门参与协同管理，需要科研处、财务处、各学院及资产部门等建立协同管理机制。当前，我国高等院校科研财务管理体系已基本形成，但还不能适应新形势发展需求，需要进一步完善和改进。针对科研经费全生命周期导入通用的“一站式”管理与控制模式，从而向高校提供高质量、高效率科研服务。在此基础上构建了“以业务需求驱动、统一数据标准体系支撑”的科研项目资金管理系统框架，并对各功能模块进行设计与实现。高校科研财务管理“一站式”体系架构如图1所示。（图1）

（一）科研经费立项管理信息化建设

1、科研项目来款认领。科研负责人在科研管理信息系统中录入项目合同的详细资料（例如课题类别、合同名称、合同类型、项目负责人、项目成员、合同签署日期、执行期限、经费预算及合作单位等），并通过此系统向中间平台的数据库中传输数据。在此过程中，科研系统与中间平台数据库交互后，得到一个可供分析使用的数据集。在这个数据集上，有许多关键信息被储存于各种形式的数据表中。学校的银行来款数据会定期存储在中间平台数据库中，这些数据随后将自动传送给科研系统及在线查询系统。科研负责人可登录系统进行认领，同时可下载作为合作单位的记账依据。

2、科研项目下拨。项目负责人在认领资金后，财务系统会自动从平台中间库抽取项目合同编号，科研项目财务编号和科研管理费比例等数据，并将有关信息配对，财务做账系统会自动立项、生成科研收入并生成财务凭证。

3、开具电子发票。项目资金接收后，项目负责人需在科研系统录入付款单位的实体名称、纳税人识别号、项目名称和电子邮件地址。通过中间数据库，利用网络传输到财务系统，由财务系统对申报数据进行审核，若发现问题及时反馈给申请人；若未发现问题，财务人员受理申请、出具电子发票、发送到指定电子邮件地址。

（二）科研经费支出管理信息化建设

1、加强资产管理。科研项目需购置仪器设备时，仪器设备型号经科研管理信息系统转至资产管理系统中，经资产管理系统复核合格后，向平台数据库推送购置该项仪器设备的有关情况，财务系统从数据库中调取有关资产信息并制作记账凭证，从而降低会计人员再次录入资产信息时的误差，使财务资产系统互联。支出时财务部门要确保所购置的设备纳入学校的管理范围内，避免国有资产的流失。在进行重大设备购置时应充分考虑设备购置的必要性和重要性，购买过程中应严格执行招投标制度和合同管理制度，明确双方权利与义务。

2、科研经费外拨。项目负责人在科研系统上提出经费转拨申请，科研部门在科研系统上审核通过并转发给中间平台上的数据库，财务系统可读取相关数据并后续审核通过。若外拨额度达到大额资金，则按大额资金的管理方法需经校领导批准后，再推送到平台中间库内，财务系统能够读取资金信息，并由财务人员依据全部的资料及数据做账务处理。

3、科研经费的实时反馈与预警。核算业务中产生的财务数据可以通过平台数据库进行存储，方便查看项目执行情况。与此同时，通过对该项目的预算和实际支出的对比分析可在早期阶段就找出问题所在，当出现问题后还能及时向项目责任人报告。实现了科研项目经费管理信息化，为科研人员提供更多便捷服务。科研系统还可以从平台数据库中读取相关数据，通过科研系统了解项目经费的使用进展情况，定时提醒项目负责人限期内高效利用科研经费。

（三）科研经费结算管理信息化建设。当前很多高校存在结题不结算、余款控制不严、后续余款随意动用等问题。财务人员既需要及时核算科研支出并跟进余款支出工作，又需要关注付款的流程并要求按时付款。比如项目会在3个月内甚至更早地结束，那么系统就会自动进行操作提醒，从而保证项目负责人能够有充足的时间为项目结题做准备。

项目负责人对项目进行结题验收时，要将院系批准同意的结题结转申请表及时提交到科研管理系统中，科研系统会将资金结转消息推送到平台中间数库中，财务工作人员完成抽取申请表，将剩余资金转入专项结余账户。本研究对科研项目结算实施全过程进行跟踪审计，建立了完整的内部控制体系和流程，确保各阶段工作都能严格按照规定执行。在项目推进期间项目负责人有资金需求的，由其填写资金使用申请表并经科研管理部门批准后方可由财务人员报销。

三、保障科研财务一体化平台顺利实施的对策

（一）先进技术设备配套，强化安全防范意识。科研财务一体化平台是高校全面信息化建设目标的一部分，应该充分利用学校现有的网络资源来建设，信息接口建设要符合学校数据交换平台的要求，包括数据标准规格、网络与硬件基础设施、软件与应用建设、信息管理机制等，契合学校构建安全、可靠、便捷的校园网络环境。高校可以通过增加经费投入来采购或开发有关技术，并逐步构建一个规范和稳定的现代化信息系统，为平台系统建立、运营提供服务支撑。同时，也要重视对网络攻击手段与策略进行分析研究，制定出科学、有效的防范措施，增强整个网络系统运行的安全性。此外，还要做好用户身份认证工作，防止非法访问，完善信息安全管理制度，规范信息安全管理流程。

（二）注重技术培训，提升科研、财务管理人员素养。建设高素质信息队伍是高校现代化管理与发展的关键要素，要从战略高度认识培养信息化人才对高校发展的重要性，明确目标任务。在未来高校推进“无纸化”报销业务流程中需更加注重财务人员的数量和质量，让原本只具备财务核算技能的财务人员提升为具备财务核算、财经管理、法律意识、人力资源管理以及一定科研能力的“多面手”复合型财务管理人员。

（三）培养优质的科研财务助理。国务院办公厅在《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》国办发［2021］32号文件中明确指出，要不断创新科研财务管理，建设科研财务助理服务模式。本文就如何培养适应新时代需要的科研财务助理提出一些思考和建议：一是要明确科研财务助理的角色定位；二是加强高校科研财务助理队伍建设；三是建立科学有效的激励机制。财务助理在高校中担任着至关重要的作用，既是高校的“会计”，又是适应研究管理与财务管理需要的专业人才。在职能方面，它协助教授完成科研项目，帮助学生开展学习活动以及参与公司治理。在未来发展中，科研财务研究助理为确保科研财务一体化系统的成功构建奠定基础，发挥着决定性作用。

目前，高校科研管理工作仍然存在着诸多问题，例如管理制度不健全、管理人员综合素质偏低等。建立科学的科研项目管理体系是解决这一问题的有效途径之一。我国大部分高校都存在着对科研项目管理工作重视不够等问题，究其原因，主要是缺乏一个高效的研究项目管理系统来进行管理。而在高校科研管理中引入信息化技术，不仅可以提高科研项目管理效率，还能为科研人员提供更加便捷和优质的工作环境。因此，将科研财务管理纳入到项目化管理模式具有现实意义。且科研项目管理与科研项目密不可分，推进科研项目管理的信息化进程，可以有效促进高校科研项目的发展，促进高校科研水平的提高。

（作者单位：新疆农业大学）

主要参考文献：

［1］陈亚萍.“放管服”背景下高校科研财务一站式服务平台构建［J］.财会学习，2020（19）.

［2］栾永顺，陈永祥.浅谈高等学校科研与财务信息接口建设［J］.绿色财会，2016（12）.

［3］柯依琳.实现财务无纸化办公管理助推高职院校财务治理新发展［J］.大众投资指南，2021（10）.