[提要] 项目后评价是项目管理周期的最后一环,是项目管理不可或缺的重要手段。本文介绍科技项目后评价的意义与特点,为探究如何做好科技项目后评价,构建基于平衡记分卡的科技项目后评价体系,平衡内部与外部因素、财务与非财务因素,从多个维度针对科研项目进行评价,并根据科研活动的类别设置不同的评价指标权重,以求更为全面、更能与战略相结合地对科技项目进行评价。
关键词:科研项目;项目后评价;平衡记分卡
中图分类号:F27 文献标识码:A
收录日期:2022年10月25日
项目后评价是指在项目竣工验收并投入使用或运营一定时间后,运用评价方法与指标,对项目进行系统、客观分析与总结的一种活动。通过对项目的全面总结与评价,项目管理人员、实施人员可以从中找出差距及原因,汲取经验教训,不断改进和完善项目决策与实施水平,形成良性项目决策机制。
开展项目后评价的主体一般为科研单位和科技行政管理部门。科研单位主要以直接投资者的角度对其投入科技项目进行后评价,从反馈的角度为科技管理决策提供依据。科技行政管理部门主要对直接投入、管理的科技项目进行后评价,以此关注项目目标的达成情况、经费的使用情况和项目实施成果等,分析项目的投资效益,形成良性反馈机制,以提高科技项目经费支出管理水平与科技管理部门的决策水平。本文主要站在科研单位的角度,探究如何对投入的科技项目进行后评价,从而为将来的科技项目管理提供决策依据。
在实践经验不断积累的推动下,科技项目后评价方式逐步多元化,从以往的单一项目评价,逐渐向多评价项目发展过渡,实现了对投资项目全过程的系统性评价;评价项目从以往的仅注重项目效果与机构功能逐步向拓宽评价范围过渡,即评价科技项目中各业务部门的工作效果与质量。
一、科技项目后评价的意义与特性
开展科技项目后评价意义非凡,主要有两个方面:
一是形成对项目的约束与竞争,促进项目实施质量的提高。项目后评价涉及评价时点以前的科技项目实施运营情况,从项目实施与验收、成果转化等项目研究本身,到经费使用、经济效益等项目财务方面,分别分析产生偏差的原因,提出可持续发展建议与措施,对企业优化科技项目管理,提高科研成果的经济效益和社会效益起到推动作用。
后评价的结果可以为其他科技项目的及时调整或终止提供决策依据,提高科研资源的使用效益,避免不必要的浪费。开展项目后评价,总结项目成功的经验,回顾存在纰漏的原因,评价项目实施的质量及决策的正确与合理性,增强项目参与人员自身的责任感,从而促使和激励项目实施工作质量和水平的提高。
二是对项目管理方提高管理水平起到借鉴作用。对于科技项目而言,项目后评价是项目管理部门对科技项目进行绩效管理与评价的主要方式。对项目实施过程中的管理工作及其效果进行分析,总结管理方面的经验与教训,也能为其他项目管理人员提供借鉴,为提高科技项目管理水平奠定基础。
在实际开展中,科技项目由于其独有的特质,其后评价具有区别于其他一般项目的特性:
1、灵活性。由于科技项目固有的不确定性特质,各科技项目从研究目标、研究时间、技术难度、预期成果等方面均有其独特性。在实际的评价过程中,需要根据各科技项目的特性与变化,对不同科技项目的评价方式、评价重点进行逐一调整,充分体现后评价的灵活性,以更加准确地对科技项目进行评价。
2、全面性。科技项目往往研究周期长,参与人员多,在立项、项目实施、项目验收等过程中全方位地进行评价,而不仅仅关注其最终所产生的效益成果,方能使科技项目管理工作的作用、价值等都能够得到充分且有效的发挥。
3、可操作性。科技项目后评价工作的展开需要大量数据支撑,且相关数据往往专业性较强。因此,在设计科技项目后评价的工作方案与流程时,一定不能忽视其可操作性,包括相关数据是否具有可得性、获得过程是否复杂、是否可以从科技项目资料中提取有价值参照的数据、相关数据是否具有可比性等。
二、基于平衡记分卡的科技项目后评价体系构建
平衡记分卡是一种平衡了内部与外部因素、财务与非财务因素,从四个维度对考核对象进行绩效评价的工具。以下结合科研业务内生特点、资源投入和产出效益的联动关系,选取14个具体指标,制定评价指标和评价标准,对科技项目进行评价。(表1)
(一)财务维度。财务维度指标能够反映科技项目从经费的投入使用到经济成果产出的全过程,是评价体系中的关键指标。如果没有稳定的财务支撑,势必会影响企业的正常运营与维持,更加无法为企业科技项目的持续稳定投入提供保障,因此科技项目的经济效益至关重要。财务指标的表现一定程度上直接反映了科技项目实施的经济效益。采取的财务维度评价指标包括净现值、现值指数、内部收益率。
1、净现值。指项目未来现金流入的现值与未来现金流出的现值的差额,在计算时需要将未来现金流按照预计折现率各个时期的现值系数换算为现值后,再确定净现值。净现值是当下判断项目盈利性最为常用的指标,尤其适合研究周期长、投入大的科技项目,能够客观衡量项目的投资效益。
2、现值指数。现值指数是指未来现金净流量现值除以原始投资额现值得到的一个比值,其作用是从动态的角度反映科技项目的资金投入与总产出之间的关系。作为一个相对指标,现值指数能够较好地反映投资效率。
3、内部收益率。内部收益率是现金流入现值总额与现金流出现值总额相等,即净现值等于零时的折现率。将项目的内部收益率与同类型项目基准投资收益率进行对比,判断该项目的实施是否高效。内部收益率在应用上有其固有缺陷,例如,有些科技项目虽然相对于同类型研究项目收益率较低,但其净现值大于零,或主要研究目的是尽快追赶上国外先进技术,避免在关键领域被“卡脖子”,则仍具有重要的研究意义,因此内部收益率不适合作为唯一的评价指标,应当与其他指标一并进行考虑。
(二)内部运营维度。企业利用所拥有或可获得的资源来实现自身发展目标过程的绩效,可由内部运营维度来衡量。科技项目的按计划实施、人员的合理分工、科研经费的合规使用等使项目有条不紊地推进开展,为项目目标的达成和效益的产出提供坚实保障。从内部运营维度进行评价,可以采取的评价指标有项目实施进度与计划一致率、项目组成员工时占比、科研经费的合规性。
1、项目实施进度与计划一致率。该指标意在对项目实施过程中各阶段的进度进行评价。将计划任务书中的各阶段计划与实际实施结果进行比对,除发生不可抗力因素外,其余人为因素导致的项目进度滞后均视为项目实施进度与计划不一致。
2、项目组成员工时占比。项目组成员工时占比体现了每个项目组成员在该项目工作时长占项目全体成员总工作时长的比例,通过比例分析项目负责人、骨干成员是否在该项目上投入了足够的时间,以及是否存在小部分成员承担了整个科技项目的绝大部分工作等情况,以此来综合判断科技项目的成员分工是否科学合理。
3、科研经费的合规性。对项目实施过程中科研经费的使用情况进行审查复核,包括各项费用的开支是否合规、合理,如设备的购置是否对科技项目而言有必要,人工费、会议费的占比是否合理,各项费用的报销是否材料齐全且真实合规等。
(三)产出效益维度。产出成果对科技项目绩效的评价主要反映在高水平科研论文的录用或发表,专利、各种成果奖项的获得,报告、制度标准的形成等要素上。产出效益维度的目标,就是要在一定的成本范围内实现科研经费产出成果的最大化,这对于以利润最大化为目标的企业而言,也是某种意义上的成本节约与利润增加,与其战略目标具有一致性。在具体指标的选取上,重点考虑高水平科研论文的录用或发表、授权专利数、创新成果、科技成果转化推广数。
1、每百万元经费投入高水平科研论文的录用或发表。这一指标指当年度科研人员发表核心论文及著作的数量除以科研经费投入,反映项目团队科研创新能力,体现了企业整体的学习创新力。
2、每百万元经费投入授权专利数。以科技项目获得授权专利数除以科研经费投入得出该指标,意在反映科研经费投入形成专利的效益,指标值越大,说明该科技项目从经费投入到最终转为专利的转化率越大,也间接说明科研经费的使用率越好。
3、每百万元经费投入创新成果(项)。重大创新成果主要指国家首台套重大技术装备(包括成套设备、整机设备及核心部件、控制系统、基础材料、软件系统、专用试验设备)和国家首个示范性工程,一般创新成果主要包括工程样机、产品、新材料、专用试验设备等。该指标主要衡量每百万元的经费投入所转化成的创新成果数量,在计算时,用一般创新成果数量除以投入经费,为突出重大创新成果,一项重大创新成果可根据成果的重大性转换成2~3项一般创新成果。
4、科技成果转化推广数。该指标直接与科技项目的实用性、应用范围挂钩,是知识资产的价值实现,体现了科技成果对提高社会生产力、促进经济发展等社会层面的贡献。
(四)学习与成长维度。对于科技型企业,其长远发展及科研水平与能力密切相关,学习与成长维度可体现出企业持续创新的潜力,各科研人员需不断加强理论、实践学习,不断提高自身科研水平。企业高水平科研人才的培养在宏观层面可带动整个行业的快速健康发展。在学习与成长维度,本文采取的评价指标主要有项目组青年研究人员的比率(40周岁及以下)、科研人员中博士学位比率、科研人员中高级职称比率和参加高水平会议和学术交流次数。
1、项目组青年研究人员的比率(40周岁及以下)。一般情况下,青年研究人员具有更高的活力,更有工作干劲,思维也更加活跃。青年研究人员的比率这一指标能体现科技项目组的科研活力、持续发展动力情况等。该比率越高,企业的技术发展越持续、快速、稳定。
2、科研人员中博士学位比率。这一指标反映了科研人员中具有博士学位的比率情况,体现了该项目组科研队伍建设的高层次学位水平情况。具有博士学位的成员越多,说明科研人员的专业水平越高,其科研技术的发展潜力也越大。
3、科研人员中高级职称比率。该指标直接与项目组科研创新能力挂钩,是衡量项目组整体实力的重要指标。获得省部级以上奖励的次数越多,侧面反映出该科研团队科研水平越高。
4、参加高水平会议和学术交流次数。科研经费中会议及学术交流支出占比是指科研经费中会议及学术交流占科研经费总支出的比例。该指标比例越高,说明在科研活动中与国内外同行交流越多,也表明科研活动越活跃,有利于更好地开展科研工作。
根据联合国教科文组织对科研活动的界定,科研活动可以分为基础研究、应用研究和试验发展三类。对于不同类别的科研活动,在进行后评价时应有不同的侧重点。基础研究类应更重视科技的直接产出,如发表论文、取得专利以及科学价值;应用研究类应该更注重社会效益的体现,如生活质量、对环境的影响、资源利用等;试验发展类则应该更加注重对于新技术的实施探索,侧重于技术的价值,如领域的重要程度、实用性、可推广应用的范围等。具体而言,高技术攻关项目一般不宜使用论文指标,技术追赶项目不宜对专利、甚至国际专利提出过高要求。具体指标与权重的选择与设定,必须结合项目立项确定的目标以及企业的根本追求来确定。例如,对于主要目的为追赶国外先进技术的科技项目,就不能因其成果水平与国际有较大差距而评价其技术水平不高。
综上,目前对于科研项目的评价仍处于探索阶段,至今未能有一个绝对权威的评价体系适用于所有科研项目。本文进行了一些尝试性的探索,提出了基于平衡记分卡的科研项目评价体系,即评价时结合财务与非财务指标,适当地考虑其所创造的经济价值。任何一个评价体系都是有利有弊的,在实际的评价过程中可以考虑应用多个体系,从多方面、多角度展开评价,通过不断地经验积累,逐步优化评价体系,不断提高评价准确性。
(作者单位:广东电网有限责任公司电力科学研究院)
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