［提要］　在智能化时代，传统报销模式已经无法满足广大师生对高校财务报销的需求。利用智能化信息技术，提升高校财务管理服务水平已是发展必然趋势。本文从信息化水平背景出发，分析高校财务报销现状，对构建新型智能化报销方式进行探究，并阐述高校采用智能化报销模式的优势，最后提出保障智能化报销模式建设的措施，为高校实施智能报销提供参考。

关键词：高校财务；智能报销；信息化；智能化

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2022年11月28日

高校财务信息化是财务管理工作的基础，随着高校各项经费的稳步递增，高校财务工作对信息化水平的依赖越来越高。高校财务信息化起源于20世纪90年代初会计电算化，发展大体可以划分为四个阶段：1994年左右开始的会计电算化阶段、2000年开始的财务网络化建设阶、2006年开始的财务集成化建设阶段，以及2017年开始的财务智能化建设阶段，这四个阶段之间没有明显的界限，彼此交替发展前进。

大数据、云计算、人工智能等新兴信息化技术的迅猛发展为高校财务管理工作打破固有模式、提升智能化建设的持续健康发展提供了技术支持和可能性。尤其是在当前疫情防控的背景下，内外因素多重叠加，迫切需要财务部门转变思路，从大量“面对面”线下操作流程中解脱出来，采用新技术实现智能报销远程服务，提升财务服务质量。

一、高校财务报销现状

国内多数高等院校报销很长一段时间都采用的是传统现场报销模式，目前30%的报销业务仍需采用人工制单记账，而重点高校90%为被动的网上预约、线下投递方式，99%的高校依然是纸质凭证归档。投递式报销虽然解决了现场式报销“等待时间长、报销效率低”的问题，但是本质上还是一种传统报销模式，仍存在很多弊端。

（一）“报销繁”问题仍然存在。虽然现有的投递式报销模式能够有效解决现场排队时间长、“报销难”的问题，但一般需要报销的人员并非专业财务人员，无法完全熟悉各项财务制度和报销流程，财务人员与报销人员信息不对等，难免造成需要补充材料、多次往返财务部门的情况。同时，财务报销单据往往需要不同层级线下审批，且各类报销流程需要不同的审批流程，一旦某个环节出现问题，往往需要报销人员重新从起点开始逐级审批，财务人员也需要重新审核，造成人力物力成本的浪费。

（二）难以满足新制度需求。2018年教育部印发《教育部关于直属高校直属单位实施政府会计制度的意见》，明确自2019年1月1日起高等院校全面实施新政府会计制度，引入权责发生制，并提出“双基础、双功能、双报告”的要求。虽然大部分高校目前内部都能实现信息化管理，但财务与业务系统相互独立，数据、信息共享程度较低，无法打破部门之间的信息壁垒。大量业务信息需要再加工才能满足财务系统的需求，且不完整，不但耗费人力，更无法满足新制度对高校财务工作的要求。

（三）面对面接触风险大。无论是传统现场报销还是网上投递式报销形式，各类人员都需要接触纸质票据，财务部门审核人员也需要面对全校师生，各个环节都有正面接触病毒的可能性。而且无论是综合服务大厅还是财务报账大厅，均是封闭密闭的场所，人员密集、流动性大，都增加了病毒感染的风险，无法满足疫情背景下对“零接触”式日常报销的迫切需要。

（四）纸质档案保存效率低。会计档案受制于纸质材质的限制，容易出现丢失、损毁，保存期限也是有限的。如今，多数高校已经意识到会计档案信息化的重要性，但均采用的是传统纸质档案保存与凭证影像化并行的形式，这导致流程前端报销人员要将电子票据打印出来，而后端的会计档案管理人员要将单据扫描录入财务档案系统，不但耗时耗力，还要配置大量的扫描设备，提高物资成本。同时，纸质档案中的数据留存在纸面上，无法利用大数据技术对其进行分析、挖掘，为财务管理提供决策支持。

二、高校财务智能报销系统新模式构建

高校智能化报销模式是利用现代化信息技术，将业务系统对接报销系统，实现所有报销环节无纸化、线上办理的新型报销模式。新型智能化报销将不仅仅局限于报销系统，而是从信息采集开始，集智能填报、集中采购、线上审批、智能预警、自动支付、档案管理于一体的综合性、全流程智能报销服务，并在此基础上通过大数据等技术抓取、分析数据，实现事前预测、事中监督、事后分析的财务管理职能。

相较于普通投递预约式报销模式，智能报销能够自动识别票据，自动填报报销信息，并自动进入线上审批流程，实现全流程数字化线上报销。以下是智能化报销体系中需要建立的核心系统：

（一）智能报销系统。OCR 识别技术是利用光学技术和计算机技术通过检测字符每个像素的暗、亮模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字。智能报销系统便是利用OCR技术和RPA（机器人自动化）技术快速识别报销人提供的票据图片中的有效信息，例如发票抬头、发票金额、发票专用章、收款单位信息等，对于不合规或重复报销的电子发票自动提醒报销人删除，并自动匹配票据种类，完成初步逻辑判断，生成报销单据，提交进入线上审批流程。智能报销系统可以根据系统初始设置的逻辑关系并在不断的机器学习中提高票据识别度，有效替代人工审核。此外，智能报销系统可以通过对接税务系统自动查验发票真伪，对票据的真实性、合法性自动审核，甚至可以通过工商信息系统，核验收款单位经营状态，规避相应风险。

（二）集中商采平台。引入第三方服务资源，例如携程、同城、京东等，打造“分散采购——平台垫资——批量结算”的采购模式，即采购人根据需求自行在商采平台选择商品或预定机票、住宿等，同时冻结相应经费卡的订单金额，第三方先行垫付资金，待商品验收完毕，结算周期结束，以学校整体为单位根据实际采购情况统一与第三方平台结算款项，并扣减相应经费余额。这种方式可以实现全线上办理，无需报销人单独报账，智能系统统一生成结算凭证，直接减少财务报销工作量，达到高效结算的同时实现“业财融合”。

（三）线上审批系统。智能报销模式若要真正实现全流程线上流转，“让信息多跑路，师生少跑路”，实行线上审批流程是关键步骤。建立线上审批系统，将现有的财务审批流程嵌入高校办公OA系统，并利用CA认证电子签名技术，规避冒签、代签的财务风险。而且线上审批流程还可以根据不同经费类型、不同报销事项，自动将报销单据流转至系统预制审批流程环节，大大减少因不熟悉财务制度造成的漏签、错签。在疫情防控背景下，全流程线上审批能够实现签审不受时间、空间的限制，切实解决了“签字难”的问题。

（四）自动账务处理。按照现行的财务制度在智能化系统中设置全面的凭证制单规则，是实现自动账务处理的基础。将发票内容与经济分类科目、经费项目类型与会计科目之间的勾稽关系，以及各种类型经费管理的具体核算规则和等级标准等设置成相应的凭证分录模板，只要满足要求即可自动触发生成会计凭证，完成自动账务处理。同时，将内控规则内置于业务流程管理，对于异常交易，自动发起预警干预，保证业务的真实性、合理性。实现“财务机器人”是智能化报销的理想状态，但在很长一段时间内，高校财务报销系统还需要人工与智能系统共存，保障财务管理工作的稳定。

（五）电子档案存储。为提高发票管理的效率和质量，国家正大力推行电子票据，财政部、国家档案局最新颁布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会［2020］6号）规范了各类电子会计凭证报销入档，为全力推行无纸化报销提供了有力的制度保障。智能化报销模式下，系统能够将电子票据和采集信息以格式化数据形式存储，并与电子化凭证信息相关联，形成电子档案。报销人和经费负责人可以通过智能报销系统查询报销记录和原始票据图片，能够满足各类结题及审计要求。另外，电子化档案更利于使用新型信息技术手段对关键数据统计分析，挖掘有效信息，发挥管理会计的优势。

三、高校财务智能报销新模式的优势

（一）报销便捷。智能报销模式可以将报销管理从PC端扩大到移动端，报销人员可以通过报销系统随时获取报销进度，实现7×24小时全天候报销服务，打破时空的限制，提高高校财务工作的智能化和便捷化。在实现全流程线上服务后，报销人员不再需要分类整理粘贴票据，填写纸质报销单，也不必往返各主管部门签字、审批，对财务报销人员的专业知识要求也降低了，大大减少了报销人员的工作量，节约人力物力成本，保证教职工更多的精力在教学科研中。

（二）提高质量。智能报销系统采集票据信息能够辅助填报报销单，自动关联经济分类科目及会计科目，并可以针对不同的经费项目在报销人上传报销票据时核对发票内容是否符合报销制度，大大提高报销精准度。另外，会计凭证可由智能报销系统自动生成，财务工作人员不再需要核对票据信息和入账信息是否正确，传统制单功能可由智能报销系统自动完成，专职制单人员功能发生转变，实现减员增效。

（三）降低风险。智能报销系统直接对接税务验证系统，通过自动识别发票信息即可自动对发票真伪进行辨别，杜绝虚假发票的风险。引入CA电子签名认证代替纸质签字，在一定程度上解决了部分经费负责人和领导因无法及时签审，将签审的权力下放给助理，降低因为滥用签章造成的财务风险。另外，智能报销模式可以将内控规则内置到系统中，用机器控制代替人工控制，对报销各个环节中的风险点实时稽核，有效实施财务监督，确保财务报销的质量。

（四）决策支持。全流程线上的处理模式使智能报账系统能够获得每个报销业务、每个审批环节的财务数据，形成可以实时查询的电子化档案，各个报销环节的相关人员均可在线上查询相关档案，基于此还可以建立高校数据共享平台。数据共享平台可以打破各职能部门之间的信息壁垒，促进学校各项管理与服务水平的提升。应用大数据分析技术，可以通过先进的算法模型，对智能报销系统采集的数据进行精细化加工，提供各种财务专项分析，为管理层决策提供数据支持。

四、高校财务智能报销体系建设保障措施

（一）完善财务管理制度。智能化报销体系对于高校使用者来说是非常前沿的新兴事物，高校财务管理高层需要转变传统“重核算、轻管理”的思维模式，抛弃原有的操作习惯，提高对智能化财务系统建设的重视程度，建立健全与之相适应的内部管理制度，保障其稳定运行。高校财务部门要加强对智能化报销模式的培训宣传，采用试点加推广的形式，充分展示新型报销模式的便捷性，并积极关注不同的需求意见，完善系统功能，最终实现全面应用。

（二）促进业财融合一体化建设。构建智能化报销模式，需要从整体的高度进行顶层建设，在总体的设计理念上要将全校的业务流程内嵌到财务系统中，形成一个数据格式统一、信息实时共享的业财一体化系统。目前，各高校的信息化建设普遍存在各部门各自为政的情况，不同业务采用不同的信息系统，产生“信息孤岛”现象。持续完善智能化报销体系建设，需要解决校内数据共享的问题，实现跨部门、跨系统联动机制，为日后全面预算管理和决策分析等更高级的智能化服务打好基础。

（三）加强复合型人才的培养。财务系统全面智能化发展对高校财务部门基础核算人员来说是巨大的挑战，用财务机器人替代基础人工已是智能化财务发展的必然趋势。随着信息化技术的飞速发展，高校需要全面提升财务工作人员的信息化水平，将财务人员的工作重心转变到管理会计、数据分析等方面，引进和培养复合型财务管理人才。财务人员更要抓住机遇，积极学习，成为既懂财务又懂技术的高端人才，助力高校财务事业的发展。

（四）做好系统安全防护。智能化财务报销体系包含了高校内部大量业务系统，并与外部商城、税务、工商等第三方资源频繁交互，系统内传递和加工财务信息均需要通过互联网完成，存在一定的网络安全风险，需要建设高标准、多层次的网络安全体系，提供必要的软硬件设备，确保智能化报销体系的安全运行。同时，全面实现财务电子会计档案管理，所有的票据、签审记录、会计凭证等均为电子数据，迫切需要设计好数据安全策略，以保证数据库的安全稳定。

综上，2019年5月教育部党组印发的《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》中指出，各高校要加强科研管理信息化建设，推进“一站式”服务，提高科研管理服务效率。在“放管服”和疫情防控的双重背景下，探索财务报销的新模式，通过各种智能化手段实现全流程线上管理、“零接触”财务报销，是提高高校财务工作水平的必经之路。高校应明确智能化技术的优势，分析现有财务报销流程的问题，不断完善内部管理制度，打造复合型财务专业技术团队，促进业财融合，推动智能化报销体系的全面应用，提升高校财务治理能力。

（作者单位：天津大学）

主要参考文献：

［1］丁友刚，吴玮琼，刘阳，程婉夏.高校财务信息化建设的历程、趋势与内涵［J］.会计之友，2021（09）.

［2］高芳，赵敬予.高校智能报销财务体系研究［J］.质量与市场，2021（01）.

［3］何莉，杜燕燕，周文思，苏锦依.基于审批工作流的高校财务智能报销平台的设计思考［J］.商业会计，2021（03）.