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| 高校科研经费内控管理风险防范 |
| 第727期 作者：□文/朱 亮 时间：2024/4/16 14:54:01 浏览：797次 |
［提要］ 近几年，国家对高等学校科研经费投入不断加大，但在科研经费内部控制管理方面，高校财务部门仍然处于初级阶段。本文分析我国高校科研经费内控管理中存在的种种业务风险，分析风险产生的原因，并提出相应的防范措施，以期推动国内高等学校科研经费内部控制管理体系的日臻完善。
关键词：科研经费；内部控制；科研管理；风险管理
基金项目：吉林省科技厅创新发展战略研究项目：“减负增效视域下吉林省高校科研经费内部控制管理研究”（编号：20230601014FG）；吉林省教育厅社会科学研究规划项目：“大数据时代高等教育经费内部控制体系研究”（编号：JJKH20231277SK）
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2023年8月14日
当前，在把科技创新作为引领国家发展第一动力的背景下，我国高度重视科技创新工作，国家对高等学校科研经费的投入逐年增长，投入额屡创新高，为国家科技创新的稳步发展奠定了坚实的基础。在高校科研经费投入持续增长的同时，科研经费管理问题也层出不穷，如何有效加强科研经费内部控制，提高财务管理水平，成为众多高校面临的现实问题。
一、高校科研经费内控管理存在的主要业务风险
由于国内高校以公立高校为主，而公立高校的主要科研经费来源为科研经费拨款，且拨款逐年递增，在此背景下，高校财务部门普遍缺少加强内部控制以防范财务风险的意识。这种内控管理的松懈导致科研经费在很多业务层面出现了财务风险，其具体表现如下：
（一）收入业务风险点
1、经费来源多样化而收入制度未跟进。随着高等教育事业的发展，高校获取经费支持的渠道逐渐拓宽，除公共财政预算拨款和事业收入外，社会组织或企业的捐赠、科研服务、知识产权等其他收入也在逐年上升，但许多学校的科研经费管理制度多年尚未更新，有的学校甚至仍在沿用20年前的旧制度，收入制度建设未能与时俱进，成为收入内部控制管理的严重掣肘。因目前科研经费来源呈现多样化，许多收入业务办理时无章可依、无规可循，以致产生很多科研经费收入核算不完整、入账不及时的问题。
2、科研成果转化收入不完善。科研成果的转化可能涉及商业化合作和知识产权收入，由于合同签订初期各方权益不够明确，或项目执行中产生新的投入或其他相关研发成果，导致未按规定分配收益、私自占有或不公平分配等问题，从而使科研经费收入的合法性和合规性受到威胁。
3、票据管理漏洞多。由于高等学校规模较大，税务发票和财政票据开票点众多，给票据管理带来很大的困难。各开票点工作人员素质参差不齐，对政策的理解能力有限、法治意识淡薄、税务和财政专业知识缺乏，开具票据适用收费项目错误和入账不及时的情况比较突出。为鼓励学校教师承担横向课题，个别高校还存在未收到款项，却先行外借增值税专用发票的情况。
（二）支出业务风险点
1、支出类管理制度较零散。由于职能部门与财务部门的出发点不同，导致部分信息不对称，各类支出类管理制度的出台不及时、不合理，甚至会出现经费预算已经下达，但会计审核人员不清楚支出范围有哪些合规的情况。例如，理科纵向课题、文科纵向课题、横向课题等虽然都属于科研经费管理范围，但支出范围差别较大，且管理条例修订频繁不易掌握。
2、经费支出与预算编制不一致。当前很多高校已开始执行招标采购制度，但因某些科研项目的特异性，并非所有科研支出都会列入采购计划中。在科研项目开展过程中，常常出现设备采购变更或市场价格上涨波动，使实际采购金额与预算相差较大，由此很可能出现科研项目的后期运作资金不足的问题；或者由于科研经费支出缺乏统筹规划，支出结构不合理，产生部分费用超支或无法列支的问题。
3、虚假报账业务不易查。在历次上级部门财务检查的过程中均发现使用虚假发票套取项目经费的问题，另外虚假合同、虚构事项、真发票假业务的案例也屡见不鲜。
（三）资产业务风险点
1、实物资产管理制度不严谨。部分高校固定资产管理松散，管理制度更新不及时，资产申领及调拨缺乏固定程序。各单位未按规定自行调剂资产是导致资产流失的重要原因，资产使用效率低下、已报废但尚未及时处置的资产等也会对日常工作产生不利影响。
2、无形资产管理权责划分不明确。高校无形资产管理起步较晚，重视程度不高，缺乏资产管理经验，对无形资产的价值和内容没有深层次的了解，也没有明确的归口部门。例如，有些高校对无形资产的管理仅仅停留在定期对无形资产进行摊销，没有建立科学合理的无形资产评估价值体系。
二、高校科研经费内控管理业务风险成因分析
高校内部控制管理的主要步骤就是找出业务层面的不足和风险点，分析其产生的原因，以确定应对风险的策略并不断完善。
（一）内控意识淡薄，内控管理措施缺位。我国目前很多高校财务部门的现状是重核算、轻管理，财务人员的主要精力用在了简单重复的日常会计核算中，单位领导层的内控意识不强，且很多财务工作人员对科研经费内部控制的概念完全不了解或不太了解。随着高校办学规模的逐渐扩大，拓展资金来源必然带来资金总量的增长，如若不尽快建成科研经费的内部控制体系，仍按老办法进行管理，势必使学校深陷财务风险的漩涡。
目前，除高校管理层普遍缺失内控意识外，内控制度不完善，内控管理人员也严重不足，责任未能层层下压。例如，很多高校尚未出台内部控制管理制度，甚至连内部控制手册都聘请第三方公司进行编制，更谈不到责任制度的约束和落实。学校的科研经费内控管理既没有可执行的标准和执行程序，也没有形成针对性的解决策略，责任划分不清，自然导致内部控制风险发生时，部门间相互推诿责任。
（二）风险评估机制缺失。风险评估机制是内控管理的重要一环，但很多高校未制定科学的风险评估机制，对科研经费管理缺少有效的风险识别、分析和应对的方法、流程，不能定期定向开展；或者有些单位虽然开展了风险评估工作，但往往也是为了应付上级部门检查而流于形式，存在风险评估覆盖面不全、风险评估方式不科学等问题。另外，科研项目风险管理往往侧重于事后控制，在风险发生后，才会采取应对措施，这样往往会错失风险控制的最佳时间点，增加风险带来的经济损失。
（三）内部审计和监督机制缺失。各高校虽然已按要求进行预决算财务公开，但只是按大类公布，是否按预算执行不透明且并未接受公众监督。学校内部监督职能也未完全发挥作用，内部审计部门效率不高，出具审计报告周期较长，未能定期或不定期组织专项审计，未能及时发现资金使用中的不合规情况及时纠正。当前，由于科研经费管理涉及多个业务部门，各部门的监管方向、监管目标都不一致，且缺少独立专项审计，造成监管未形成合力，减弱了监督的力度。
（四）部门间信息沟通不畅。在高校中，科研经费的使用涉及科研项目管理、财务、资产以及审计等多个部门。各管理部门之间相对独立，有各自的职能目标和利益考量， 且信息沟通渠道不畅，没有形成一个良好的协同机制。例如，科研经费管理部门侧重对经费使用情况和报销中票据真实性、完整性的审查， 科研项目管理部门往往关注立项申报、项目进度和结题验收等与科研进程相关的内容。这种各司其职的管理办法虽然有助于科研项目的申报和完成，但在经费使用方面容易产生监管漏洞以及经费违规使用或支出不合理等情况。
三、高校科研经费内控管理风险防范措施
随着科技创新的纵深推进和科研经费的持续投入，高校应科学设计并逐步完善科研经费的内部控制制度体系、流程规划等，为防范经费使用风险的发生和损失，实现科研经费使用的最大效益，可从以下几个方面着手：
（一）做好体系建设，整体规划内控管理
1、建立学校内控管理组织机构，明确内控管理职责。以学校为引领，整合科研项目管理部门、财务部门、审计部门等相关业务，建立专门的内控管理机构，重新梳理科研经费管理各部门的职责，对科研经费管理的各环节构建明确责任机制，并将各项职责具体到各部门、落实到个人。该机构应定期组织内控管理相关法规制度的学习和培训，提升全员的内控意识，明确了解科研资金使用规范，协调相关业务部门共同运作，高效管理科研资金的使用效益。
2、完善学校内控管理制度，经费使用做到有据可依。结合本校具体情况，建立完善内控管理的规章制度，使财务工作能够按照既定的标准和程序执行，进而降低各类违规操作的发生概率；建立有效的风险防范预警机制，确保经费管理人员相互监督、相互制约；对于经费使用中出现的各类问题和风险，提出有针对性的解决策略，使实际工作中没有相对应制度的财务活动得到有效解决和监管。通过健全内控管理体系，确保对所有科研经费使用活动进行有效规范和引导。
3、梳理科研经费管理中的风险，定期开展评估和预警。树立内控管理工作中的风险意识，加强对运行风险的识别和判断。从科研项目的预算编制环节开始，梳理科研项目执行、 项目核算等过程中可能出现的资金使用风险，并制订有针对性的风险预防方案，最大限度地降低财务风险发生的概率，从被动地处理财务风险向积极主动防范财务风险转变。
4、在做好风险预警的同时，强化外部监督和内部审计。严格执行教育部及相关部门制定的内部控制管理办法，积极应对外部管理部门的监督和检查；重视内部审计对经费使用活动的评价和监管职能，定期或不定期组织专项审计，逐步提升内部审计的前置性和独立性，实现内部审计对财务内控的有效评价和再监督。
（二）做好纵向的流程监管，完善科研经费管理链条。在此我们可以参照借鉴企业管理中的PDCA循环管理模式，对科研经费从计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）四个方面分阶段进行监管。在科研经费的预算阶段，项目经费使用的分配方案和项目绩效考核目标等，应先交财务部门进行审核评估，给出合理化建议，以确保经费预算编制的合理性和科学性；在科研经费的执行阶段，财务人员应定期开展经费使用的巡查巡检工作，检查实际支出与预算计划的基准数额、时间进度等的差异，以便实时发现问题，并有针对性地调整科研经费的使用计划；在科研经费的审查阶段，应重点检查科研项目的支出是否合理合规、是否符合预算，及时发现问题、规避风险，掌握科研经费动态变化，实现科研经费使用和执行的良性互动；在科研经费使用的审计和评价阶段，对于前几个阶段中的工作进行梳理和总结，及时对管理工作中的不足进行反馈并加以改进，进而建立健全信息反馈与预算调整标准化机制，不断优化科研经费管理工作的关键流程，不断完善科研经费的使用链条。
（三）做好横向的部门协同，尽快实现科研经费信息共通共享。各部门应在各自原有分工的基础上充分发挥专业和职能优势，找准工作协同点，共同推进内控管理工作，以业务管理与财务管理的融合、业务数据与财务数据的整合为内控抓手，实现业务与财务的内在联动，逐步提升科研经费管理的协同发展。
高校管理部门应根据自身的实际需求，以实际存在的内控问题为导向，尽快构建定制化的科研经费内控管理信息平台和财务信息数据库，不断提高高校内部各业务部门之间、高校与外部监督等部门之间的经费使用信息的共享性、畅通性和对称性，共同确定高校内各部门之间、校外各信息需求主体之间数据交互和共享的业务需求。通过一体化信息平台的建设，将各部门相关的业务流程点进行有机结合，如在项目执行前财务部门能够协助科研项目管理部门预算成本与收益，在项目实施过程中审计部门能够对项目进行规范化约束和监督，严格控制财务风险的发生。在此基础上，高校还应建立统一的数据交互标准，优化高校财务内控管理系统与其他相关业务管理系统的信息交流渠道，并以此不断提高部门之间的业务协同和互联互通。
总之，内部控制为科研经费的管理提供了新思路和新途径，但随着高校新业务的拓展，高校科研经费管理的风险点不会一成不变，内部控制管理制度和方法须按照动态性原则，随着实际情况的发展而不断丰富与完善。内部控制建设的最终目的是为学校管理服务，而随着学校管理环境的不断变化，内部控制建设必须建立长效机制，以确保科研经费使用的完整性和安全性，从而保证科研任务的有序开展和高效率完成。
（作者单位：东北师范大学）
主要参考文献：
［1］周瑛，姚婷婷.“放管服”背景下对高校科研经费管理探讨与思考［J］.经济师，2023（04）.
［2］邓杨晓晓.“放管服”背景下高校科研经费审计发展路径探讨［J］.西南师范大学学报（自然科学版），2023.48（05）.
［3］吴小玲.地方一般本科院校内部控制建设的思考［J］.会计之友，2019（01）.
［4］王姝，姜璐.基于内控视角浅谈高校科研经费预借票据管理［J］.经济师，2023（06）.
［5］苏林.PDCA循环理论视角下高校科研经费动态管理研究［J］.华东科技，2023（04）.
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