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| 高校财务数字化转型探究 |
| 第731期 作者：□文/薛俊利 时间：2024/6/16 13:35:50 浏览：164次 |
［提要］ 数字技术的应用和推广对于高校财务发展既是机遇也是挑战，高校如何抓住数字化改革的机遇助力高质量发展是本文研究的主要内容。基于高校财务信息化建设现状，以数字化技术为抓手，从业财融合视角探索高校财务数字化转型路径，对高校降本增效、实现精细化管理和高质量发展具有重要现实意义。
关键词：高校；财务管理；数字化转型
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2023年12月11日
高校财务在高校高质量发展中起着关键作用，为高校的高质量发展提供坚实的物质基础。国家一系列政策的出台为高校财务改革指明方向，因此财务的数字化改革就成了必然。高校应充分利用信息技术来优化业务流程，提高工作效率，发挥财务管理的功能。
一、现状分析
之前高校财务方面学术研究主要集中在会计核算、财务报销、预算管理、绩效管理、内部控制等方面，随着信息化技术的提升，信息化建设在财务中的作用也引起了广泛关注，产生了很多研究成果。廖京文等指出，要将财务制度内嵌于报销系统中，将报销规则固化到报销流程的每一个环节，通过固化的规则，使报销流程更标准、更规范。范悦敏从信息技术发展趋势对财务管理工作的挑战入手，结合学校财务信息化建设的实践，详细阐述了该校财务信息系统的建设内容和路径，从数据治理、组织治理、流程治理、体验治理四个方面，提出了推进高校财务信息化发展的实践策略。杨涛从信息技术推动组织管理实践的视角阐述了信息技术对高校财务实践的影响。
通过阅览现有的文献发现，高校非常重视信息化建设，财务信息化建设已有一定的基础，但是对高校数字化转型方面的研究相对较少，数字化转型对高校的长远健康发展具有重要意义，高校应顺应数字化发展趋势，抓住数字化发展机遇，积极进行数字化改革，提升财务管理效率，推动学校的转型升级。本文基于高校财务信息化建设的现状，以数字化技术为抓手，从业财融合的视角探索高校财务的数字化转型路径，对高校降本增效、实现精细化管理和高质量发展具有重要的现实意义。
二、财务数字化转型背景
（一）数字化的内涵、特征。数字化转型是高校紧跟时代潮流，顺应时代变革的产物，是充分运用大数据、人工智能、移动互联网、云计算及物联网等新技术，整合高校现有的信息技术系统，优化业务流程，将学校的管理与决策向智能化、数据化、信息化转变的过程。
财务数字化转型，是指在信息化前提下，运用数字化技术对传统的财务管理模式进行数字化改造，完善财务基础设施建设，扩展传统财务边界，强化服务体验，实现财务全流程数字化管理、对业财系统进行对接和整合，更好发挥财务管理的作用。财务数字化转型具有以下特征：
1、助力学校战略决策。实施财务数字化转型后，会计核算工作量减少，财务人员的工作重点从业务处理向控制活动和决策支持转变，财务人员利用海量的数据信息，借助数字化技术对数据、业务活动、业务流程进行深度分析，提升学校抵御财务风险的能力，为学校站略决策提供支持。
2、业财融合更加紧密。在数字化技术下，学校财务与业务从分工到协同、从协同到共生方向发展转变，业财融合更加紧密。数字化时代，通过数据治理、流程治理，改变各部门数据口径不一致，信息系统孤立、相关性差、业务不协同的弊端，使学校各个部门信息系统的关联性、协同性增强，通过业财融合，财务人员可以介入到业务管理全过程，实现从事后核算到事前、事中的管理。
（二）学校信息化建设现状。近年来，教育经费投入的增加以及招生规模的扩大对高校的财务管理提出了更高的要求，虽然高校的财务信息化建设有一定的基础，但是距数字化财务还有很大的距离，主要存在以下几个方面的问题：
1、对数字化建设重视程度不足，资金投入有限。学校管理层缺乏财务管理的经验，对财务数据、财务信息等敏感性不强，忽视了财务信息对制定战略规划、学校管理、制定决策等多个方面的重要作用，同时信息化建设是一项长期、系统的工程，需要投入大量资金，由于管理层的重视程度不足也会导致信息化建设资金投入受限，影响了信息化的进程。
2、缺少全业务流程体系设计。学校业务部门众多，由于缺少统筹规划，各个业务部门都针对本专业特殊业务需求引入了不同的信息管理系统，而各信息系统孤立运行，系统之间缺乏有效关联，不同部门的信息系统对接比较困难，信息壁垒严重，数据在不同部门重复录入，且口径不一致，导致数据在业务部门和财务部门之间无法有效传递。
三、高校财务数字化转型体系建设
高校财务数字化转型体系建设包括：顶层设计、以业财融合为基础的预算管理系统和报销管理系统以及数字化人才的培养。顶层设计是高校财务数字化转型体系建设的基础，业财融合是数字化转型体系建设的关键，数字化人才培养是财务数字化转型体系建设的保障。
（一）顶层设计。顶层设计是高校财务数字化转型体系建设的基础，在数字化转型中起关键作用，高校应按照学校的发展战略和管理目标，查找财务数字化转型过程的堵点、痛点，统一数据标准，优化业务流程，修订、完善规章制度，助力高校数字化的转型。
1、数据标准化。数据标准化是数字化转型的基础，是业财融合的关键环节。在数字化转型过程中，首先要完成数据的标准化，数据格式的标准化和数据平台的标准化为推进财务系统和业务系统数据衔接打好数据基础，当所有的财务数据和业务数据深度对接时，才能形成完整的的数据库。通过运用数字化技术对数据进行挖掘、分析、加工，保障财务工作高效运行，同时利用丰富的数据可视化技术，为财务信息的使用者和管理者清晰、有效地呈现财务信息，从而支撑管理者做出更好的决策。
2、制度标准化。制度是实现学校战略目标的重要手段，是学校开展工作的基础，高校财务数字化转型工作的开展首先要建立明确的规章制度，在制度的规范和指导下，财务工作的数字化转型才能更好实施。积极开展财务管理制度的修订、补充和完善，通过信息化手段，将更多的制度嵌入信息系统，用系统逻辑的形式固化到业务流程中。
3、流程标准化。流程标准化可以提高工作效率，使学校管理更加规范有序，主要包括两个层面：一是财务内部流程的标准化，通过梳理现有财务内部流程，发现财务流程中存在的问题。通过信息技术手段打通现有业务流程的堵点，优化业务流程，减少业务流程环节，缩短业务办理时间，提高工作效率，提升工作质量。二是利用应用程序编程接口技术，连接业务系统和财务系统，构建财务和业务衔接的标准化，改变各业务部门信息系统孤立运行的状态，实现业务财务的互联互通。
（二）报销管理系统。打造智能化、全线上、零接触的财务报账系统。该系统包括商旅平台、采购平台、智能账务处理系统、电子档案系统等，可以提供线上报账、线上审批、银校直联、电子影像系统、电子档案管理系统等智能化全流程报销服务，降低了会计人员的工作强度，提高了会计工作质量，有效实现会计智能账务处理。该系统还是一个数据采集平台，能够采集发票信息、合同报价、订单等原始凭证上的数据信息，为管理层的决策提供数据支持。
1、线上报账。员工可通过电脑端、手机端发起报销申请，将报销需要的材料以附件的形式上传至财务报销系统，推送给审核人和财务人员，审核人、财务人员可以通过查阅上传的电子附件进行网签和记账，报销业务不再受时空限制，报销人也可随时查询报销进度。
2、线上审批。财务报销管理系统针对不同的经费类型分别制定了不同的审批流程，固化在信息系统中，业务提交申请后，单据流转至相应领导的审批系统，领导在PC端或手机端登录审批系统，在线调阅上传的影像资料，即时进行审批。
3、银校直联。银校直联是学校的财务支付模块与网银系统的衔接，实现学校的财务核算系统自动传递到网上银行。具体操作是报销管理系统将审核完成的报销单据传递到结算中心，报销人录入的支付信息也会同时传递到网上银行支付系统。结算中心会根据支付信息完成付款，支付完成后银行会返回银行付款回执单，系统会自动将回执单计入财务系统。
4、电子影像系统。电子影像系统可以通过影像识别技术对纸质文件进行电子化处理，将报销环节原始单据扫描成电子影像图片，将电子影像图片通过云上传途径传递到财务报销系统，实现电子文件在线实时采集、实时上传、快速传输、海量集中存储和随时调阅管理等功能，所有过程资料在各个环节传递审核完毕后及时在电子档案系统留存归档，形成电子资料闭环管理。
5、电子档案系统。电子档案是信息资源的重要组成部分，电子档案系统利用数字化技术对各业务系统的电子档案信息进行采集、传递、分类、整理，经复审后进行分册归档，建立完整的档案数据库，提高档案管理的效率。
6、自动生成凭证。当提交的报销单完成网签、审核、支付等程序后，会被推送到核算部门，财务部门通过信息技术将财务制度固化到系统中，系统就会自动生成会计凭证，提高核算工作的效率，降低会计工作的强度，会计人员可以将更多的时间和精力转移到管理会计上。
（三）全面预算管理系统。预算管理系统的数字化建设是财务信息化转型的关键环节，在实际的预算管理中涉及很多部门，如学校的全面预算编制工作涉及到财务、资产、人事等，各个部门在预算编制环节缺乏有效的沟通机制。预算执行是全面预算管理的关键环节，在实践中对预算的执行与控制重视不够，业务部门在业务发生时对预算因素考虑较少，业务管理系统与财务管理系统缺乏联动，导致超预算的行为时有发生，如合同订立未与预算挂钩，资产采购、出入库未与预算挂钩。预算考核流于形式，不能把考核结果与部门、员工的切身利益挂钩，丧失了考核的意义。为此，学校搭建了以战略目标为基础，以学校的发展规划为指导的全面预算管理体系，实现预算编制、执行、控制、考核等环节的信息化，将院校两级的预算管理纳入信息系统模块中，满足学校多样的预算管理要求，为学校的资源配置提供有效支撑。
1、全面预算管理系统、资产管理系统、合同管理对接。预算管理和资产采购之间存在密切关系，相互影响、互相依赖。资产采购计划是预算编制的基础，预算额度的批复又是资产采购计划执行的基础。资产采购的过程中又必须进行订立合同，而合同的执行又涉及到预算的冻结与核销。因此，预算管理、资产管理和合同管理三者之间存在大量的数据交互、数据共享，要实现预算的全面管理，必须对预算管理系统、资产管理系统和合同管理系统进行有效对接。
2、全面预算管理系统、经费报销系统及OA办公系统融合。全面预算管理的重要原则就是无预算不支出，业务部门预算额度的批复是业务活动的前提，而业务活动的发生又涉及到经费报销系统，经费报销时必然会发生预算额度的冻结与核销，部分重要业务的报销还须通过内置在OA办公系统内的事前审批程序。因此，为保证预算刚性执行，实现预算全过程管控，需要将预算管理系统与经费报销模块、OA办公系统进行对接。
3、全面预算管理系统与科研经费管理系统的融合。科学研究是高校的重要职能，科研经费在学校预算中占据很大比例，科研经费预算是全面预算管理的重要组成部分，也是科研项目申请、报销、结题的重要环节，因此为实现高等院校预算管理的全覆盖，高等学校在全面预算管理系统中嵌入科研经费管理平台，将科研项目申报、立项、科研经费报销及结题等项目业务流程纳入全面预算管理系统。
（四）培养数字化人才。高校的财务数字化转型离不开专业的人才团队，信息技术的发展对财务管理人员提出了更高的要求，财务人员除了具有过硬的专业能力外，还要熟练掌握计算机技能，因此学校财务要加强数字化技术人才队伍建设，重点选拔和培养复合型财务数字化人才。通过专家讲座等多种形式转变财务人员“记账先生”的思维模式，提高财务人员的数字化水平，培养财务人员利用内外部信息建立各种财务分析模型的能力，提高财务管理工作的效率和水平。学校在招聘时也可以将对财务数字化人才“业务+技术”复合能力的考核放在首位，以壮大复合型财务数字化转型人才队伍。
综上，随着信息技术的发展，高校财务管理在顶层设计、业务流程、岗位设置、人才培养等方面都将面临一系列变革。这既是挑战更是机遇，我们应积极推进财务数字化改革发展，全面梳理财务信息化建设现状，从顶层设计、业财融合、数字化人才队伍培养等方面推进财务数字化转型，提高财务管理的效率，推进学校的高质量发展。
（作者单位：曲阜师范大学）
主要参考文献：
［1］范悦敏，张湘怡，王光艳.高校财务数字化转型的实践与思考——以上海交通大学为例［J］.财务与会计，2021（16）.
［2］廖京文，闫丽华.Q研究院财务数字化转型的实践与思考［J］.财务与会计，2022（03）.
［3］刘真平，章煜.基于业财融合的公立医院财务数字化转型研究［J］.会计之友，2022（16）.
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