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| 高校票据管理思考 |
| 第733期 作者：□文/姚 尧1 赵 敏2 甄丽君3 时间：2024/7/16 17:06:29 浏览：64次 |
［提要］ 在业财融合、财务共享的大背景下，各高校纷纷面临财务转型，通过信息化实现更完善的内部控制。票据管理作为高校的基础性工作，将内部控制嵌入到业财融合流程中，共享票据信息，提高数据的利用效率。本文旨在以票据管理为主线，探讨在业财融合背景下如何强化票据管理的内部控制，为更好发挥财务数据效能提供管理思路。
关键词：业财融合；内部控制；票据管理
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2023年11月8日
随着“互联网+”时代的到来，通过大数据分析整合传统财务数据对提高利用率、做出准确的财务决策来说，变得尤为重要。数据的整合使得业财融合趋势不断增强，票据使用的复杂程度增加，以往传统会计依靠单纯的数据核算无法满足高校发展需求。业财融合以改造业务流程为中心、以高校发展为出发点、业务流程依赖信息化，从线下为主转为线上主导，通过现代的财务共享机制需求，将职能和业务相融合，从传统的单一职能转变为创新型、集成各部门的多职能结构，提高内部控制能力。业财融合是指将数据进行分析整合，得出结论，应用于各项决策部署，以达到内部控制效果的活动。同时，随着财务会计向管理会计的转变，会计人员应加强自身素质，通过管控业务流程，提高信息化技能，将业务和财务有机融合。高校对票据的内部控制较为单一，由财务人员根据业务发生、财务收支情况，通过金额等相关性比对，只做数量上的单一控制，确保票据开具合理性、一致性。但是，业财融合的过程中，财务、业务流程重设，会计核算也由传统的财务会计向管理会计转变，核算方式发生变化，由此带来了内部控制的风险点增加，需重新加强内部控制体系建设。如何将票据管理规范化，嵌入到业财一体化流程中成为财务人员重要的任务。因此，如何根据业财融合的特性，不断完善和改进内部控制流程，降低风险，提升工作效率，规避票据管理工作依然存在保管混乱、使用不规范以及管理模式落后等一系列问题，是一个值得探讨的问题。
一、高校票据类型及适用范围
目前，高校可以开具的票据一般分为财政票据和增值税发票两种，同时由单位内部开具的作为证明类使用的银行回单和资金收款确认书，加盖公章生效。
财政票据分为非税收入票据、公益事业捐赠票据和行政事业单位资金往来结算票据。根据不同的用途，非税收入票据由财政厅印发，根据财务要求，用于收取非税收入的票据或物价部门批准的其他可收费项目，如学费、住宿费、四六级考试费、研究生报名费等；公益事业捐赠票据由高校接收来自社会或个人捐赠的，具有公益性质收入开具的票据；资金往来结算票据用于不构成收入的资金往来结算，如教材费、水电费、体检费、押金等。增值税发票用于学校收取的其他收入开具的发票，具有纳税性质，如技术服务费、会议费、培训费、场地租赁费等。由单位内部开具的银行回单和资金收款确认书主要用于确认资金到位，做证明用，如纵向经费来款证明等。
二、票据管理存在的问题
（一）票据管理的内控制度不健全，财务风险大。票据管理在各个高校都制定了相应的规范性文件，但是文件发布时间久、更新慢，已跟不上目前新业务、新问题更新换代的速度，无法应用到实际工作中，导致旧制度纸上谈兵，新业务按照财务人员的传统思想办理，起不到约束和规范作用，内部控制形同虚设。高校改革以来，“互联网+”的新信息化冲击下，经济业务增加，各个高校为增加收入，与其他高校、企业单位建立联系，新的合作形式出现，使得业务量翻倍，当新的项目无法与票据的开具相统一时，就会出现混用和串用的现象，还有一些企业不了解票据政策，要求财务人员开具发票的同时还需提供收据，一方面不符合收据开具要求；另一方面发票和收据开具重复，账务处理产生问题。另外，由于财务人员不熟悉政策，制度了解不全，将本属于代收代支的费用开具税务发票，虚增学校收入。
随着高校科教融合的深入发展，加大科研收入的力度成为衡量高校发展的关键因素，为鼓励科研收入，共享科研成果的红利，允许预借发票的现象存在，科研人员根据对方单位要求预借发票，对方单位收到发票后，在规定时间内拨付科研收入，再由科研人员冲销发票，确认收入完成入账。但是，财务人员开具发票后，到款时间无法限制，跨年到账的情况屡屡发生，更有未到账或未足额到账的情况。另外，科研人员追缴发票的意识薄弱，经费到账后也未及时入账冲销发票，容易造成虚开发票的情况。税务部门近年来大力推动票据电子化，在一定程度上方便了票据的开具和留存，但是电子票据没有相应的审批、追缴制度，很容易导致重复开票，或存在已开票未入账的情况，业务量大，追缴难度提高，存在很大的财务风险。
（二）票据管理未被充分利用，信息化程度较低，票据业务自动化程度不高，岗位设置合理性有待提高。在日常票据领购过程中，财政部门和税务部门电子化票据均已相对完善，票据领购便捷化、智能化。但是，在票据使用的过程中，大多数高校未采用信息化、流程化的方式，仍沿袭传统的手工记账，自动化程度较低，这就导致票据管理人员业务量大，工作效率低，对经济活动的分析流于表面，模板化，对数据分析不足，导致有价值的分析决策无法实现。同时，票据管理人员在人工操作对账时，容易数据遗漏，开具的项目和使用数量无法及时查询，自动化程度不高，造成误差，监督和管理效能后置，起不到及时监督的作用。高校财务部门人员紧缺，往往一人兼任多职，票据的领购、开具、核销、收取、保管等都由一人完成，没有设置专岗，达不到岗位不相容相分离的设置原则，增加了财务风险。
（三）票据管理监管不力，审核、监督机制不完善。随着业财融合业务的深入，高校科研收入大幅增加，票据的使用量也成倍增长，为加强内部控制，制定相关的流程规范票据开具和入账，但也无法避免因人工统计造成的监督漏洞，如纵向收入属于财政拨款，可以不开具发票，但是有些单位所需开具发票扣除税款后，在入账时，没有相应的审核机制，无法对已开发票及时对应，造成票据管理不严谨、税款申报账实不符的情况。
三、业财融合对高校内部控制的影响
（一）内部控制环境更为复杂。业财融合是将财务管理和日常活动相关职能部门结合，整合了其他职能部门的相关业务，集中反馈到财务部门，财务部门接收到信息后，进行加工和整理，反馈到职能部门，提高效能的同时也为高校发展提供长远支持。业财一体化模式的引入，使得高校各个部门链接为一个整体，数据资源得到有效配置，信息共享程度高，也使内部环境更为复杂。财务人员应尽快适应新职能，向管理会计转变，通过业财一体化模式，将收集的数据进行分析并提出科学决策，但由此带来的对业财一体化平台依赖程度高，一旦出现流程失误，引起权责不清，内部控制环境较为复杂，不利于实现。
（二）业财融合导致数据共享引起的财务风险难以衡量。业财融合是高校未来发展的趋势，信息共享是业财融合的基础，结合高校制度管理、内控建设要求，实现经济事项的事前控制、事中监督、事后分析的闭环管理，最终实现业财一体化。整个过程涉及多个部门，需要高效的信息系统，确保整个过程稳定运行。信息之间应是点对点传输，这就对信息的准确性和保密性提出了更高要求，高校财务管理的基础应细致准确、真实可靠，一旦出现问题，系统被破坏，造成数据丢失、财务数据混乱的情况，将对高校发展产生一定影响，损失不可估量。
（三）财务信息的真实性和准确性有待商榷。通过业财一体化平台，高校集中处理各个单位的财务活动，由于各高校划分多个校区，受到地域限制，各校区业务相对独立，在处理业务时，只能根据已经嵌入到平台中的会计规则和制度来执行，无法把握业务的真实属性，易犯教条主义、本本主义的错误，对各项经济活动支出的真实性无从考证，从而影响财务信息的准确性和真实性。
四、业财融合背景下以内部控制为导向的票据管理措施
（一）创新分布式记账方式，在平台内实现票据信息充分利用。传统的票据管理模式是标准的中心化模式，外部开票系统，内部经费分配、发票开具，经费入账模块互不关联，各行其道，票据信息未被充分利用。业财一体化平台利用高校内部和外部，高校内部各部门之间的联系搭建了一套去中心化分布式记账体系，将外部开票系统与高校内部业财一体化平台互联。同时，一体化平台中嵌入相关部门的连接，所有数据同时记录在双方的账簿中，可保证存储和调取数据的一致性、准确性，削减管理层级，加强内部控制，促进各个步骤的连贯性，实现随时点对点均等分享财务信息。
（二）通过一体化平台内嵌票据管理流程，自动完成票据开具、入账、对账流程，票据信息的采集将摆脱复杂的人工操作。传统票据管理模式，票据管理流程从确认到账、发票开具、经费分配、发票入账、月底对账，至少需要三个人完成，财务人员长期从事机械化、单一化的工作，难免出现懈怠情绪。依托业财一体化平台技术，由票据申请人提出需求，至归口部门确认经费分配，再由财务人员审核开票入账，票据业务将摆脱人为操作功能，实现自动化，由业务办理人提交后触发流程起点，将财务人员从机械化的流程中解脱出来，更多地投入到数据分析工作中。整个流程在各个节点由负责人把控，实现自动推送，权责清晰，可预知某些操作的发生，从而加强对财务风险的把控。
（三）利用信息化特有的数字签名和非对称加密作用，在传输过程中保证票据不被篡改或丢失，保证数据的私密性。业财一体化平台与电子发票服务管理平台对接，将电子发票查验模块、票据开具模块一同嵌入，统一连接，可随时查看下载已开票据，同时可进行批量查验认证。其中，数字签名和加密处理使得数据传输更有针对性，实行点对点服务，只有相关节点的业务人员可以查看，无权限的业务人员无法查看数据，使得数据私密性更强，准确性和安全性得以保证。
（四）将收集的数据进行细分，提高财务人员分析数据、提供管理服务的能力。随着业财融合的深入，数据成为最基本的构成要素，是业财融合背景下财务管理框架的基础。这就要求业财融合后，在对信息的处理细致化、及时性、有效性方面提出更高要求，同时提高信息数据的质量，也加强各个业务部门数据采集的规范性、真实性，进而促进业财融合背景下内部控制对票据的管理和应用。会计人员应提高管理会计能力，不断学习C语言等计算机技术，善于提取数据的有效信息，并进行整合分析，通过财务和业务的融合以及精细化成本管理，为高校发展、财务转型提供可靠的数据支持，提高会计人员的增值服务能力。
（五）财务人员转型复合型人才对推进业财一体化建设至关重要。业财融合促使各种信息化工具应运而生，传统的财务人员机械化的工作方法已无法满足与时俱进的会计信息化需求，会计工作多样化，会计能力需求更广泛。会计人员应意识到，顺应新时代的财务需求，应加强自身素质，学习信息技术带来的新职能，利用现有资源提高工作效率，促进会计的转型升级。打破传统会计工作中机械化、重复性做表、报账、记账工作，转而更多地关注数据的分析、整合，并对会计工作的重点进行预测。同时，业财融合背景下应该积极推进业财一体化建设，将多层级的业务数据嵌入到财务数据中去，做好“融会贯通”，并向其他职能部门共享财务数据，因此业财融合背景下加大复合型人才的培训力度，重点培养员工的管理能力和互联网技术的应用能力变得尤为重要。
（六）加快制度体系建设，促进监督机制完善化，全面增强风险防控能力。在业财融合背景下，信息化程度显著提升，只有将票据行为扎进制度的“牢笼”，才能从根本上解决问题，建立起完备的业财一体化平台的财务管理制度。制度的建立并不是财务单一的意见源泉，应集思广益，聆听各相关部门的建议，形成有针对性的制度落实。同时，建立完善的监督机制，激励各归口负责人员权责明确，立行立改，确保票据管理过程有据可循，降低财务风险。最后，实行问责制，加大问责力度，约束行为，完善内部监督，同时兼顾完善外部监督机制，主动接收主管税务部门、审计部门等单位的不定期检查，确保票据管理工作稳步推行。
五、结论
票据管理工作在高校财务中的重要性、基础性地位不容忽视，当今高校在互联网时代背景下建立业财一体化平台，目前大部分高校处于探索模式，票据管理工作应与时俱进，通过互联网技术的应用，提高票据管理的科学性、准确性，降低成本和风险，整合财务资源，提高内部控制效率。因此，必须加强票据管理的内部控制力度，确保业财一体化平台稳步运行，基于大数据、一体化的业财融合模式下，才能真正发挥作用，促进高校可持续发展。
（作者单位：1.齐鲁工业大学；2.曲阜师范大学；3.聊城市东昌府区斗虎屯镇中心卫生院）
主要参考文献：
［1］郝蕾适，孙璟琨，凌燕.财务共享中心模式下行政事业单位内部控制研究［J］.行政事业资产与财务，2022（17）.
［2］冷继波，杨舒惠.“互联网+”背景下业财融合管理会计框架研究［J］.会计之友，2019（12）.
［3］张蔚虹，李春钰，王禹心.区块链赋能企业财务共享服务平台：票据管理［J］.西安电子科技大学学报（社会科学版），2022（03）.
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