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| 企业人力资源管理外包风险及防范 |
| 第733期 作者：□文/马俊梅 常志军 仲庆阳 时间：2024/7/16 17:20:44 浏览：69次 |
［提要］ 经济全球化趋势，促使企业间的竞争愈演愈烈，越来越多的企业开始在人力资源管理领域进行大胆创新，企业人力资源管理外包逐渐受到关注。但是，我国人力资源管理外包实践时间较短，市场不够成熟，企业进行人力资源管理外包存在风险。然而，人力资源外包是企业管理中的新模式，在企业人力资源管理中发挥重要作用。因此，本文通过对企业人力资源管理外包风险成因进行分析，结合企业实际，提出有效防范策略。
关键词：人力资源管理；外包风险；风险成因；防范策略
资助项目：智力援疆创新拓展人才计划——“小组团”援疆团队资助项目
中图分类号：F27 文献标识码：A
收录日期：2023年10月24日
“外包”率先兴起于物流行业，并随着经济全球化进程的加快逐渐渗透其他企业。国外在人力资源管理外包方面实践较多，取得良好效果。我国企业也开始意识到其重要作用和价值意义，将这一概念引入并尝试应用。基于企业视角，人力资源管理外包模式引入优质外部资源，以第三方专业化服务提高人力资源管理效益。然而，人力资源管理外包的实践与推广过程中也面临许多障碍。国内外对于外包模式的研究和实践充分表明，企业必须打破传统管理模式，紧随时代发展，尽可能规避其弊端，最大限度抑制外包风险，发挥人力资源管理外包优势。
一、人力资源管理外包内涵和价值
（一）人力资源管理外包内涵。人力资源管理外包是当前新形势下的一种企业管理新理念，受市场环境影响，企业需要结合自身发展情况和需求，将人力资源管理过程中的一项或者某几项工作任务和环节直接交给第三方机构来管理。这种模式可以有效压缩企业的人力资源管理成本，最大限度强化企业核心竞争力。人力资源管理外包包含员工招聘、工作分析、薪酬计划等内容，企业将一部分非核心业务交由其他机构，其可以将更多的精力放在核心业务上，提高管理效益。但在这个过程中，企业需要清晰认识人力资源管理外包的风险成因，提前运用科学合理的防范策略规避风险，达到外包价值最大化。
（二）人力资源管理外包价值
一是有助于提高企业核心竞争力。随着经济全球化和信息化的快速发展，企业面临激烈竞争，因此企业需要在市场中具有一定的核心地位。基于企业视角，企业的生产经营环节较多，需要对人力资源管理耗费较大精力，由此人力管理成本就会不断加大。为企业长期发展考虑，需要将部分非核心的人力资源管理业务外包，以专注和投身于核心业务发展，不断提高企业自身的专业业务能力，提升公司形象，提高企业核心竞争力。
二是有助于节省企业人力资源管理成本。企业在人力资源管理过程中要对人员进行绩效考核、薪资管理、培训开发等，每一个环节都需要人力和财力，虽引进信息化管理，但只是在管理程序上进行优化，人才仍然会流动，设备成本随之增加，因此考虑到企业的经济效益，企业需要对繁杂且不熟悉的业务工作外包出去，借助外包模式，降低企业管理成本。企业支付合理费用享受专业化服务，精简人员队伍，将时间、精力和资源用于核心工作内容；外包公司提供人力和物力资源，实现对企业的人力资源管理，为企业降低管理成本。
三是有助于优化企业人力资源管理制度。部分企业由于企业规模因素，自身并没有专业的人力资源管理队伍，导致在对人力资源进行管理时出现效率低下等问题。因此，企业就会想办法将人力资源管理工作外包，有效完善人力资源管理制度，实现对人力资源的优化合理配置，能够集中充沛精力专注于发展企业更高层次的业务，从而提高员工工作质量，优化人力资源结构。
四是有助于提升企业战略。随着市场环境变化加快，企业管理人员需要具备高级管理能力，根据时代发展、社会经济、人口文化、信息技术等外部因素，制定适合企业自身发展的策略和规划。而企业管理人员在决策过程中接触太多的结构性事务，会降低整体决策水平，导致企业战略能力得不到提升。而外包管理，能够解决这一问题，减少管理人员结构性事务，让企业管理人员在战略性工作中投入较多精力，提高战略决策能力，促进企业战略发展。
二、企业人力资源管理外包风险成因
（一）外部成因
1、信息共享导致信息泄露。企业将人力资源管理工作交由外包公司承担，在与外包公司合作过程中，最容易出现的风险就是信息泄露问题。企业为了让外包公司更清楚内部运作，会为其提供最详实的内部信息，外包公司得到这些信息才能提供更专业化、更具针对性的人事管理服务，为企业招募更合适的人才，使人才发挥最大优势，为企业发展发力。但是，这就会存在外包公司人员受利益驱使将企业的内部信息卖给其他的人或机构，导致企业的风险加大，而且也破坏了企业与外包公司间的合作关系。如果企业不为合作企业提供全部信息，就会导致企业与外包公司的信息不对称，影响外包公司为企业提供更专业化的服务，因此影响了外包服务效果。基于长远考虑，企业免不了要与外包公司合作，也免不了信息共享，这就会存在信息共享导致的信息泄露问题。
2、增加企业跨文化沟通障碍。每个企业都有自己的企业文化，企业会根据其发展和成长现状，对企业文化做出适应性调整，其被称之为能够影响企业发展和决定企业发展潜力的软实力。特别是对于中小型企业来说，在企业发展进程中，创建团队的思想观念及工作态度都会影响企业的文化氛围，再加上行业风气、文化培训、职工教育等因素共同形成了企业文化。如果企业与外包公司合作过程中，二者文化差异较大，会造成合作不畅，比如外包公司制订的人事招聘方案与该企业文化相违背，这就会影响外包效果，最终损害企业管理成效，造成合作失败。
（二）内部成因
1、利益竞争导致员工安全感丧失。外包公司会承担部分的人力资源管理职能，而企业基于对人力资源管理的外包，会忽视对于内部员工的培训，这样就会让员工处于无法提高自身水平的困境。受到外部招聘的压力，内部员工会极度没有安全感，随时面临被调岗或辞退的风险。如果员工对于岗位调整较为满意，会对外包给予肯定评价，若是不满意，则会加重员工的负面情绪，使得员工产生焦虑感、恐惧心理等，从而影响工作效率，不利于企业发展。除此之外，岗位外包会造成企业辞退一部分员工，现有员工会有一定压力，不仅要与新员工进行磨合，还要适应企业决策，长期会造成员工的安全感、归属感及责任感降低。
2、机会竞争导致员工流失。过度依赖于人力资源管理的外包，会导致外部招聘的人员过多，不利于形成良好的企业文化，又因为给企业内部员工造成安全感的丧失，易导致人员流失。企业在实施人力资源管理外包的同时，也对人力资源管理部门的职能和岗位进行了调整，借机辞退那些工作效率低下、工作不积极、态度不端正的员工，就会造成企业内部稳定性变差的负面效应。同时，引入外包管理，对于不熟悉或不清楚业务外包的员工来说，会认为这种模式会影响其在企业的发展，产生离职想法，造成企业内部人员流失。
三、企业人力资源管理外包风险防范策略
（一）外部策略
1、审慎选择外包商。企业在选择外包公司时要慎重考虑，遵从以下几个方面：（1）丰富的行业经验和管理水平。人力资源管理涉及事务较多，工作量大繁杂，若不具备一定的业务能力和经验，较难保证工作成效。因此，企业所选择的外包公司必须是有着丰富的行业经验和管理水平，使其负责事项能够在最短的时间发挥最大效能。（2）合理的外包价格。企业实施业务外包的重要出发点就是节省开支，降低成本。因此，在价格上要追求合理的区间。（3）良好的财务状况。外包单位的财务状况一定要良好，才能保证外包业务顺利完成，如果临时更换外包公司会对企业造成较大损失。（4）良好的行业信誉口碑。外包单位的信誉代表着其综合实力，如果存在一定的信誉问题，会对企业造成较大影响，因此应慎重考虑外包公司的信誉问题。
2、强化信息管控。信息管控是化解人力资源管理外包风险的有效手段，信息管控可以尽可能地保密涉密信息和尽量实现信息对称。企业和外包单位可以在协商的基础上建立信息传递有效机制，双方需要在合同中明文规定违规、违约行为的惩处措施，对相关影响进行有效约束，保证企业和外包单位之间达成信息协议，最大限度减少信息泄露的可能，减少双方损害，实现共赢。首先，在人员选择上，要与其签订保密协议，由专人负责信息传递，实现信息双向传播，避免信息误差。其次，协议终止后，企业有权将信息收回，外包单位也有义务归还相关信息，并全部返回，不得保留和隐藏，或作为他用。最后，可以将企业内部的OA系统对外包单位开放，外包单位可以与企业内部人员在OA系统中传递相关文件或信息沟通，互相监督。
（二）内部策略
1、加强员工沟通。企业运用外包模式来优化和配置内部资源，集中化发展核心竞争力。但是，新模式的引入会影响原本内部人员的团结，这将是战略决策的一种失败。那么，企业为解决此冲突，就要和内部员工进行交流，说明企业决策的重要意义。在交流和沟通中，管理者充分了解内部员工想法，并询问员工对于外包管理的意见和建议，并解释公司在战略发展层面的规划，尽可能获得员工的支持。可以采用的方式有建立领导信箱，员工可以匿名投递意见或者建议，表明自己对于公司的决策、执行、管理等方面的立场，也可以对公司制度、管理者、同事等提出建议。不仅如此，要建立谈话室，作为专门的咨询和调解聊天室。由专人负责谈话，并将谈话内容整理成可行性报告，汇报相关负责领导，由领导制定相关措施，或是对员工进行培训，或是解决员工疑虑等，尽可能消除员工的困扰。除此之外，在实施人力资源管理外包的过程中，人员流动造成企业内部稳定性差的现象，企业应该及时且适当地采取相应措施，比如可以给予员工精神激励或者是物质方面的补偿。同时，对于人力资源管理外包，邀请员工对这一决策产生的结果进行评价，一方面提高外包单位的服务质量；另一方面可以增强员工的责任感，增强企业内部稳定性。
2、明确外包内容。企业为维护自身的生存与发展地位，必须将核心业务控制在企业自己手中，而将那些无关核心竞争力的业务工作交由外包单位负责。因此，这就需要企业在实施人力资源管理外包之前，应当把业务内容划分为核心业务内容、次要核心内容、非核心内容三个层级。此外，要注意有些业务虽然不是核心业务，但如果涉及企业的重要机密，同样不可以外包出去，防止重要信息泄露。由此，明确企业的各项工作内容之后，就可以选择外包工作内容交由第三方机构。
3、优化组织结构。企业还要注重优化内部组织结构，认识到人力资源管理外包的战略价值，确定长远的外包策略，围绕该策略进行必要的岗位和职能调整，将人力资源管理部门逐渐转变为战略型部门，并细化对接部门，如直接与外包单位对接的可以成立为外联部，或是专门进行考核和评价的考核评估部门，或是从事人事档案管理的综合部门等。尤其是对接人力资源管理的外联部门，需要直接委派专门负责的人员对接外包单位进行信息交互工作。必须遵守相应管理制度，外包单位不得接触其他人员，有效阻断信息泄露的可能，同时还需要由专人定期对工作内容进行汇报，让直属领导知晓工作进展，实时监管外包服务的进度和质量，对于发现的问题及时整改。
四、结论
信息化、数字化时代，现代企业的竞争愈演愈烈，竞争的核心在于对人才的竞争，那么企业的管理水平很大程度取决于人力资源管理的能力，由此各企业开始重视人力资源管理。而外包模式的出现，给予企业巨大机遇与挑战，机遇是能够优化企业的人力资源管理，增强企业整体运作，更好地促进企业高质量发展，但也有相应挑战，如人力资源管理外包理念落后、企业内部信息存在泄露风险、外包选择单一等问题。本文从内外部两个方面进行成因和策略分析，建议企业高度警醒业务外包过程中的风险因素，开发人力资源管理系统，加强风险防范、化解风险的能力，期望对我国其他行业、其他企业引用人力资源管理外包策略有所指导。
（作者单位：新疆科技学院）
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