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| 数电票全面推广对企业会计核算的影响 |
| 第735期 作者：□文/张 强 张宏庭 时间：2024/8/16 16:26:25 浏览：419次 |
［提要］ 随着数电票在全国范围的试点推广，企业接收到的数电票数量将越来越多，这也意味着企业会计核算数字化转型愈加必要。面对数电票这一新鲜事物，很多企业不知道如何做好应对。本文结合数电票的特点及新挑战，探讨企业在数电票全面推广情况下如何应对并做好信息系统改造。
关键词：数电发票；会计核算；财务信息系统
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2023年12月12日
全面数字化的电子发票，简称为数电票，是将“金税三期”的增值税电子发票和最新的数字化技术融合，依托可信身份认证体系和新版本电子发票服务平台，以去介质、去版式、标签化、要素化、授信制、赋码制为特征，以全领域（涵盖全部票种和全部行业）、全环节（贯通发票的开具、交付、报销、存档等所有环节都要实现电子化）、全要素电子化（以数据电文形式采集及应用于税收相关的全部交易信息）为运行模式的新型电子发票。领票流程更简化，票面更简洁，发票渠道更多元，服务更便捷，发票数据应用更广泛，纳税服务渠道更畅通。
对于企业而言，一方面数电票的全面推广是企业财务数字化转型的重要契机，尽快全面上线数电票业务，可以助力企业降本增效，提升企业管理效率；另一方面也是挑战，数电票全新的数字化模式以及正在纸电发票混合的阶段，企业需要做好顶层设计，做好信息系统改造，同时还需要大量教育成本，引导企业员工适应新的发票管理模式。
一、数电票推广应用情况
2021年3月，中办、国办印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，明确以下重点工作内容：一是2021年要建成全国统一的电子发票服务平台，二十四小时在线免费为纳税人提供电子发票申领、开具、交付、查验等服务；二是制定出台电子发票国家标准，有序推进铁路、民航等领域发票电子化；三是2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，着力降低制度性交易成本。
2021年12月1日起，国家税务总局开始在广东、上海、内蒙部分地区的部分纳税人中开展数电票试点工作。随着2023年11月29日西藏自治区税务局发布《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》，数电票在全国范围完成试点推广工作。在两年时间内，全国36个省市区（含计划单列市）已全面开展数电票试点。
数电票改变了传统纸质发票及增值税电子发票的模式，采取“去版式”发展模式，数电票开具方交付格式分为OFD、PDF、XML，但是与增值税电子发票不同的是，数电票的OFD、PDF仅为发票数据展示，不再是含有电子签名的发票版式文件。电子发票的管理以前着重的是版式文件的流转，现在的管理方式为以数治税，是通过大数据来推进税收现代化管理的新模式，通俗来讲，也就是从曾经的“看图识字”转变到“数来数往”。
二、数电票的新突破
（一）发票管理模式化繁为简。传统发票流程繁琐，开具方需要提前核定票种，有最高开票限额和最高购票数量等限制内容，同时还需配备税控盘或Ukey及可打印增值税发票的打印机，纸质发票需要线下领购，或线上申领邮寄空白发票，空白发票管理成本高。数电票无需发行税控专用设备，真正实现“零前置” “开业即开票”，无需办理票种核定，无需申领特定发票号段，无联次，破除PDF和OFD版式限制，提供多渠道24小时免费开票服务。税务数字账户是面向纳税人归集各类涉税涉费数据，是税务机关对法人税费信息“一户式”管理逻辑在纳税人端的体现，集涉税信息查询、发票领用、涉及业务申请于一体的应用。为减少纳税人切换新系统的学习成本，该平台沿用原有增值税综合服务平台的相关功能，比如常用的发票勾选确认功能与传统增值税综合服务平台的勾选功能基本保持一致。依托税务数字账户，纳税人开具和取得各类发票时，系统可以自动归集发票数据，为纳税人提供了更加高效便捷的支持，从根本上解决纳税人纸质发票管理中出现的丢失、破损及增值税电子发票难以归集等问题。
（二）发票全过程数字化流转。传统纸质发票报销时需要人工填写发票信息，在需要多份电子凭证时候，还要进行影印的方式解决，整个报销流程繁琐复杂，经办人和财务报销审核人员需要大量工作校对信息。增值税电子发票虽然推动了发票无纸化进程，企业可以通过OCR扫描的方式实现发票数据自动获取、集成等自动化处理，但由于OCR技术的限制、原始凭证完整性和清晰度等问题，扫描结果准确率无法达到100%，仍需人工进行干预和校对。通过制定数电票的数据规范、出台电子发票相应的国家标准，实现数电票全流程XML电文数字化流转，破除传统“版式”的限制，全部流程采用数字化的方式进行流转，进一步推进企业会计核算、财务管理信息化和数字化。
（三）数字服务平台支持企业开票用票。乐企平台是税务机关提供的数电票管理平台，通过提供场景化的能力目录和标准化的文档指引，完全还权责于纳税人，为符合条件的企业提供开放、标准化和数字化的涉税服务。通俗来讲，乐企平台就是传统的“税企直连”，但前者更加规范化、标准化。企业通过乐企平台不仅可以大幅减少企业的开票工作负担，还能极大提升企业的财务效率，推动企业的业、财、票、税、档深度融合。通过与企业自有财务信息系统直连的方式，发票相关数据可以自动传输和更新，纳税人只需对接一次，即可实现发票全闭环自动化管理，大大提高税企之间的合作度和纳税人的遵从度，促进企业交易行为的合规性。税务机关通过制定统一的技术标准、接口规范，企业可根据实际情况对现有财务信息系统进行改造，将原来基于纸传递为主的传统工作模式，转变为基于数字传递，让电子数据无纸化，纸质单据电子化。目前开放了乐企自用模式，即企业建设系统与税务机关乐企平台连接，为企业所属单位提供自动化的税务管理服务。
（四）移动应用辅助发票管理。数电票开具方可通过邮箱等多种方式交付数电票文件，受票方也可通过个人所得税App扫描二维码开具，实现在个人票夹内查看本人通过取得的、申请代开的数电票，后期还将包括铁路电子客票、航空运输电子客票行程单等数电票内容。个人票夹是依托于个人所得税App，按照“—人式”理念实现自然人发票信息实时智能归集的应用场景，目前上线了三个功能：“扫码开票”“发票抬头”和“我的票夹”。扫码开票时自动默认为受雇单位的抬头，也可以自行维护发票抬头，方便经办人统一管理自己的数电票。（图1）
（五）大数据精准监管。通过实现发票电子化，税务监管评估的方式方法从过去的“经验稽查”转变到现在的“以数治税”，大数据及涉税指标的分析广泛应用在税务监管中。税务机关依托平台的可信身份体系对发票领用、开具、接收全环节实时验证和监控，实现对虚开发票、违规骗税等违法犯罪行为的惩处，从违法事件发生事后打击转向事前、事中精准防范，确保国家税收的安全可靠。
三、数电票全面实施对企业的影响和挑战
（一）企业报销数电票的变化
1、数电票原始凭证获取渠道的变化。在数电票推广之前，交付方式主要是邮箱、第三方票夹等方式，企业还可以通过税务信息化厂商获取本企业的所有发票信息，票据主要由经办人提供。数电票推广之后，税务机关推出的数字账户功能是集查询、用票、业务申请于一体的应用，纳税人开具和取得各类发票时，系统自动归集到企业的数字账户。此外，经办人还可以通过个税App的个人票夹功能、邮箱、链接下载文件等多种方式获取数电票，原始凭证来源众多。
2、电子凭证查验方式的变化。在数电票推广之前，市场上也有很多税务信息化厂商提供相应的服务，大型集团企业可以通过自己建立的智能税务系统获取到本单位的进项、销项发票数据，自动对员工提交的发票数据真伪进行批量查验或验签。未建立批量发票数据查验的中小微企业可以通过“全国增值税发票查验平台”对收到的数电票进行单张查验。
数电票推广之后，对于符合乐企平台接入条件要求的企业，在完成乐企平台对接后可以进行发票查验处理。但对于不符合乐企接入条件的小微企业，除了原有的“全国增值税发票查验平台”进行查验，企业可以通过本企业的数据账户中的“发票查验”功能进行查验，但这种方式集成度和自动化程度不高。
（二）对企业的影响和挑战
1、“去版式”不利于单据流转。经办人由于传统报销习惯，常常还是要求开票方提供PDF或者OFD格式的数电票，但是根据2016年1月1日起开始施行的最新版本《会计档案管理办法》中第九条要求：“满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案”，以及《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求“四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”，数电票作为外部电子会计资料报销、入账、归档必须有电子签名，而数电票的三种交付格式中，仅XML格式数电票有电子签名，因此企业对数电票归档时需要归档XML格式数电票。但XML文件适合计算机读取，对于经办人整理报销存在一定难度，往往经办人只获取到PDF格式的数电票。
2、乐企门槛高，企业业税融合难度提升。乐企虽然可以为企业提供统一、标准化的纳税服务，但是对于接入企业有纳税信用等级为A、B级以及本企业及同时请求成为其使用单位的企业上一年度营业收入合计5，000万元以上等要求，对企业规模特别是信息化能力有一定要求。如何将企业的财务系统和乐企平台对接，需要一定的改造门槛和成本投入，市场上虽然有许多厂商推出数电发票乐企解决方案，但如何选择适配的厂商需要开展一定的研究。
3、纸电发票混合，统一管理困难。虽然数电票在全国范围完全推广，但是仍处在纸电过渡期，企业受票更加多元化，不同开具端开具的发票各有不同，企业接收到发票形式从纸质存储到PDF、OFD可视化文件存储，再到数电票的XML的结构化数据，管理起来难度更大，极易发生票据丢失，漏报、重复报销等问题，不可读形式的XML格式的数电票更是为会计核算工作带来全新的挑战。
4、数电票颠覆会计档案管理。随着数电票的全面推广，传统的纸质档案管理策略已无法适应财务数字化时代下的财务档案管理要求。近年来，财政部、国家档案局和有关主管部门大力推进电子会计档案管理，如2021年2月22日国家档案局发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》。数电票的推广将推动电子发票线上流转最终归档环节的打通，需要解决XML格式的数电票应如何存储问题。因此，企业可以加快建立电子会计档案管理系统，在电子档案系统的支撑下，实现数电票从接收、解析、报销、入账到一键归档，推动企业在财务数字时代下的电子档案管理转型。
四、应对措施
涉及到数电票的企业信息系统大致包括报销系统、财务核算系统、电子档案系统，有些单位将报销作为模块化在财务核算系统中实现，可以将企业分为尚未建设财务信息系统、有报销系统但未建立电子档案系统以及有报销系统且建立电子档案系统等情况。因此，本文从技术层面以及管理层面提出应对数电票的对策建议。
（一）管理层面
1、人员管理层面：一是企业要提升员工思想意识，加强对员工的培训，通过印制宣传册、组织功能培训讲解，使员工清楚数电票推广对个人、对企业的意义，了解并掌握数电票推广后企业报销流程规范的变化；二是组织财务人员开展数电票业务培训，做到税务数字化和会计核算业务逻辑相结合；三是加强对税务数字化人才的重视，储备熟悉数电票业务的人才，了解如果科学地进行数字化转型规划和推进。
2、战略层面：企业管理层要充分认识到发票电子化的含义，实现从“以票管税”向“以数治税”分类精准监管的转变，企业要制定清晰明确的战略目标和执行策略。可以从梳理排序数电票推广涉及系统改造的优先级、建立发票电子化转型所需的跨部门协同建立管理机制，做好企业财务无纸化、智能化升级变革的全面和长期投入的准备，并做好资源保障。
3、组织机构层面：发票电子化、财务无纸化建设不仅仅是对系统进行改造、升级就是完成了工作，企业还需对业务流程、管理体系做相应的变革，制定统一的信息化目标和步骤，明确各部门职责，协同推进相关工作。
（二）技术层面
1、系统建设规划层面：涉及数电票的信息系统主要包括员工报销系统、财务核算系统、电子档案系统以及发票统一平台等。企业要结合企业业务情况，规划本企业需要建立的财务信息系统。市面上发票相关的服务商众多，每个厂商的产品特性不同，对于数电票的产品与解决方案比较成熟。但企业财务信息系统与税务平台的衔接如何改造，数电票平台是自建还是从外部采购，自建需要具备什么能力、整体方案如何规划设计，外购如何选型等需要重点思考。比如，许多企业以为处理数电票电子化就必须要有电子档案系统才能做好归档，但其实对数电票的归档，根据《电子会计档案管理规范》的相关规定，对于外部接收的电子会计资料重点是做好“真实性、完整性、可用性、安全性”的检查，参考《电子发票全流程电子化管理指南》的全流程指南即可完成数电票的归档处理。
2、涉及功能点层面：企业在确定好相关信息系统基础上，还需要科学制定系统改造点。要坚持以用户需求为中心，通过企业制定的电子发票全流程方案，对现有信息系统进行功能改造，以最低成本实现效用最大化。比如，企业可以通过开发报销系统、财务系统的XML格式阅读功能，解决数电票XML格式不易阅读的问题等。（图2）
五、结论
随着数电票应用推广范围的不断扩大，对企业的数字化水平要求将不断增加，这对企业来说将不仅是挑战，更是企业加快建设财务税务信息化转型升级的契机。但不是每个企业都按照统一的标准去建设升级企业的财务信息化系统，企业应理清数电票推广对企业自身财务管理的风险和影响，特别是要做好顶层设计和全流程端到端的业务分析，避免为了解决数电票推广的问题而引发出新的“信息孤岛”问题。
（作者单位：国网数字科技控股有限公司）
主要参考文献：
［1］陈健.电子发票：助力财务管理创新实践［J］.财务与会计，2022（10）.
［2］帅振威.电子发票报销的无纸化探讨：数字化转型助力解决高校科研经费“报销繁”［J］.财会通讯，2021（07）.
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