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| RPA财务机器人在财务共享中心应用探究 |
| 第741期 作者：□文/马光伟 王 晶 时间：2024/11/16 9:14:32 浏览：13次 |
［提要］ 基于大数据、云计算及财务数智化相互交叉应用背景下，信息流程自动化办公技术快速在财务共享领域推展开来，RPA财务机器人凭借自动化、标准化、高效化的优势，高效匹配企业集团财务共享服务，为企业财务自动化、财务数智化转型提供强有力的技术支持，有效地提高财务共享中心的工作效率，拓展财务共享中心的业务范围。基于此，为了使RPA财务机器人可以在财务共享中心更好地应用，本文从RPA财务机器人的技术特点和使用范围出发，结合其在财务共享中心中应用现状，提出优化建议。
关键词：RPA；财务机器人；财务共享中心；流程自动化
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2024年5月20日
一、RPA财务机器人与财务共享中心概述
RPA机器人，是一种新型工作流程自动化办公的机器人软件，通过模拟人工操作进行自动流程执行处理。RPA财务机器人基于RPA技术，代替人工将大量具有基础性、重复性的工作应用于软件自动化流程处理，大大解放了人力，让财务人力更多地投入到企业的管理工作、创新工作之中。RPA技术是一种先进的技术手段，它的本质是模拟人工操作，通过编程和软件模拟设计形成的一种自动化流程，它具有操作标准化、自动化的特点。在财务共享中心建立的大数据的基础上，通过设计RPA财务机器人的运作流程，可以使其具备数据读取、数据整合、信息审核及财务分析等工作内容。对于企业的财务管理系统来说，运用RPA财务机器人代替人工进行数据处理、审核等工作，不仅效率远大于人工，准确率、业务标准都大幅做出了提升，将RPA财务机器人引入财务共享中心是提升企业财务管理效率及质量的有效方案。
财务共享服务中心是集团企业为其内部子公司及分支机构提供专业化财务服务的共享服务中心。它是以ERP等信息系统为技术基础，企业经营业务活动为核心内容，把企业的生产、运营、销售、核算分为不同的模块处理，从而对企业的资金调拨、收付款审核、合同审核、纳税申报、服务质量以及绩效管理等进行集中性、综合性的服务与监控。财务共享中心设定的目的是提升企业工作效率、优化组织结构、规范企业运营流程、降低企业营运成本等。财务共享中心将分散在全国各地、或跨国的分支机构主体的重复性、流程化、标准化的职能业务整合至共享服务中心进行服务处理，实现整体资源整合、提高业务处理效率、提高财务管理水平、降低财务风险的管理目标。同时，在将财务业务集中转移到财务共享中心运行后，各分支机构、子公司主体也将进一步提炼人工成本，专注于经营管理，提升企业竞争力。
与此同时，在整合完信息数据之后，可以高效地向各部门与分支机构传达精准的财务信息和管理决策，以达到加强企业财务管控、降低财务运行成本和支持企业长期发展的战略目的。
二、RPA财务机器人在财务共享中心应用的优势
（一）提升工作效率，解放人力资源。集团财务共享服务中心的设立，归集了企业财务管理、会计核算和税务申报的大部分基础业务。其业务普遍具有频次高、业务量大、规则清晰、人工操作重复、时间长等特点。如果依靠传统的财务人工处理，会耗费大量的精力、时间成本，而且工作极易发生纰漏与失误，导致效率低下。这对于一线的财务工作人员来说，会更容易失去原本的工作活力、创新思维，不仅对工作效率大打折扣，而且不能激发人力资源去创造价值。而RPA财务机器人的技术正契合财务共享中心的业务模式，RPA财务机器人借助软件编程、流程设置可以达到7×24小时不间断运行的效果，可大幅度降低人工成本，在提高工作效率的同时，也保证了即时的响应能力，达到手工人力的完美替代。
（二）降低人工成本，提升工作质量。相对于人工成本，RPA财务机器人的投放成本更少，一个RPA财务机器人可以24小时不间断地工作，相当于承担了数人的工作，在具备基础硬件设施之后，RPA机器人的软件运行成本几乎为零，只需要根据财务业务更新流程的设定，承担每年固定的运维成本，便可保证RPA财务机器人长期地运行。在培训成本上，传统人工培训需要相对长的时间对新入职员工进行系统性的培训才能提升其相应的业务能力，升任岗位职责。而RPA财务机器人只需要预先由产品经理或业务人员设定好流程标准、程序规则，就可以直接进入到实际工作当中，降低进入财务工作的门槛。
基于RPA财务机器人7×24小时的无人值守不间断运行和软件系统卓越的性能，结合财务共享中心的业务一体化、集中化的优势，通过RPA机器人进行审核的流程和自动加工的数据，更具有准确性、统一性。实现了更加高效、准确且智能的会计核算、费用报销、资金支付、合同审核等一系列的财务管理活动。也进一步提高了企业对财务风险、经营风险的把控。而且RPA财务机器人都具备快速的应急响应能力，在无人值守下，RPA机器人如果运行出现了报错或中断，可以通过PC或者手机端迅速反馈到技术人员，以完善的响应机制保障财务工作流程正常运行。
（三）驱动智慧财务，促进业财融合。企业从传统的财务工作转型为智慧财务管理的过程中，需要的是财务工作以及管理活动智能化、自动化、高效化的转变。而这一切都需要以企业大量的业务活动、财务流程为基础，进行优化和升级。财务共享中心的建立将集团企业的业务活动集中化、一体化，基于财务共享中心庞大的业务量，为RPA财务机器人的实施提供了十分契合的使用场景。为企业的智慧财务建设提供了强大的软件驱动力。RPA财务机器人的适配性使其在具有PC设备的基础上就可以安装实施，其较低的实施门槛也为企业提供了更简单、便捷的智慧财务转型条件。
从业财融合的角度出发，RPA财务机器人的自动化技术就显得尤为重要。RPA机器人可以以高度智能的方式分析处理数据，基于企业的大数据库模型，可以更高效地为企业的经营决策提供各种数据支撑，更好地为企业财务与业务的融合提供服务。同时，RPA的自动化技术服务可以迅速反映经营业务活动的需求，整合业务数据，形成财务分析图表，帮助企业从财务角度全面分析经营业务情况。这种高效、便捷的财务业务数据处理方式使得企业的股东、高管可以更好地做出财务决策或者经营决策，助力企业经营，精准反馈评价，为企业未来发展提供更智能的业财融合服务。
三、RPA财务机器人在财务共享中心应用场景及业务流程
（一）费用报销。基于企业财务共享中心的ERP系统，企业的费用报销流程可实现全流程线上审批，而RPA财务机器人可以替代费用会计岗位的审核职责，实现自动化的节点审批动作。RPA财务机器人利用OCR扫描识别的技术对报销单据的内容进行比对识别，通过扫描提取影像单据中原始凭证的关键文字信息，并与企业费用报销的标准进行对比，从而判断报销流程是否合规。其次，RPA财务机器人可以预设不同业务场景的审核规则，基于集团企业的规章制度嵌入相应的逻辑程序。在实务操作过程中，RPA机器人针对不同的报销流程会发出不同的指令，符合企业报销标准的，可以自动审批通过，给出审批意见，并对电子影像单据自动收单归档；对于超出预算金额，或者单据填写有错误的报销流程，RPA财务机器人会将其自动退回至上一节点审批人，且反馈单据的具体问题至相关责任人进行修改。然后，RPA机器人对审核成功的报销单据可以自动推送至付款池继续付款环节的操作，并且针对于企业核算自动生成付款凭证，完成审核-支付-核算的财务闭环流程处理。
（二）合同审核。企业在生产运营管理活动中，伴随着业务的发生，会签订大量的收入合同、费用和战略合作等合同或协议。这些合同或协议的签订往往需要经过集团法务、财务的审核，以及集团领导的批准，在原来的合同审核过程中，人工审核的时间过于漫长，而且在合同量非常大的时候，极易发生错误与纰漏。基于此，RPA财务机器人可以针对同一业务类型的合同进行自动化审核，这将大大节省人工审核的时间成本，并提高合同审核的精准度。结合财务共享中心业务集中的优势，企业可以提前将收入、费用以及协议类合同进行不同的分类，对于同一类型的合同可以插入合同范文模板，利用OCR技术对签订合同与模板进行1∶1扫描比对。并分别预置不同的审核逻辑与标准，比如收入合同可以分为租赁合同、销售合同、抽成合同等，针对不同的合同类型分别设置对应的审核流程，在RPA财务机器人审核过后，再派发给相应的领导审批。如果有新增的业务合同，可以选择人工审核，建立不同的审核机制，保证企业合同协议类文本的审核效率和精准度。
（三）资金结算。在企业的ERP系统里一般会设有资金支付系统，在经过合同协议、费用报销等审核之后，企业资金系统的付款池里会产生大量的待办流程，这些流程都是已经根据企业的规章制度进行审核之后的合规支付流程，RPA机器人的工作任务就是此部分流程的资金结算，支付完成后，整条业务流程就此完成闭环。RPA财务机器人的资金结算流程分为两个步骤：第一，要把付款池里的代办流程推送至网银支付系统，在这一步骤里企业可以根据自己的支付优先顺序，进行选择性的推送，以控制企业的现金流稳定；第二，RPA机器人在网银支付系统中，首先对收付双方的信息进行核对，在确保双方收付款信息准确无误的前提下，对支付流程进行批量的资金结算操作，在支付的动作完成后，RPA机器人会在银企直连的支付渠道中进行支付结果的查询，对支付成功的单据会把结果反馈至资金系统形成业务闭环以及合同闭合，对于支付失败的单据，可以将具体报错反馈至资金专员，进行进一步的问题排查。
RPA财务机器人可以在付款完成后，在网银系统自动查询、下载银行回单、资金日报等电子凭证和财务数据，为日后的数据分析、档案整理提供底稿备份。
（四）会计核算。在会计核算方面，企业依然可以依靠RPA财务机器人来完成账务处理、报表编制等核算工作。在集团财务共享中心，核算管理部负责企业集团下所有子公司的对账、结账以及编制财务报表等工作，RPA财务机器人能够针对具有统一性、标准性的核算工作进行自动化流程的处理。账务处理上，具体包括每月的固定资产折旧、人工成本计提、收入结转等；对账工作方面，具体包括银行流水核对、第三方货币资金核对、停车场收入核对等。报表编制方面，具体包括账务数据自动取数至久其报表，久其报表科目的重分类以及每一张报表的自动运算、汇总等。在上述核算工作自动化的基础上，再加入人工审核，可以大大的提高会计核算工作的自动化率，形成更高效、更便捷的核算工作流程，使得财务报表披露更加精准和迅速。
（五）集中开票。首先，企业财务共享服务中心能够单独建立开票小组，对集团企业范围内的所有子公司的销售业务集中开票。其次，随着国家推行全面化数字电子发票，企业的开票业务可以完全依托线上电子税务局进行开具、红冲、抵扣等操作，不需要领用纸质版发票和增版增量，这对于RPA财务机器人的实施提供更好的帮助。基于共享中心开票小组的标准化的开票业务和数电票的线上开票系统，RPA财务机器人可以自动收集企业ERP全段系统收集的开票信息，整合到电子税务局的数电票系统，进行自动化的批量电子发票开具工作。而且对于后续的红冲、入账、抵扣工作，同样可以利用RPA机器人的搜索、勾选功能分模块进行处理，将电子发票数据同步到纳税申报平台和形成报表数据，形成全部线上自动化操作的电子发票集中管理。
（六）纳税申报。首先，RPA财务机器人登录数字化电子发票系统可以统计增值税抵扣、入账等相关数据，为后续纳税申报表的填写提供底稿数据。其次，RPA财务机器人可以设置税务科目逻辑校验公式，对企业会计核算软件的税金科目金额进行稽核，及时对应交税费进行金额调整，在季度和汇算清缴月份对审核无误的数据完成纳税申报表的自动填写，并储存备份。最后，在纳税申报后，RPA财务机器人可以根据税金申报的数据，自动生成税金分析报表。企业的决策者可以根据报表数据分析业务活动，更好地为企业做纳税筹划。
（七）预算管理。企业的日常财务收支都建立在全面预算的管理体系下，包括各项费用指出、日常经营收入、投融资的财务收支等。基于企业的全面预算管理体系，RPA财务机器人可以根据预设的年度、月度预算分解表进行企业费用支出的预算管控和调整，并自动生成科学的预算进度表和预算额度计划表。RPA财务机器人在财务共享中心的7×24小时不间断运行，可以保证企业对预算执行过程的全时段实时监控，对于超过预算的费用支出可以做到实时管控与调整，保证企业资金流的充足与稳定。最后，RPA机器人能够根据企业的预算执行情况对市场的经营环境、企业的盈利能力和运营管理能力综合分析形成预算管理报告，为企业的股东、高管及时反馈财务经营情况，做出合理的财务与经营决策。
（八）档案归档。随着智慧财务的转型不断推进，企业的档案管理工作从传统的纸质凭证已经转换成了全面电子凭证档案。企业的费用报销单据、对公支出单据、总账工单流程以及合同闭合流程等都上传了归档附件和原始凭证的电子影像。财务共享中心集中了企业各项业务流程，是企业ERP系统的集中运行端，这为汇总收集电子档案凭证提供了便利的平台。RPA财务机器人的实施会自动收集企业ERP系统的各个子系统的电子凭证和附件，自动根据会计档案生成编码序号，把全部的电子凭证档案根据编号分类汇总，收录至电子档案系统，并且传送到云端备份。
四、优化建议
（一）完善RPA机器人运行机制。RPA财务机器人在企业实际运行中对于既定的业务会保持相对的稳定，但是企业在发展过程中，会不断地涉及到新的业务以及具有特殊性的业务场景，不同业务场景下的RPA机器人的设定场景、嵌入程序、运行逻辑都有所不同。面对新业务的增加和特殊业务的不同，企业需要制定完善的RPA运行机制，在业务流程推进过程中，对既有业务和新业务、特殊业务要做出不同的逻辑判断，原有业务可以正常通过RPA机器人进行审核处理，新业务与特殊业务可以派发给人工节点进行审核处理。在企业熟悉业务后，再进行RPA财务机器人的程序更新，以此来达到RPA自动化流程的不断增加、业务场景的不断扩大，保证RPA财务机器人在企业发展过程中的及时更新，促进企业业财融合。
（二）加强数据的监管与备份。财务共享中心是企业数据的处理中心，在处理庞大的业务量的同时，也储存了企业大量且重要的财务数据。如何保证RPA财务机器人在实际运行过程中产出的财务数据不丢失、不泄露是企业必须要重视的问题。为了确保财务共享中心财务数据的安全，首先，要保证财务共享中心的网络安全，要确保RPA机器人在企业内网的环境下运行；其次，要对RPA机器人运行过程中产出的财务数据、报表分析进行加密，如果需要导出、披露数据文件，需要经过相应的领导责任人审批，对数据权限进行实质管控，并且RPA机器人的日常运营维护人需要定期检查机器人运行程序是否正常，检查业务流程产出的数据是否有导出痕迹，以便在RPA机器人运行异常的情况下，可以及时发现问题所在并做出应对；最后，企业应该结合大数据模型，将自动化流程运行的数据产出备份到云端，一方面便于企业查找，另一方面可以及时删除PC端的本地数据，以保证数据安全。
综上，在人工智能、大数据、云计算等新型技术领域与财务行业不断融合发展的时代，财务共享中心与RPA财务机器人的结合是未来财务工作发展的必然趋势。RPA财务机器人的自动化工作流程可以有效提高财务工作的生产效率，降低人工成本，提高数据的精准度；可以使财务人员从繁琐的机械性工作之中腾出更多精力专注于企业的管理工作或者是创新性工作之中。对于大、中型企业来说，要将企业的财务智慧转型做得更加智能，还需要对RPA财务机器人的应用维度与场景做更深一步的研究与探索。
（作者单位：沈阳科技学院）
主要参考文献：
［1］潘玲玲.数字化时代下的财务升级转型探究——财务机器人引发的财务变革及思考［J］.金融文坛，2024（02）.
［2］罗祝兰.RPA机器人在财务共享中心的应用效果评价及优化研究［J］.黑龙江科学，2023.14（24）.
［3］孙舒然，李建军，张功富，等.智慧医院背景下财务RPA机器人的应用研究——以S医院为例［J］.会计之友，2024（01）.
［4］李明娟.基于RPA财务机器人的企业财务智能化转型探析［J］.财会学习，2023（35）.
［5］杨云龙.财务机器人RPA在财务共享中心的应用［J］.财会学习，2023（23）. |
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