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| 高校财务智能报销流程优化思考 |
| 第746期 作者：□文/丁 念 时间：2025/2/1 13:37:25 浏览：10次 |
［提要］ 随着教育强国战略建设的推进，政府加大对高校教育经费的投入力度。各大高校也在不断扩大招生规模，扩大校园建设与科研投入，致使校园经费支出多元化。这一现象会加大财务报销工作量，财务报销模式需要不断更新完善，才能适应高校发展需求。本文研究高校财务智能报销标准流程的优化，以期为高校财务报销流程优化提供可行性参考。
关键词：高校；智能财务报销；流程优化
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2024年8月6日
近年来，教育强国建设一直在扎实推进中。党中央与各地政府重视高校建设，加大对其教育基金的投入。高校积极响应党中央号召，努力培养新时代社会需求的高质量人才。为保障人才培育顺利开展，高校纷纷开始进行扩建，以此扩大自身办学规模，加大科研经费投入，使得高校的资金来源与业务类型更多元化。这虽然提升了高校的教学实力，但也增加了高校财务部门的工作量，尤其是财务报销工作。传统手工报销模式已经被淘汰，当前高校财务报销应用的是智能财务报销模式，有着较为标准化的报销流程，极大减轻了学校财务部门工作压力，使高校的资金控制更加高效，有利于高校发展、建设。当前，大数据的运用对财务管理工作产生新的冲击，高校要突破传统财务管理思想的束缚，继而优化现有的智能化财务报销流程，实现财务报销工作高质量发展，推动财务水平提升。
一、高校财务智能报销流程优化的意义
为了更好地服务于高校的科研和教学工作，高校财务智能化报销标准流程应运而生。通过智能化报销流程，采用自动化识别和处理技术，能够快速、准确地完成报销审批工作，大幅度提升报销效率。这将使师生员工能够更加便捷地完成报销任务，缩短报销周期，加快资金流转。传统的报销流程往往繁琐复杂，需要填写大量表格和提供多种证明文件。通过智能化报销流程优化，可以简化这些步骤，减少不必要的操作，使报销过程更加简洁明了。这将降低师生的操作难度，提高报销的便利性。智能化报销流程可以减少大量的人工操作，降低财务部门的人力成本。通过优化后自动化处理，可以减少人工审核、录入等环节，使财务部门能够更加专注于财务管理和决策支持工作。并且通过流程优化能降低报销过程中的人为错误，减少报销失败、资金损失等情况发生，提高报销的准确性和可靠性。高校财务报销不只有建设类经费支出，还有科研经费支出，涉及师生的隐私和高校的机密信息，所以财务报销数据安全至关重要。优化智能化报销流程，通过采用先进的加密技术和数据安全保护措施，可以有效防止数据泄露和非法访问，保障财务报销数据的安全性。优化财务智能报销标准流程能促进财务管理透明化，提高数据可塑性，在优化后系统能自动记录和处理报销信息，方便地进行数据查询和分析，为高校管理层提供决策支持。同时，师生或员工也可以更加清晰地了解报销过程和结果，增强对财务管理的信任感。然而，当前所应用的智能报销标准化流程虽然相比于传统报销模式更便捷，但在高校实际报销工作中仍存在一些不足与问题，影响财务报销效率，笔者对当前高校财务智能报销的不足进行归纳与整理。
二、高校财务智能报销流程不足之处
（一）审批困难。随着高校规模的不断扩大和经费使用的日益复杂，高校在智能报销的基础之上建立标准化流程。但在报销的过程中，审批作为重要而复杂的环节，至今还面临诸多困难。这是因为高校财务报销流程往往涉及多个环节和部门，如填写报销单、部门审核、财务审核、领导审批等层层票据审核。这些环节和部门之间的信息传递和协调容易出现问题，导致流程变得复杂繁琐。报销人员需要花费大量时间和精力去完成繁琐的审批流程，严重影响了报销效率。高校财务报销标准往往涉及多个方面，如差旅费、会议费、培训费等。然而，这些报销标准往往缺乏明确的规定和解释，导致报销人员在填写报销单时容易出现误解和混淆。这增加了审批难度，使得审批过程变得更加复杂和耗时。
（二）信息管理水平待提高。虽然当下高校财务报销已经实现电子智能化工作，但信息化管理水平却还有待提高。通过对高校财务智能报销标准流程梳理，发现存在技术应用不足、流程设计不合理以及审批人员素质不足等问题。随着高校的快速发展，部分高校的财务部门没有根据发展及时更新应用技术与系统，在报销流程中未能充分利用先进的信息技术，如人工智能、大数据分析等，导致报销流程的信息化程度较低，难以满足高效、便捷的报销需求。随着智能报销系统的使用，对财务审批人员信息技术和专业素质的要求更高，但部分报销人员缺乏专业的信息技术知识，对智能报销系统的操作不熟练，这会影响信息处理的准确性和效率。且部分管理人员对信息管理的重要性认识不足，也制约了信息管理水平的提升。财务智能报销标准流程相比于之前的报销流程更加简洁，但是部分高校为了追求报销流程标准化，在流程设计上过于繁琐，环节过多，又或是未能与高校自身业务情况相关联设计合理的环节，造成报销流程中各部门间的协同合作不紧密，也会导致信息传递不畅，影响信息管理水平。
（三）财务信息不对等。财务报销机制要随着国家财政政策的变化与发展一同变化，高校在开展财务智能报销工作时也要将其与自身发展相结合，进而对报销机制进行完善与更新。但通过研究发现，当前很多高校都存在财务信息与报账之间信息不对等问题。例如，在对高校财务报销内容更新后，未在高校内开展广泛或者有效的宣传，致使高校内部师生对于财务报销机制的更新并不了解，对报销流程的认知程度也不高，造成财务报销工作开展困难，降低了智能报销的实际工作效率。并且当前高校各种经费支出项目较多，报销工作任务繁重，财务审批报销内容更新速度慢，普及程度不高。很多高校师生只有在进行财务报销时才会发现报销内容变更，报销人员则是在报账时对于内容变更具有更加深入的了解。在财务信息不对等的状态下开展报销工作困难会加剧，使得财务智能报销效率受到影响。
三、高校财务智能报销流程优化建议
（一）完善审批工作流程。当前，高校财务智能报销标准流程信息管理水平面临着巨大的提升空间和挑战。为提高财务报销流程的效率、准确性和安全性，应当完善审批工作流程。首先，优化报销审批工作流程设计，减少不必要的审批步骤，使报销流程更加简洁明了，明确各个环节的责任人和审批要求，提高流程的透明度。通过优化流程衔接，实现报销流程中各环节无缝衔接，提高信息传递的效率。高校应强化报销审批系统自动化程度，利用智能算法，完善自动化审批功能，提高报销系统对报销单据的自动审批能力。通过推广电子化审批工具的使用，进一步减少纸质材料的使用，提高审批效率。通过系统自动校验报销数据的准确性，实现数据自动校验，减少人工干预，提高审批准确性。其次，加强审批环节管理，明确各个环节的审批时限，确保审批工作按时完成。强化审批责任，使得报销审批人员明确自身岗位职责，对审批结果进行监督和考核。再次，优化报销审核规则，高校通过对自身报销审批工作详细地分析，结合自身发展与报销审批需求，制定详细的报销审核标准，确保审核工作有章可循。定期对审核规则进行更新和优化，以适应高校财务报销的新需求和政策变化。最后，强化报销材料规范，推广电子化报销方式，深入优化报销审批环节。审批人员可以将学校报销进行分类，列出每类报销所需要的材料清单，提高师生报销材料提交的规范性，对报销材料的格式、字体等进行统一规定，提高报销材料的可读性和易处理性。鼓励师生使用电子化报销系统提交报销申请，为师生提供便捷的电子签名和认证服务，确保电子化报销的合法性和有效性。通过宣传册、培训会等方式加强对电子化报销的宣传和推广，提高师生的使用意愿和熟练度。
（二）提升信息管理水平。先从优化高校系统入手，对现有的报销系统进行硬件和软件的升级，在财务报销工作上投入更多资源，提高财务管理数字化水平，确保系统运行的稳定性和高效性，提升信息管理水平。将云计算、大数据等技术引入到财务报销中，提升系统的数据处理能力和响应速度，提升报销审批效率。定期对财务智能报销系统进行维护和优化，及时发现并修复系统中的漏洞和问题，确保系统的持续稳定运行。通过对高校财务智能报销标准流程的调查与分析，进一步简化报销流程。减少不必要的环节和手续，如在线提交、移动报销等便捷的报销服务，方便高校师生随时随地进行报销操作。还可以建立电子签字系统，从而提升领导与管理层审批的效率。以A大学智能报销流程为例，将高校财务智能报销系统分成相应模块，系统自动对不同报销审批进行加载操作，并推送至相关模块负责人，负责人在系统中查收报销单，并用电子签字完成审批工作。经过这样的流程优化，使得报销中最复杂的审批工作简化，从而提升流程的标准化。为此，高校可以引进智能分析，对提交的报销单内容进行分析，根据报销人所选择的模块进行智能精准化推送。同时，智能分析还能对报销数据进行分析，发现潜在的问题和趋势，为高校管理层提供基于数据分析的决策支持，优化报销流程和政策。加强数字与信息化的利用还要注重财务报销的安全性，建立完善的数据安全体系，将报销数据进行加密、备份，确保报销数据的安全。用防火墙、入侵检测等技术，防止外部攻击和数据泄露，定期进行数据安全培训和演练，提高师生对数据安全的认识和应对能力，继而全面提升高校财务报销流程的效率、准确性和安全性。
（三）改善信息不对等现象。高校应设立专门的财务信息发布平台，建立有效的财务报销信息沟通机制，如财务处网站、校园公告栏等，用于发布最新的财经政策、报销流程、常见问题解答等信息。此外，高校还可以定期举办财务知识讲座或培训，提高师生对财务报销的认识和理解。高校要公开财务信息，包括预算、支出、收入来源等，使全校师生对学校的财务状况有更清晰的了解，增强财务透明度。对于重大财务决策，高校应通过适当且有效的渠道及时通知相关人员与高校内部师生，让师生对高校财务信息变动有所了解，及时掌握最新信息。高校应定期对财务报销人员进行专业培训，提高他们的业务能力和服务水平，使其学习和更新财务知识，以更好地为师生提供报销服务。
综上，本文深入探讨高校财务智能报销标准化流程的优化问题。在当今数字化快速发展的背景下，高校财务工作面临着效率提升、精准管理和服务优化的迫切需求。通过对多所高校财务报销现状的广泛调研，发现普遍存在着流程复杂、审批冗长、信息不透明等诸多问题。例如，报销人员常因不熟悉财务规定而反复修改报销单，审批过程中因各级负责人时间难以协调导致延误。为解决这些问题，本文研究了智能技术在财务报销领域的应用可能性与优势，提出利用移动终端实现随时随地提交报销申请，大大提高了便利性。电子票据的推广不仅降低了纸质票据管理成本，还增强了票据的真实性查验能力。借助智能审核系统，依据预设规则和算法，能够迅速准确判断报销单据的合规性，显著提升审核效率。进一步的，本文给出了高校财务智能报销标准化流程的优化策略，包括对现有流程的简化与整合，去除繁琐的非必要环节，制定清晰统一的报销标准和规范，强化信息共享与沟通机制，搭建财务信息平台，及时推送最新财务政策和报销要求，解答师生疑惑；优化审批流程，采用分级与授权审批相结合、引入电子签名等手段实现线上高效审批。此外，注重内部控制，建立风险预警与监控体系，定期对智能报销系统进行评估和改进。高校财务智能化报销标准流程以智能化为基础开展，随着大数据等技术的更新与应用，相应的报销系统与设备也要进行更新和完善。报销流程的规范对于提升其财务管理与报销水平具有重要作用。在未来，高校财务智能报销工作应重点关注和普及电子发票报销，进一步简化报销流程，从而达到缓解财务报销压力的目的，实现智能化自动报销。
总之，高校财务智能报销标准流程的优化是提升高校财务管理水平、服务质量和运行效率的关键举措。这一优化需要结合先进的技术手段、科学的管理理念以及各部门的协同合作，以适应高校日益发展的需求，推动整体协同发展。
（作者单位：江苏航空职业技术学院）
主要参考文献：
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