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行政事业单位财务管理信息化建设思考 |
第752期 作者:□文/甘 雨 梁永艳 时间:2025/5/1 15:56:20 浏览:11次 |
[提要] 随着大数据时代的到来,行政事业单位财务管理与信息化结合已成为时代发展趋势。然而,目前我国部分事业单位仍然存在着内部控制制度不健全、内控意识淡薄、内控管理缺失等问题。本文基于内部控制视角,从预算、收支、合同、采购、资产、建设项目等六大管理模块对行政事业单位财务管理信息化建设提出对策建议,以期为行政事业单位财务管理信息化发展提供一定的参考和借鉴。
关键词:行政事业单位;财务管理;信息化建设
基金项目:广西高校人文社会科学重点研究基地“北部湾海洋发展研究中心”课题(编号:BHZKY202019);广西高校中青年教师科研基础能力提升项目:“北部湾经济区国有企业并购价值创造路径研究”(编号:2023KY0405)
中图分类号:F23 文献标识码:A
收录日期:2024年10月30日
一、行政事业单位财务管理信息化建设必要性
我国已进入互联网时代,网络信息技术逐步融入各个行业领域,推动了财务管理信息化工作的创新发展。行政事业单位作为我国重要的公共服务机构,推动行政事业单位朝着数字化财务管理的方向升级转型已成为顺应新时代发展趋势的必然选择。在传统的财务管理中,财务信息的传递往往需要经过繁杂的程序,财务信息的滞后性严重影响了决策信息的时效性。而行政事业单位财务管理信息化的建设与发展,不仅可以提高财务管理水平与财务信息质量,还可以确保财务数据的完整性、实时性,财务流程可视性,多方面、多角度提高行政事业单位财务管理水平。推动财务管理信息化建设、加强事业单位内部控制管理,不仅可以降低管理成本,提高决策科学性及合理性,还可以确保信息及时性及准确性,避免信息孤岛及资金浪费,降低财务风险。当前,我国行政事业单位基于内部控制的财务管理主要涵盖预算管理、收支管理、合同管理、采购管理、资产管理及建设项目管理等六大板块。
二、行政事业单位财务管理信息化建设瓶颈
大数据是信息数据爆炸式增长的时代产物,科学合理地使用大数据,不仅可以提高数据分析效率,还可以保证数据信息准确性,它具有速度快、时效性强的特征。目前,部分省份财政厅打造“预算管理一体化”平台,主要包括大数据分析、云计算等功能,可以帮助行政事业单位实现预算监控管理、数字化资产管理、数据存储等多个方面的目标,并在各行政事业单位之间提高数据信息共享的效率,可见在省级层面已经逐步构建起财务管理信息化体系。然而,目前我国部分行政事业单位对于内部控制的重视程度不足,管理意识淡薄,致使行政事业单位财务管理信息化建设进展缓慢或滞后,究其原因,主要存在以下“瓶颈”:
(一)内控管理制度不健全。当前,仍有部分行政事业单位未健全内部控制制度,未完善单位内部控制管理体系,致使单位财务管理缺乏科学的制度与依据,进而对单位预算管理、收支管理等财务管理造成影响,无法适应大数据时代下对于数据及时性与准确性的需求,管理者无法获取及时、有效的决策依据。单位应结合实际的管理情况,不断完善相关规章制度,为财务管理信息化建设创造良好的内控环境与氛围,助力信息化建设顺利落地。
(二)内控监督管理缺失。行政事业单位财务管理需要加强相应的监督管理,财务监督应当将事前、事中、事后监督三位一体相结合,内部监督与外部监督相结合。当前,我国部分行政事业单位存在监督管理失效的情况,导致财务工作不规范,财务管理信息化工作难以开展。因此,单位应加强内控监管,确保基础数据准确无误,以此为基础搭建财务管理信息化系统才能为单位所用。此外,财务管理信息化建设不能偏离单位管理战略的指南针,否则信息化建设将失去意义。
(三)内控信息化建设不足。许多行政事业单位对于内部控制仍停留在“纸上谈兵”,没有落实内控,对内控的意识淡薄,以至于内控信息化建设不足。加强内控信息化建设,一是有助于降低财务风险,促使行政事业单位经济活动由弹性管理变革为硬性约束,业务流程逐步规范化,例如搭建商旅平台,并实施网上审签系统,可以实现费用报销标准化,建立统一的事前审批,使得行政事业单位对经济业务的控制由事后走向事前;二是有助于打造业财融合的氛围,基于内部控制对财务管理展开信息化建设,不仅能够把握行政事业单位业务活动与财务活动的融合点,还能够将关键的业务活动与财务管理信息化全面纳入内控信息化管理,真正意义上实现业务与财务的整合。
三、内部控制视角下行政事业单位财务管理信息化建设路径
(一)预算管理信息化
1、加强预算编制控制,强化预算刚性。预算管理信息化系统搭载流程式编制和数据变化轨迹编制模式,在预算管理信息化系统中编制预算,可以将管理的需求化为统一的范式与模板,促使部门预算编制规范化、便捷化;还可以利用大数据的特点,将预算编制与项目库管理挂钩,落实项目管理的主体责任,更好地实施零基预算,切实提升预算的科学性、准确性和合理性。一是预算编制精细化。按照《预算法》及其他预算管理办法的有关规定,在系统中设定模板和式样,要求对各个项目申报依据进行详细测算,细化为单价与数量,如单位财经素养较高的,还可以细化至经济分类。二是建立预算开支范围和标准。开支范围是指在该项目申报依据内允许支出哪些预算事项,即该经费支出是否应该包含在该预算项目内,例如在“慰问费”中开支范围不包括购买办公用品;开支标准是指单价与梳理是否合理合规,即评判额度准确性的依据,如开展讲座时劳务费每人每次不得超过800元,在系统设置定额开支标准后将不能超过上限报销。如果单位没有建立预算开支范围和开支标准,或是预算执行过程中频繁随意调整开支范围及标准,会导致预算缺乏刚性与准确性,预算管理失效。
2、加强预算执行管控,做好事中控制。单位应落实预算全过程管理,在完成预算编制后,要实时跟踪、了解项目预算执行情况。因此,可以将专项资金管理办法和预算管理办法等相关制度与内部控制相融合,搭建基于内部控制的预算管理信息化系统,让各部门在系统中可以及时查询到直观、全面的数据信息,更甚者可以将预算绩效评价与预算执行相结合,若预算执行落后,评分较低的部门将被扣减来年的预算,由此提升预算执行效率,真正落实“花钱必问效,无效必问责”。
(二)收支管理信息化。建立完善的内部控制制度、确定收支范围与审批权限是行政事业单位收支管理工作顺利开展的前提条件。行政事业单位应该严格执行“收支两条线”管理模式,保证财务信息的可靠性和真实性。收支管理信息化建设可分为两步走:一是收入业务内控信息化;二是支出业务内控信息化。
1、收入业务内控信息化。收入业务除了需要贯彻岗位不相容制度,确保岗位独立性,还可以通过搭建基于内部控制的收入信息化系统,将单位收入,包括财政拨款收入、事业收入、其他收入等录入到系统中,接受实时审核与监督,不仅可以多重保障国有资产安全,还可以建立预警机制,增强资金监管。
2、支出业务内控信息化。在支出业务信息化系统中,应依据预算标准建立多维度的支出控制体系。首先,围绕“费用申请、报销审批、预算管控、资金支付”等流程,以费用报销为主导搭建网上报销、网上审签、商旅平台等信息化模块。一是可以建立统一的事前审批规程,例如在系统中设置在差旅平台选择出行方式时必须先获得领导审批。二是可以利用网上报销系统实现报销过程电子化,包括:与税务局打通发票验重的渠道,保证电子发票报销的一次使用性;与银行建立数据串联,匹配银行账号,减少因账号错误、空号、账号与持卡人信息不匹配等原因导致资金支付失败的情况;设定个人借款次数,建立“先债未清,后债不借”的管理体系,当借款超过限定次数后,借款人不得在报销系统中再次申请借款。三是网上审签,减少经办人员找领导的次数,将更多的精力放在主业上,真正实现“让系统多跑腿,人类少跑腿”,这也是大数据时代的智能驱动力所在。四是将支出项目与指标挂钩,当报销单据填报完毕后,系统将根据预设的指标匹配到该项目,搭建起账务处理与资金支付的桥梁。由此可见,支出内控信息化不仅满足了预算精细化、报销实时化、管理科学化的管理要求,还满足了内部控制的要求,帮助单位进行事前管理、事中控制、事后分析的全过程监管,提高单位内部管理水平。其次,建立费用报销标准化管理,在支出业务内控系统中可以预设各类支出标准,当经办人申报支出事项时,系统可以智能识别报销标准,如在申报差旅时,当经办人输入出差地点与时间后,系统在铁路运输部门系统中识别出交通票据,并根据出差时间与地点,系统自动根据报销标准测算出差旅补助,实现费用标准化管理。
(三)合同管理信息化。当前,部分行政事业单位合同管理仍以“建立台账、小账”的手工记账管理方式为主,缺乏统一、协同的平台管理,这不仅降低了审批效率,还暗藏巨大的风险。例如,业务部门的合同分多笔、多次支付,由于信息孤岛,在财务系统中无法匹配剩余未支付款项,有可能出现少付、多付、超付、漏付的情况,这隐藏了极大的财务风险。因此,行政事业单位应当尽快建立以“降低风险、提高效率、增强数据信息可靠性和关联性”为主旨的合同业务管理系统,运用大数据对合同进行全生命周期管理。例如,在合同签订前,整合征信数据、预算数据等信息,呈现合同范本;合同履行期间,可实时查询已支付与未支付合同款,并搭建预警机制,当系统检测出异常问题时,可以及时向管理者发送预警,实现对合同的风险管控。
(四)采购管理信息化。制度化与信息化是做好行政事业单位政府采购业务管理的两大抓手。制度化是采购业务管理的基础,而信息化是实现制度化的有力保障,二者相辅相成。在采购管理信息化系统中,可以自助开标、投标、评标与支付,根据单位采购需求,呈现招投标文件及购买合同,实现招投标的无纸化进程;还可以将政采监督管理平台搭建起来,实现数据互联互通,落实采购业务的信息化与规范化。
(五)资产管理信息化。当前,部分行政事业单位在国有资产管理中存在资产管理不到位、资产处置不当、资产核销不规范、资产管理与财务记账脱节等情况。开展资产管理信息化建设可以实现对资产全生命周期管理,对资产进行有效监管。例如,在购置资产时,可以在系统创建专属于每个资产的“身份证”标签;在资产领取或转移时,将标签转移到使用人,对资产进行精准定位与管理;在资产处置时,根据“身份证”标签对资产进行核销;在财务记账时,可以从资产系统中获取资产信息,将财务信息与资产信息互联,避免信息不对称。此外,可以在资产信息化系统中通过“报表分析”模块,快速对单位总体资产进行了解和追踪,实现对资产的有效管控,提升资产管理效率,保证国有资产安全。
(六)建设项目管理信息化。建设项目具有投资金额较大、周期长的特性,通过大数据与信息化建设,将建设项目信息及时地传输与储存,建立预警机制与内控风险点,多角度、多层次、多方面实现对项目进度、预算执行、项目资金的动态化分析与管理,促使行政事业单位提高对建设项目的风险管控,提升建设项目资金使用效率。
综上所述,行政事业单位基于内部控制视角,从预算管理、收支管理、合同管理、采购管理、资产管理、建设项目管理六大模块着手财务管理信息化建设变革与转型,有助于推动单位财务管理创新与革新,优化管理流程,打破信息孤岛的壁垒,促进信息整合与资源配置优化,提高行政事业单位财务管理水平。
(作者单位:北部湾大学)
主要参考文献:
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[5]王长源.探讨大数据背景下事业单位财务管理信息化建设[J].投资与创业,2023.34(24).
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