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| 高校工资管理浅议 |
| 第754期 作者：□文/彭聪聪 时间：2025/6/1 14:23:30 浏览：38次 |
［提要］ 工资管理对于高校吸引、保留、激励人才至关重要。本文通过分析高校工资管理现状及特点，对管理过程中可能存在的三大风险因素进行分析。在此基础上，根据COSO委员会出台的《内部控制指引规范》，提出高校薪资内部控制建设途径。
关键词：高校；薪酬管理；COSO理论
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2024年11月26日
作为高校工作的重要组成部分，工资核算密切关系到学校每一位教职工的切身利益。但工资核算却是一项复杂的工作，在收集人员基本信息的基础上准确核定教职工的基本工资、津补贴以及绩效工资并非易事，需要部门间及时的信息共享、核算人员对工资政策的熟练掌握及运用能力、数据处理能力以及有效的审核。因此，要做好工资核算，既要有完善的工资核算管理机制，又要有严谨专业的从业人员。但目前高校工资管理中仍存在一些问题，比如手工核算为主，工作量大、准确性低；缺乏系统，工资核定与人事管理数据存在偏差；部门间信息共享不及时、失真，等等。这些问题一定程度上影响了高校工资管理工作的开展，不利于高校吸引、保留和激励高层次人才，最终会制约科技创新以及学校的发展。因此，分析高校工资管理中存在的风险因素并制定相应的内部控制制度至关重要。
一、高校工资管理概述
高校薪酬管理作为人事管理的重要组成部分，对于学校吸引人才、保留人才以及激励人才至关重要。因此，高校的工资管理不仅关系到全校教职工的切身利益，而且与学校的长远发展密切相关，是非常重要的一项工作。此外，工资支出占教育经费支出的比例较大，且工资核定工作程序繁琐，稍有不慎可能会导致较大的教育经费损失，不利于高校教学管理活动的积极开展。高校作为公益二类的事业单位，其人员构成通常分为三类：事业编制人员、劳务派遣员工以及临时工。劳务派遣员工以及临时工工资结构简单且年薪固定，人员占比较低，工资核算简单，因此本文主要讨论高校内部事业编制人员的工资管理问题。事业编制人员的工资构成分为三大类：基本工资、津补贴及绩效工资。基本工资由岗位工资、薪级工资构成，津补贴名目较多，绩效工资分为基础绩效以及奖励性绩效。其中，基本工资、津补贴以及基础绩效工资由国家统一发布的事业单位人员基本工资标准规定，奖励性绩效工资可以由学校在地方政府核定的绩效工资总量中进行分配。在进行月度工资核定时，学校劳资科通常只需要核定工资异动项，根据其他各部门提供的新进人员信息、考勤信息、岗位晋升信息等进行工资的调整，并将调整信息提供给财务进行工资核发。因此，做好高校工资管理，既需要各部门的协调配合，也依赖工资核算人员的专业素质。
二、高校工资管理特点
（一）政策性强。高校人员包括三类：在职在编人员、劳务派遣人员、临时人员，其中在职在编人员占90%以上，而劳务派遣人员和临时人员年薪固定，因此工资核定的主要对象为拥有事业编制的人员，而这部分人员的工资执行以国家及地方层面的相关政策文件为依据，具有较强的政策性。在核定在编人员工资时，需根据其学历、工作经历、拟聘岗位类别、级别等，参照现行事业单位人员基本工资标准，确定其对应岗位的岗位工资、薪级工资、津补贴以及基础绩效。如果工资经办人员没有参照最新的政策执行或对政策的解读有误，都会影响薪资核定的合规性与准确性。
（二）对及时性要求高。工资政策的执行需要确保及时性。通常在新的工资政策出台、新进教职工报到、人员岗位调整、人员退休及去世的下个月起便需要执行相应的工资标准。要确保工资执行满足及时性的要求，需要全面及时地收集人员异动信息，这依赖于与其他部门以及同部门其他科室间的工作对接。比如，从人事科、人才科获取新进人员信息，从离退处获取去世人员信息，以及各中层单位提供的考勤信息、师资科发布的岗位竞聘信息等。如果未及时执行相应的工资政策，可能会引发教职工的不满情绪，且会增加后期的工作量。
（三）手工核算为主、数据量大。高校教职工的工资除国家规定的基本工资外，还涉及各类津补贴、各类保险等代扣项目，名目多，通常一位教职工的工资可能由将近20个项目构成。如果学校有2，000名教职工，则涉及4万余个数据单元，数据量非常大。日常工资核定仅需处理异动项目，尚可以手工核算的方式应对，如果是涉及全校教职工工资的批量调整，如公积金调标、基本工资标准调标、社保年金缴费基数调整等，这种情况下仅依靠手工核算效率低、错误率较高，必须借助专门的软件进行核算。
（四）涉及多部门工作。工资核定所依据的信息几乎都来自于其他部门或者同部门的其他科室，劳资科仅在所收集的信息基础上进行工资调整。比如，需要人事科提供新引进人员的基本信息、师资科提供人员的岗位聘任信息、各单位提供的考勤记录、人才科提供高层次人才的聘用和薪酬信息、后保部提供水电费信息等，工资核算所依赖的数据来源多，需要各部门间频繁地沟通。
三、高校工资管理风险分析
（一）信息传递风险。高校工资层面的信息传递风险具体包括两个方面：一是信息传递不及时的风险；二是信息传递失真的风险。这两类风险都会导致当月的工资核定不准确。由于高校的工资核定依赖于其他多个部门提供的信息，而目前大部分高校尚未建立能够在全校范围内实现协同办公、数据实时共享的人事信息管理系统，学校内部各二级单位间的信息传递仍然以纸质文件为主，工作中待办事项处理的及时性严重依赖个人的工作习惯，尚未实现由管理系统进行待办事项提醒或对标准化的事项进行智能化处理。以笔者工作的单位为例，每个月10号发当月的工资，劳资科需要在当月月初3～5个工作日内完成当月的工资核定，并提交给财务进行核发，各相关单位需要在此时间前及时将所有涉及工资异动的信息提交给劳资科。各部门对接人员工作习惯的差异会导致工资异动的相关信息传递存在延误的风险。同理，工资异动的相关初始信息均由手工加工形成，缺乏相关的信息系统进行校验，难免会出现信息处理错误，进而导致信息传递失真的风险。
（二）数据处理风险。目前，大部分高校尚未上线工资管理系统，劳资科在进行工资核定时以手工核算为主。日常工资核定仅需处理异动项目，数据量相对较小，尚可以手工核算的方式应对。如果是涉及全校教职工工资的批量调整，如公积金调标、基本工资标准调标、社保年金缴费基数调整等，此种情况下仅依靠手工核算数据量大、效率低、错误率较高，且错误不易被发现，存在数据处理风险。
（三）法律与合规风险。高校属于公益二类事业单位，工资需要严格依照国家政策规定以及地方政府的相关规定执行，政策性较强，因此高校的工资执行会受到严格监管，既有来自学校内部审计部门的合规监管，也受上级政府部门的监管，同时绩效工资发放的总量也会受到地方政府核定的绩效总量的控制。有效执行国家工资相关的政策，一方面需要工资经办人员对国家现行工资政策进行正确的解读并严格执行；另一方面也需要相关人员及时了解并落实最新的工资政策。工资经办人员的专业性、与工资执行相关的内部控制制度是否健全等都会造成相关的法律风险。
四、高校薪资内部控制制度建设途径
财政部印发的《行政事业单位内部控制规范》对事业单位的内部控制建设提供了指引，但其重点关注预算管理、政府采购、收支管理等六个方面的重要内容，涉及全体教职工利益且涵盖财务与人力资源管理的薪酬管理却不在重点关注范围。COSO委员会在1992年提出的《内部控制指引规范》是内部控制领域最权威的文件。本文参照该《规范》中提出的内部控制基本规范五要素，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督，针对前文所述高校工资管理的三大风险，探讨高校薪资相关的内部控制建设途径。
（一）建立制度，改善控制环境。控制环境是指高层管理者对内部控制的重视程度，并通过建立内部控制制度来规范管理。对高校薪资管理而言，一方面学校应建立有效的制度保证与工资相关的文件按照政策以及学校内部工资管理规范来执行；另一方面学校应建立内部协调机制，确保与工资相关的跨部门工作可以正常运转。具体来说，学校应首先对现有的内部工资文件进行梳理，完善现存的内部工资规范；其次明确人事处、财务处以及各二级单位在薪酬核算中的责任，合理设置岗位，并选派专业人员从事薪酬核算工作，比如有学校财务工作经历的人员，设定相应的考核及奖惩办法，并畅通晋升机制；最后，学校应定期对负责薪酬核算的人员开展职业培训。
（二）设立目标风险，完善风险评估。风险评估是指对与薪酬相关的风险发生的可能性以及所致损失的严重程度进行估计。在对高校薪酬进行评估时，应首先设定目标风险，再分别对各目标风险进行评估并提出相关的应对措施。本文将根据前述与薪资核定的三大风险分别提出相应的风险因素以及风险控制措施。对于信息传递风险，其风险因素主要在于信息传递是否及时以及所传递信息的质量。而相应的风险控制措施主要是针对跨部门合作中其他部门负责工资对接的人员。对于这部分人员而言，提供工资异动的相关信息并非其主要工作，年底考核又由其所在二级单位领导负责，从而导致相关信息传递存在不及时甚至存在错误信息的情况。对此，一方面在学校内部的工资文件中，应当明确该部分人员的岗位职责，并制定相应的奖惩办法；另一方面应建立定期沟通机制，劳资科应当定期与各部门负责对接的人员会面，就工资工作进行双向沟通，以此提高工作效率并减少错误的发生。
对于数据处理风险，其风险因素主要是工资核算人员的数据处理技能、数据处理逻辑以及工作习惯等。因此，相应的风险控制措施主要是针对工资核算人员。对此，一方面学校应对负责工资核算的人员定期开展技能培训；另一方面在校内工资文件中应明确规定工资复核的流程，设置专门岗位负责检查录用人员的操作。在复核的实际操作中，可以考虑双重复核，即录入人员与复核人员同时对初始数据进行加工，并对最后的处理结果进行双重复核。
对于法律与合规风险，其风险因素主要是工资执行是否符合国家政策要求，是否存在贪污、受贿、侵占国有资产的行为，以及绩效工资的发放是否超过核定的绩效工资总量。对此，首先，学校应定期对工资管理人员开展职业道德教育培训，对全校教职工开展反腐倡廉教育培训；其次，学校应该加强内部监督，强化内部审计部门以及纪检监察部门在工资管理监督中的责任；最后，在进行绩效工资分配时，应提前做好数据测算，确保全年绩效分配总量不超过地方政府部门核定的绩效工资总量。
（三）综合运用控制措施防控风险。控制措施是指单位应当综合运用手动控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的手段，将风险控制在可以接受的范围内。控制措施一般包括：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。对于高校工资管理而言，具体包括以下几个方面：应当分别设置工资核算、工资复核以及工资发放、工资记账的岗位，不得由一人兼任上述四类岗位；工资的审批应当由有相应权限的负责人完成，对于重大的工资异动事项应当实行集体决策或联签制度，比如在年终绩效分配中，除人事部门的负责人签字外，还需由分管人事工作的校领导以及学校负责人签字；在绩效考评中，应当科学设置考核指标体系，对各二级单位以及全体教职工进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定教职工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。
（四）利用技术优化信息传递。《内部控制指引规范》中明确规定：“企业应当建立信息与沟通制度，明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行”。高校可以通过在全校范围内建立统一的人事管理信息系统，将教职工从入职报到到岗位晋升再到退休的全流程打通，实现信息在各节点共享，从而实现人事处与其他各二级单位协同办公，优化内部信息传递，提高工作效率。比如，新进教职工入职报到，由具有人事管理权限的同事在系统中录入人员的基本信息，根据其他各部门对人员信息的利用程度，将该人员的相关信息传递到劳资科、工会以及其所在的二级单位。在对该员工进行起薪时，根据传递过来的人事信息及系统中设定的工资核定规则，可自动核定人员起薪标准，而工资管理人员仅需进行审核。经审核的工资数据能够通过接口传递到财务系统中，由财务人员进行发放。由此可见，信息在系统内的共享以及依托技术实现标准化业务的自动化处理不仅极大地提高了工作效率，更重要的是避免了线下信息传递失真导致的工资核定失误的风险。
（五）加强内部监督。《内部控制指引规范》中对内部监督的要求如下：制定内部控制监督制度，明确内部审计机构内部监督中的职责权限，规范内部监督的程序、方法和要求。内部监督又分为日常监督和专项监督。对高校工资管理而言，日常监督采取以抽样检查工资异动相关文件的方式定期进行监督，而专项监督可以针对涉及全校教职工的工资批量调整事项进行监督检查，如基本工资调标、年底绩效发放等。针对监督检查中发现的问题，应当分析原因，上报学校负责人，对相关责任人进行追责，并制定相应的整改措施。
（作者单位：武汉轻工大学）
主要参考文献：
［1］颜蕾.高校工资管理系统建设的思考［J］.会计师，2021（01）.
［2］亓军堂.浅谈医院职工薪酬支付的内部控制及风险防御［J］.世界最新医学信息文摘，2017（17）.
［3］李丽.基于财务视角的高校工资管理体系构建［J］.教育财会研究，2017（04）. |
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