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| 智慧图书馆跨平台数据保密协议构建 |
| 第757期 作者：□文/周荣双 时间：2025/7/16 9:20:24 浏览：20次 |
［提要］ 随着智慧图书馆信息化程度的不断加深，与第三方机构的合作为图书馆带来技术的革新与服务的全面升级，然而这一合作过程也显著增加数据安全与隐私泄露的风险。本文通过文献查找和案例分析，紧密聚焦于高校智慧图书馆与第三方合作中的数据安全与隐私保护问题，探讨高校智慧图书馆与第三方机构签订《数据保密协议》的制定原则、执行策略以及持续优化路径，从而确保智慧图书馆在技术创新与服务升级的同时，有效保障用户的隐私权益。
关键词：智慧图书馆；个人信息保护；数据安全；数据保密协议
中图分类号：G254.1 文献标识码：A
收录日期：2024年9月26日
智慧图书馆不仅是信息资源的汇聚地，更是为用户提供个性化、智能化服务的平台。新技术的应用为读者带来了诸多便利，通过数据分析和挖掘，图书馆可以根据用户的借阅历史和兴趣偏好推荐个性化的图书、期刊或其他学术资源；智能检索系统可以更快速、准确地帮助用户找到所需信息，为用户带来更加智能、便捷和个性化的服务体验等。然而，新技术的应用也带来了个人信息泄露的隐患。首先，数据分析和挖掘技术可能导致个人信息被滥用，用户的借阅记录和搜索历史等敏感信息可能被用于不当用途。此外，智能化服务可能需要收集更多个人信息以提供更加精准的服务，但如果这些信息的采集和处理没有得到充分的用户同意和保护，就会增加个人信息泄露的风险。
在智慧图书馆建设过程中，与第三方机构的合作尤为重要。通过与专业技术提供商和数据管理机构等第三方紧密协作，智慧图书馆可以获得更先进的技术支持和服务，从而推进图书馆信息化建设的深入发展。然而，与第三方合作也带来了一系列新的问题和挑战，其中最为核心的是数据安全和隐私保护问题。为了确保双方权益，规范数据处理和使用行为，以及防止数据泄露和滥用，图书馆数据保密协议在高校智慧图书馆建设中扮演着至关重要的角色。本研究旨在探索高校智慧图书馆数据保密协议的设计、执行与持续优化路径，提出针对性的优化方案与建议，以强化高校智慧图书馆个人信息保护体系，进而为图书馆的长远健康发展奠定坚实基础。
一、文献回顾
在数字化时代，图书馆作为知识与文化的宝库，其运营模式正经历着前所未有的变革，第三方服务的深度融入成为常态，如云服务提供商、数据分析机构、技术维护公司等，它们为图书馆带来了效率与功能的飞跃。然而，这一合作模式也揭开了现有法律法规在数据保护领域的短板，尤其是在读者信息保护方面显得尤为突出。随着读者数据量的激增及其敏感性的增强，信息泄露的风险也随之放大。图书馆与外部第三方的合作链条中，任何一个环节的疏忽都可能成为信息安全的薄弱环节。特别是一些以盈利为驱动力的第三方机构，在追求效率与利益最大化的过程中，可能忽视了操作透明度，对数据保护的意识不足，甚至存在合规性缺失的问题。
众多学者深入探讨了用户隐私保护问题，特别是在图书馆与第三方合作的新背景下，他们细致分析了读者隐私泄露的根源，指出这既涉及客观因素，也涵盖了不容忽视的主观原因。客观方面：图书馆出于服务与管理需求，必须收集读者的个人信息，然而，在图书馆与第三方合作的过程中，从读者个人信息的收集、处理到存储的每一个环节，都潜藏着信息泄露的风险，这客观上对读者在个人信息处理活动中的合法权益构成了威胁，增加了其被侵犯的可能性。在智慧图书馆的时代背景下，由于技术研发能力的局限性和对多元化服务内容的追求，图书馆常与第三方机构合作，旨在为读者提供更加广泛且个性化的信息服务。然而，这一合作模式也伴随着挑战，即读者数据不可避免地经历了多渠道的流转、多主体的使用以及在多个环节的暴露，构建了一个错综复杂的流转环境，从而极大地增加了数据被非法获取、滥用或不当处理的风险。主观方面：在与第三方合作过程中，由于图书馆无法直接掌握和监管读者信息的安全管理，而第三方在合作过程中又可能未能主动承担起图书馆应尽的读者信息保密责任，甚至在利益驱动下，第三方机构可能会更加无顾忌地对读者数据进行深度挖掘与利用，从而加剧了读者隐私泄露的风险。同时，在使用第三方平台收集、存储读者个人信息的过程中，工作人员的行为存在泄露风险。
二、第三方数据使用协议内容
为了确保用户数据的安全，图书馆与第三方签订详细且严谨的数据保密协议显得尤为必要。协议需清晰界定保密信息范畴，明确使用限制、保存期限及双方责任。双方应深入讨论，确保条款既合理又公平，覆盖数据处理的每个细节。违约条款应严格，以约束潜在的不当行为。同时，协议应规定合作终止后的数据处理与保密义务解除条件，保护用户隐私不受侵害。通过充分沟通与协商，达成共识并正式签署协议，为图书馆与第三方的合作奠定坚实的数据安全基础，让读者安心享受服务。
（一）约定保密信息的内容，制定管理要求。保密协议应清晰界定哪些具体信息为保密内容，明确双方保密义务与责任的具体范围，这关系到保密义务和责任的范畴。在数据保密协议中，数据提供方倾向于将保密信息的范围设定得尽可能广泛，以确保其披露的所有敏感信息均能得到充分保护，避免信息泄露带来的潜在风险。相反，接收方则可能希望保密信息的定义更为狭窄且具体明确，以便于操作执行，并减少因过于宽泛的保密要求而可能带来的不必要负担和限制，这种平衡需要在协议中妥善处理，以确保双方权益得到保障。
（二）保密期限。在设定保密期限时，图书馆与第三方需细致考虑多重因素以确保其合理性与适用性。首先，信息的敏感性和价值是核心考量点，对于那些高度敏感或具备长期战略意义的信息，应设定相对较长的保密期限，以充分保护其不被不当披露。反之，对于一般性信息或时效性较强的内容，则可适当缩短保密期限，以兼顾效率与灵活性。其次，合作项目的周期及其后续规划也是决定保密期限的关键因素，保密期限应与项目执行时间相契合，并预见到项目结束后可能发生的后续合作或数据传递需求，以维护双方合作关系的连续性和稳定性。最后，必须严格遵守相关法律法规对保密期限的明文规定，确保保密协议的合法性与执行效力，从而构建一个既保护信息安全又符合法律规范的合作环境。
（三）保密责任。在信息保密责任方面，图书馆与第三方合作时，必须构建一套严密的保密管理体系，确保双方均能有效履行其保密义务。具体而言，双方应明确告知所有可能接触到保密信息的员工，他们肩负着严格的保密责任，这种责任不仅限于在职期间，即便离职后，若因个人原因导致保密信息泄露，其仍需承担相应的经济和法律责任。这一条款在保密协议中应被清晰界定，以强化员工的保密意识，防止信息外泄。另外，保密协议中还应详细规定，数据使用方（第三方服务提供商、技术合作伙伴等）必须谨慎、妥善地持有和管理图书馆提供的所有保密信息，包括但不限于读者隐私数据、图书馆运营策略、技术细节等。数据使用方应采取一切合理且必要的保密措施，如建立严格的访问控制机制、实施数据加密、定期进行安全审计等，以确保保密信息的完整性和安全性。同时，保密协议还应明确禁止数据使用方以任何形式（包括但不限于口头、书面、电子等）向任何无关人员泄露保密信息。
（四）保密义务及知识产权归属。在图书馆与第三方签署的保密协议中，图书馆通常会特别强调，保密协议的签订并不构成对其所拥有知识产权的转让或授权。这意味着，尽管接收方（如技术服务商、数据库提供商等）在合作过程中会接触到图书馆提供的各类信息，但这些信息的所有权仍归属于图书馆，接收方无权将其视为自己的知识产权进行使用或处理。具体而言，图书馆会明确要求接收方仅在协议明确约定的目的和范围内使用保密信息。接收方必须严格遵守这一限制，不得擅自将保密信息用于其他目的，尤其是不得将保密信息用于专利申请或开发类似技术，以避免对图书馆的知识产权造成侵害。同时，图书馆还应规定，接收方仅能在其自身业务系统项目的开发中使用保密信息，且这种使用必须是为了实现协议约定的合作目标。接收方需确保保密信息在其内部得到妥善管理和保护，防止未经授权的访问、复制、传播或泄露。通过明确知识产权归属、限定使用目的和范围、加强内部管理等措施，图书馆可以有效维护自身的合法权益，促进与第三方合作的顺利进行。
（五）违约责任。在图书馆与第三方签署的保密协议中，对于保密义务的严格遵守是双方合作的基础。然而，若有一方未能履行其保密责任，导致保密信息不慎泄露，这不仅可能严重损害图书馆及其用户的合法权益，还可能对图书馆的业务运营和声誉造成不可估量的损失。因此，保密协议中通常会明确规定，一旦发生保密信息泄露事件，非违约方有权要求违约方承担相应的赔偿责任。图书馆在与第三方合作时，应高度重视保密协议的签订和执行，确保合同条款明确、合理，并加强对合作方的监督和管理，以最大限度地降低保密信息泄露的风险。同时，图书馆也应建立完善的应急响应机制，一旦发生泄露事件，能够迅速启动预案，采取有效措施减少损失，并依法追究违约方的责任。
（六）解除协议条件。要注意明确保密协议终止后各方的义务：是否需要将保密信息返回给提供方或销毁。如果有需要，双方应就返回或销毁的具体方式和时机达成一致。根据协商达成的协议，接收方应按约定方式将保密信息归还给提供方或进行销毁。特别要注意的是，衍生资料（基于保密信息做的报告材料等）是否需要返回或销毁。销毁可以通过物理销毁（如文件粉碎、烧毁）或数字销毁（如数据清除、加密）等方式进行。接收方应妥善记录保密信息的返回或销毁过程，并保留相关的证明文件。
三、数据保密协议优化建议
（一）规范实施与管理保密协议，保障协议执行的合规性。图书馆亟须部署一系列策略以强化保密协议的管理与执行。首先，确立详尽的保密协议管理政策与操作指南，细化从协议订立、执行监控到修订更新的每一步骤，明确职责划分与操作规范，确保所有环节均遵循法律规章与内部管理制度。其次，构建完善的内部管理体系，界定保密协议管理的职责与权限边界，设立高效机制以应对违规事件，保障协议执行的合规性。最后，图书馆应保持对保密协议的动态审视与适时更新，紧跟法律法规变化与业务发展需求，确保协议内容始终与外部环境相契合，为图书馆的智慧化进程筑起坚实的隐私与知识产权保护屏障。
（二）跨部门协作协商，优化协议条款以达双赢。在图书馆执行保密协议评审与签署流程时，严格遵循内部既定规章制度，旨在维护评审流程的高度规范与合法性。此过程核心由图书馆引领，携手学校法务部等相关部门，形成跨部门协作团队，对协议条款实施全面而细致的剖析与审核。一旦发现任何偏离馆内制度或引发争议的内容，团队将立即启动反馈机制，积极与协议对方进行开放对话与协商，力求达成双方满意的条款调整。此种协作与沟通机制，不仅强化了保密协议的法律效力与执行性，也为双方构筑了稳固的合作桥梁与信任基石。
（三）加强培训，提升职工保密意识与执行力。开展保密协议的宣贯工作，包括介绍协议内容、意义和执行要求，确保全员理解和遵守规定。组织相关培训和教育活动，提升技术人员的保密意识和执行能力。制定操作规程，明确责任分工、流程和执行标准，以确保协议执行符合规定。建立监督检查机制，定期检查执行情况，及时解决问题，保证协议有效执行。加强保密信息的管理和保护，采取必要措施防范风险。如有违规情况，共同商讨并制定应对措施，防止类似问题再次发生。
综上，数据保密协议的制定意味着对于个人信息保护的重视和规范，它不仅是对隐私权的保护，也是对数据安全的重要保障。通过数据保密协议，规范了信息的获取、存储、处理和利用流程，确保数据不被未经授权的访问或使用。同时，数据保密协议也为图书馆与第三方合作提供了法律依据和规范，明确了数据共享的条件和限制，降低了信息泄露和安全风险。因此，制定数据保密协议不仅有利于维护用户隐私权和数据安全，也有利于降低法律风险，促进智慧图书馆的健康发展和持续创新。 （通讯作者：陈炎华）
（作者单位：广东海洋大学）
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