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| 大数据时代企业会计档案信息化管理策略 |
| 第757期 作者：□文/王一苇 时间：2025/7/16 9:47:44 浏览：39次 |
［提要］ 随着大数据时代的到来，企业会计档案信息化管理面临着前所未有的机遇与挑战。本文旨在探讨大数据时代背景下，企业会计档案信息化管理的意义、目的、现状以及存在的问题，并提出相应的优化策略。
关键词：大数据时代；企业会计档案；信息化管理；优化策略
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2025年1月9日
随着信息技术的飞速发展和互联网的普及，大数据已经成为推动社会进步和企业发展的重要力量。在企业运营过程中，会计档案作为企业经济活动的重要记录，其管理水平和效率直接关系到企业的财务状况和经营决策。在大数据时代背景下，如何加强企业会计档案的信息化管理，提升管理效率和安全性，已成为企业亟待解决的问题。
一、大数据时代企业会计档案信息化管理的意义
（一）适应时代需要，加速企业会计系统现代化转型。随着大数据、云计算等技术的快速发展，信息化已成为现代企业运营的基石。会计档案信息化管理作为企业管理信息化的组成部分，利用ERP（企业资源规划）、CRM（客户关系管理）等集成先进的IT系统和工具，实现会计数据的即时采集、处理与分析，提升会计工作的自动化水平，减少人为错误，使会计系统能快速地响应市场变化，为企业的战略决策提供实时、准确的数据支撑，促进会计职能的拓展，从传统的记账、核算向财务分析、成本控制、风险管理等更高层次转变，助力企业构建现代化财务管理体系。
（二）确保资料安全，优化会计档案存储与检索机制。传统的纸质会计档案占用大量物理空间，易受自然灾害、人为失误等因素的影响，存在较高的丢失和损坏风险。而信息化管理方式采用电子数据存储，大幅减少物理存储需求，利用加密技术、备份机制、访问控制等手段，保障会计档案的安全性和完整性。借助高效的数据库管理系统和智能检索工具，会计档案的查找和调用变得异常便捷，无论是历史数据还是实时数据，都能在短时间内被精确获取，极大地提升工作效率和用户体验。
（三）促进资料共享，增强企业内外部协同能力。在大数据背景下，信息的流动与共享成为企业竞争力的关键。会计档案信息化管理以构建企业内部网络、云平台等基础设施，打破部门壁垒，实现会计档案在企业内部的无缝流通和高效利用，促进财务部门与其他业务部门之间的紧密合作，增强企业与供应商、客户、合作伙伴等外部实体的信息共享，提升整个供应链的协同效率和响应速度。借助大数据分析技术，企业可从海量的会计档案中挖掘出有价值的信息，为产品优化、市场拓展、成本控制等决策提供科学依据，推动企业的创新发展。
（四）助力决策优化，提升企业管理水平和竞争力。会计档案是企业经营活动的历史记录，是未来规划的主要依据。信息化管理方式使档案得以快速转化为可分析的数据资产，采取数据挖掘、预测分析等手段，企业能更深入地理解市场趋势、客户需求、成本结构等关键要素，制定出更精准、前瞻的经营策略，促进企业内部的透明化管理，增强管理层对业务活动的监控能力，及时发现并纠正问题，降低经营风险，提升企业的管理效率，为企业的战略转型和持续发展提供强大的数据支撑和决策支持。
二、大数据时代企业会计档案信息化管理的目的
大数据时代企业会计档案信息化管理的目的，是多维度、深层次的战略目标，旨在采用技术的革新与应用的深化，全面提升企业会计档案的管理效能，促进企业的数字化转型与可持续发展。在大数据时代，企业会计档案信息化管理的首要目的是引入先进的信息化技术和工具，实现会计档案的数字化、自动化处理，大幅提升档案管理的效率与精准度。传统的手工档案管理方式耗时费力，且易出错，而信息化管理则能够自动完成数据的录入、分类、存储、检索等流程，减少人为干预，提高处理速度，确保数据的准确性，减轻会计人员的工作负担，使他们能有更多精力投入到更高层次的财务分析与管理决策中，提升整个会计系统的运行效率与响应速度。
随着数据泄露、网络攻击等安全威胁日益严峻，企业需对会计档案进行更严格的安全管理。信息化管理采用加密技术、访问控制、数据备份与恢复等措施，有效保障会计档案的安全性与完整性，防止数据被非法访问、篡改或丢失，帮助企业遵守相关的法律法规与行业标准，确保会计档案的合规性，避免因违规行为而引发法律风险与声誉损失。
三、大数据时代企业会计档案信息化管理现状及问题
（一）信息技术在会计档案管理中的应用情况。随着信息技术的不断发展，越来越多的企业开始将信息技术应用于会计档案管理中，引入先进的信息化系统和工具，企业实现会计档案的数字化存储、快速检索和便捷共享。一些企业还利用数据挖掘和分析技术，从会计档案中提取有价值的信息和数据，为企业的决策分析和风险管理提供有力的支持。
（二）企业会计档案信息化管理存在的问题
1、对会计档案信息化管理缺乏重视，信息化管理设施落后。尽管信息化技术在各个领域得到广泛应用，但在一些企业中，对于会计档案信息化管理的重视程度仍然不够。企业认为传统的纸质档案管理方式已足够满足需求，没有必要进行信息化改造，在信息化管理设施方面投入不足，信息化管理水平低下。一些企业虽引入信息化管理系统，但缺乏专业的技术人员和维护人员，系统无法正常运行或出现故障时无法及时解决，影响会计档案的管理效率，对企业的经营活动造成不良影响。
2、会计人员素质不达标，综合能力参差不齐。会计人员是企业会计档案信息化管理的关键人员。在部分企业中，会计人员的素质和能力参差不齐，无法满足信息化管理的需求，对于信息化技术的了解和应用不够深入，无法熟练操作信息化管理系统，缺乏数据分析和挖掘的能力，无法从会计档案中提取有价值的信息和数据。此外，一些会计人员缺乏团队协作和沟通能力，无法与其他部门进行有效沟通和协作，影响了会计档案信息化管理的效率和质量，对企业的整体运营造成不良影响。
3、会计档案制度不完善，规范性有待提高。企业没有制定明确的会计档案管理制度和流程，会计档案的管理存在混乱和随意性。有些企业虽制定了相关制度，但缺乏有效的执行和监督机制，制度无法得到有效落实，企业在会计档案的归档、借阅和销毁等方面存在不规范的行为，如归档不及时、借阅手续不完备、销毁不彻底等问题时有发生，影响会计档案的安全性和完整性，给企业的经营活动带来潜在风险。
4、存在巨大安全隐患，商业秘密存在被窃取风险。在信息化时代，网络安全问题日益突出。企业在会计档案信息化管理过程中存在巨大的安全隐患，商业秘密存在被窃取的风险。企业没有建立完善的网络安全防护体系，系统容易受到黑客攻击和病毒侵袭。有些企业在处理敏感数据时缺乏严格的安全措施和保密意识，将敏感数据存储在公共云平台上、使用弱密码或未加密的通信方式传输数据等问题时有发生，致使数据泄露和丢失，对企业的声誉和利益造成严重损害。
四、大数据时代企业会计档案信息化管理优化策略
（一）强化物质保障，完善会计数据保管系统。加大投入力度，提升信息化设施水平。企业应选择高性能的服务器、存储设备、数据库管理系统等性能稳定、功能强大的信息化设备和系统，以保障会计档案的高效存储、处理和访问。企业还要关注云计算、大数据处理等新技术的发展，以便在必要时进行技术升级。搭建内部网络，实现会计档案在企业内部各部门之间的快速流通和共享。搭建云平台，以实现会计档案的远程访问和备份。云平台的选择基于安全性、可靠性和可扩展性等因素进行综合考虑。建立完善的会计数据保管系统，以确保会计档案的安全性和完整性。制定明确的归档策略，规定会计档案的存储期限、存储方式等。建立备份策略，定期对会计档案进行备份，以防止数据丢失。备份策略应包括备份频率、备份方式（如全量备份、增量备份等）以及备份存储位置等。定期对会计档案信息化管理系统进行维护和更新。系统的稳定性和可靠性是会计档案信息化管理的关键。关注软件版本的更新情况，及时更新软件版本。新版本通常包含更多的功能和安全修复，提高系统的安全性和稳定性。定期对系统进行漏洞扫描和故障排查，及时发现和解决潜在的安全隐患和问题。对于发现的漏洞和故障，尽快进行修复和处理，保障系统的正常运行。
（二）强大人才队伍，招募和培养优秀会计档案管理人才。招募具备信息化素养的会计人才。企业在招聘会计人员时，将信息化素养和数据分析能力作为重要考察指标，在招聘广告中明确列出相关技能要求，如熟悉会计软件操作、掌握数据分析工具等，保障应聘者具备基本的信息化技能。除基本的面试和笔试外，企业还可采取实际操作测试、案例分析等方式，全面评估应聘者的信息化素养和数据分析能力，帮助企业筛选出既具备会计专业知识，又擅长信息化操作的复合型人才。加强会计人员培训和能力提升。企业定期组织内部培训课程，邀请内部专家或资深员工分享信息化技术和数据分析方法。课程可涵盖会计软件操作、数据分析工具使用、信息安全等方面，帮助会计人员掌握最新的知识和技能。鼓励会计人员参加行业内的培训和研讨会，了解最新的行业动态和技术趋势，拓宽会计人员视野，提升专业素养，有助于企业获取行业内的最新信息。建立团队协作和沟通机制，定期组织会计部门与其他部门之间的交流活动，如座谈会、研讨会等，加强部门间的联系和沟通，促进信息共享和资源整合。建立内部信息共享平台，方便会计人员与其他部门之间的信息传递和共享，提高工作效率，减少沟通成本，有助于企业更好地掌握整体运营情况。制定明确的沟通流程和规范，确保会计人员与其他部门之间的信息传递及时、准确、有效。
（三）加强制度保障，形成完整监督管理体系。完善会计档案管理制度。制定详细的会计档案管理流程，从档案的收集、整理、归档、借阅到销毁，每一步都应有明确的操作指南和责任人，保障会计档案在处理过程中的规范性和连贯性。归档标准是会计档案质量的关键，企业应明确会计档案的归档范围、格式要求、存储期限等，使所有档案都符合统一的标准，便于后续管理和利用。借阅会计档案要严格遵循审批流程，只有经过授权的人员才能借阅，并记录借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，以便追踪和审计。对于已到期或无需继续保存的会计档案，制定明确的销毁流程和要求，包括销毁前的审批、销毁方式的选择、销毁过程的监督等，使销毁过程合法合规，避免信息泄露。建立完整的监督管理体系。制定详细的检查标准和评估指标，涵盖档案完整性、安全性、利用效率等会计档案管理的各个方面，以便定期进行评估和改进。设立专门的监督机构或指定专人负责对会计档案信息化管理的监督，使各项制度得到有效执行。监督人员应具备专业知识和丰富经验，能及时发现和解决问题。定期开展内部审计和自查，对会计档案管理进行全面检查和评估，发现潜在的风险和问题，及时采取措施进行整改，保障会计档案信息化管理的质量和安全。
加强对会计档案管理制度的执行和考核力度。制定详细的考核标准和奖惩机制，对会计档案管理制度的执行情况进行定期考核和评估。对执行良好的人员给予奖励，对违规行为给予严肃处理，以儆效尤。定期对会计人员进行考核和评估，了解他们对会计档案管理制度的掌握和执行情况，发现存在的问题和不足，及时进行培训和指导，提高会计人员的综合素质和业务能力。
（四）加强技术保障，确保会计档案的安全性
1、建立完善的网络安全防护体系。部署防火墙和入侵检测系统，防火墙作为网络的第一道防线，能阻止未经授权的访问和数据泄露。入侵检测系统则能实时监测网络流量，识别并防御潜在的攻击行为。选择高效、可靠的防火墙和入侵检测系统，定期进行配置更新和性能优化，从而有效抵御外部威胁。对会计档案数据进行加密存储和传输，使用AES、RSA等先进的加密算法和技术，对敏感数据进行加密处理。对通过网络传输的数据，采用SSL/TLS等安全协议进行加密传输，保障数据在传输过程中的安全性。
2、实施严格的访问控制策略。根据不同用户的职责和需要，为其设定不同的访问权限，只有授权用户才能访问相关会计档案，降低数据泄露的风险。对敏感数据的访问，还应实施双因素认证等额外的审批流程。建立详细的访问日志记录机制，记录用户的访问时间、访问内容、访问结果等信息，及时发现和处理异常访问行为。定期对会计档案数据进行备份，以便在数据丢失或损坏时能及时恢复。备份数据应存储在安全可靠的地方，制定详细的数据恢复预案，明确数据恢复的流程和责任分工。在数据丢失或损坏时，迅速启动预案，按照既定的流程进行数据恢复工作。预案还应包括应急演练计划，以检验预案的有效性和提高员工的应急响应能力。
3、加强员工安全意识培训。企业应定期举办安全知识讲座，邀请网络安全专家或内部安全团队为员工讲解网络安全和信息安全的最新动态和防范技巧，提高员工的安全意识和防范能力。
综上所述，随着信息化技术的不断发展和创新，企业会计档案信息化管理将迎来更加广阔的发展前景和机遇。企业应积极适应时代发展的需要，不断探索和创新管理模式和方法，为企业的发展注入新的活力和动力。
（作者单位：江西省烟草公司吉安市公司）
主要参考文献：
［1］柯友谊.“互联网+”背景下会计档案创新型管理策略研究［J］.兰台内外，2024（30）.
［2］张兰.会计电子档案信息化管理探析［J］.商业2.0，2023（23）.
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［4］张汀.数字经济时代下企业会计档案管理问题研究［J］.质量与市场，2023（03）.
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