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| 高职院校科研经费管理系统优化思考 |
| 第768期 作者：□文/宋国龄 时间：2026/1/1 15:46:19 浏览：10次 |
［提要］ 在国家全面深化科研经费管理改革和推动职业教育高质量发展背景下，高职院校科研经费管理系统优化升级对提升科研管理效能、服务技术创新具有重要的现实意义。本文立足于高职院校，系统梳理科研经费管理系统存在的问题，深度剖析其根源因素，并从流程再造、系统融合、服务保障三个维度提出优化对策，旨在构建全流程闭环管理架构，推动科研经费管理系统高效运行，为高职院校科研活动提质增效提供支撑。
关键词：高职院校；科研经费；管理系统；数智化
基金项目：中国教育会计学会2023年面上研究课题：“新形势下进一步优化高职院校科研经费管理系统的实践与探索”（项目编号：JYKJ2023-129MS）
中图分类号：G717 文献标识码：A
收录日期：2025年6月26日
近年来，“放管结合、优化服务”始终是我国科研经费管理改革的主基调，各项政策制度中均明确提出需推进数智化建设破解科研人员面临的痛点。作为职业教育发展的主阵地，高职院校承担着培养高素质技术技能人才和开展应用技术研究的双重使命。在此背景下，优化高职院校科研经费管理系统，提升管理效率与质量，成为高职院校顺应政策导向和社会发展需求，维持院校高质量发展的必然选择。
一、高职院校科研经费管理系统建设现状
（一）管理流程不完整，功能模块覆盖不全。完整的科研项目管理周期应覆盖项目申报、立项审批、经费到款确认、立项拨款、经费使用、预算调整、结题审批与成果归档等多个管理流程，但当前科研经费管理系统建设初期缺乏科学、全面的业务流程梳理，功能模块设计上较为单一，存在设计缺陷。系统仅覆盖基础的项目申报、经费认领和成果信息填报，未实现预算调整、预算执行监控与绩效考核等业务的一体化管理。具体表现为：经费到款时，科研人员需要前往财务部门查询，票据开具后递交至科研管理部门；经费下拨时，需同时向科研管理部门和财务部门递交预算表；办理预算调整时，需线下提交主管部门审核后向财务部门递交申请材料。根据不同业务需求，跨多个平台、交多种材料、跑多个地点办理，将科研人员的时间和精力消耗于低效的材料填写、系统操作与跑腿中，严重制约了其工作效率。
（二）部门数据壁垒显著，管理协同机制缺失。科研业务涉及科研、财务、人事、资产、审计等多部门协同，但各部门数智化建设多聚焦于自身管理系统的建设，形成“信息孤岛”。科研系统主要用于项目申报、立项及成果管理等环节，记录着科研项目信息等关键数据；财务系统则主要用于经费报销、收支查询、预算执行监控等经费管理工作；科研设备的申购和入库需要进入资产系统；科研绩效数据的计算工作则需要在人事系统中完成。科研系统编制的预算数据无法实时、准确地同步至财务系统，导致财务在立项拨款与预算执行监控时依据滞后。在科研设备申购时，科研人员无法参照实时的设备费预算剩余额度，往往出现采购申请通过但无预算可列支的情况。跨部门协同未彻底实现，科研人员跨系统重复录入相同数据，不仅增加无效劳动，更导致各系统间项目数据与经费使用状态不一致，影响管理决策的准确性。
（三）智能支持能力薄弱，信息处理效率低。项目申报书和立项文件导入系统时，因缺乏数据完整性与有效性校验功能，需要科研人员人工进行二次检查补充，以保证信息的准确性和完整性。另外，系统缺乏智能工具对业务进行拆解、引导和分析，科研人员只能自行解读数据填报和业务办理的各种要求，耗费大量时间精力。预算填报时，缺乏同类项目历史预算数据、填报常见问题归纳参考和智能化建议，导致预算准确度不足。例如，科研人员对设备费和业务费下专用材料费中的内容对应就常出现混淆。后续经费报销时，实际可用预算超支，需履行预算调整手续后才可成功办理。预算执行监控中，无法对预算执行进度偏低的项目自动发出预警通知，也无法根据历史交易识别出频繁交易、金额拆分等异常经费支出行为。最终绩效评价时，因无法综合多维度数据、全方位地评估科研成果与经费使用效益，无法为科研决策提供有力的数据支撑。
二、高职院校科研经费管理系统建设问题剖析
（一）顶层设计不到位，方案缺乏科学论证。科研经费管理系统的建设是一项长期的系统性工程。在系统建设初期，未依据充分调研的结果结合学校实际情况论证建设方案，导致需求分析流于表面，系统功能设计偏离实际。顶层设计缺乏前瞻性与系统性，未对科研经费管理整体业务流程进行全面而深入的梳理与协同设计，各模块独立开发，导致系统运行各环节之间不能紧密顺畅地衔接，出现运转流程中断、责任划分不清等现象。
（二）内控建设不健全，体系缺乏管控意识。信息与沟通作为内部控制的五大要素之一，信息系统的搭建与畅通是使其有效实现的基础，机构人员设置健全、风险点识别防控到位和内部控制制度体系完整则是系统平稳运行的保障，不相容角色分离、有力监督和及时评价则是系统有效运行的关键。但是，高职院校内部控制建设理念比较薄弱。科研经费缺乏有效的管理体制，各科研管理部门修订的制度衔接不畅、职责边界模糊，导致系统模块设计和归属不清晰、不完整。同时，科研经费管理的关键风险点和不相容岗位未进行有效的识别与控制，这也造成科研经费管理系统运行效率低，监督机制难以有效发挥作用。
（三）业财融合不彻底，人员缺乏综合培训。一直以来，科研经费管理都秉承“重核算、轻规划”的传统理念，重点关注经费使用的收支明细。财务人员虽然具备专业的财务管理知识，但对科研项目具体的业务活动缺乏深入了解，无法为科研人员提供符合其项目特性的专业财务指导与支持，更无法根据科研人员实际需求构建有效的智能预警或数据分析模块，导致系统运行停留在基础核算和信息录入层面。而科研人员大多专注于专业技术领域，在项目开展过程中可能因不熟悉经费报销规定和业务办理步骤等情况，出现系统操作不当或缺少关键流程的现象。目前，高职院校尚未对科研人员和科研经费管理人员同步建立定期的培训机制，业财融合未彻底落地，无法推动科研经费管理系统高效运行。
三、高职院校科研经费管理系统建设优化对策
（一）流程再造，完善科研系统功能。一个科学有效的科研经费管理系统，最主要的是做到系统功能完善、流程简单、操作便捷。以流程优化再造为基础，引入智能化工具作为辅助，全面系统地完善科研经费管理系统功能。首先对立项申报、预算编制、经费使用和结题验收等科研业务的全部流程进行梳理和分析，减去繁杂重复的步骤；再基于推进数智化建设与提升服务的角度对流程进行全面而深入的统筹设计与优化；建立线上多端协同审批机制，内嵌审核规则，自动发送待办任务提醒，使各项审核流程不受时间空间限制，实现审批流程规范的同时大幅提升效率。
根据科研业务的种类，将系统功能划分为四大核心模块：项目管理、成果管理、经费管理和科研统计，各核心模块下再设置相关业务的子模块，将所有科研业务维护工作归入对应的模块中。对于专业性较强、理解难度较大的业务引入智能辅助工具。在科研人员填报预算时，将容易混淆的费用项列示出来，并根据项目种类和学科特性提出填报建议；经费报销时，系统自动识别发票内容、验证真伪、计算金额并填入对应的费用项；预算执行进度偏低时，自动发送预警短信，提醒科研人员。将政策制度文件和常见问题及解决对策在系统首页轮播，吸引科研人员点击查看。
（二）统一规则，推进系统深度融合。系统数据对接融合需要多个部门共同参与，构建跨部门协同机制，贯通科研业务的全部流程。与科研业务相关的业务部门（如计划财务处、科技处、资产处、人事处、二级学院等）依据共同目标，建立系统建设专项工作小组，安排专人对接跟进，共同参与到系统建设之中。根据国家科研经费管理政策，结合学校实际情况，制定统一的科研业务操作指南，使用相同的预算模板、费用项名称、资产分类等，确保数据口径一致，以系统自动抓取传送与人工定期核查导入相结合的方式实现数据共享。定期召开项目推进会议，针对数据对接过程中出现的数据丢失、推送中断等问题，共同商讨解决方案，形成科学有效的协同管理模式。
通过系统融合，科研人员填报项目信息后，预算数据可自动同步至财务系统用于款项下拨，申请报销时依据预算可用额度自动拦截超范围、超标准支出。申购的科研设备完成入账后，相关信息自动同步至资产系统，科研绩效发放数据由科研系统自动同步至人事系统，计入薪酬发放数据总量，做到系统互联互通、数据共享共用，为科研经费绩效评价提供决策支撑。
（三）服务升级，建立配套保障体系。科研经费管理系统的优化不仅需要重构系统，还需要建立以服务为导向的配套保障体系。上线智能问答机器人，将政策文件、常用附件、操作指南和重要通知等信息拆解维护进数据中心；针对个性化问题，可定向安排人员进行线上解答，满足科研人员随时随地的咨询需求。同时，线下开展“财务走访、政策巡讲” “一对一”课题组对接、预约上门培训等一系列活动，建立一个线上线下全方位覆盖的沟通渠道，聆听科研人员的实际需求和困惑，拉近和科研人员的距离，加深科研人员对经费管理要求的理解。对于日常经费管理过程中易出现的问题和科研人员关注的重点问题，财务人员可以对其进行归纳总结，将服务前移，延展服务内涵。
同时，业务部门需遵守数据安全管理制度，配合信息化管理部门加强网络安全防护，重视数据备份和数据恢复工作，确保项目数据的安全性和保密性。畅通意见反馈渠道，定期收集科研人员对系统使用及经费管理的意见和建议。积极组织系统操作培训和印发宣传材料，提高科研人员对科研经费管理系统的使用能力，保障系统高效平稳运行。
综上，本文立足于高职院校，系统梳理其科研经费管理系统存在的管理流程不完整、部门数据联动不足、智能支持薄弱等核心问题，深度剖析顶层设计不足、内控体系薄弱、业财融合不深等因素，并从流程再造、系统融合、服务保障三个维度提出优化对策，旨在构建全流程闭环管理架构，推动科研经费管理系统高效运行，为高职院校科研活动提质增效提供支撑。
（作者单位：南京工业职业技术大学）
主要参考文献：
［1］张梅.新型研发机构财务系统与科研系统信息化融合研究［J］.财经界，2025（12）.
［2］王朗.“放管服”背景下S高校科研经费管理财务信息化建设研究［J］.投资与创业，2023（05）.
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［4］陈莉，尚所林，李雄平.基于管理会计视角的高校科研经费管理改革研究［J］.商业会计，2023（17）.
［5］黄娜，胡士尧，陈俊杰.浅谈高校科研管理系统与财务核算系统数智化建设路径［J］.财经界，2025（08）.
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