［提要］　随着信息时代的飞速发展，高校逐步采用网络信息报账系统取代传统人工报账方式，但由于高校经济业务更加复杂多变，随之而来也出现了一些新的问题，本文就此提出优化建议。

关键词：信息化；财务报账流程；优化

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2016年10月22日

一、高校财务报账现状

目前，高校财务基本已经采纳了网上自助报销系统进行报账。一般来讲，网络自助报账包含的流程是：报账人员登录网上自助报账系统，选择报销的经济业务类型，选择支出的经费项目，根据报销的实际内容选择经济分类科目，录入金额和原始凭证附件份数，选择支付方式，录入银行账号、经办人名字及联系手机号码等，录入完毕后提交并打印网报单，报账人员将网报单和按规定整理好的原始凭证装订在一起，找相关负责人和部门签字盖章，然后递交财务初审人员审核，初审通过即可打印回执，并移交给分配的二审财务人员，二审财务人员审核录入网报单，系统最后自动生成记账凭证。某高校自从全面展开实施网络自助报账以来，改变了以前排队取号、等叫号、通宵排队等现象，凭单制作量也大幅提升，报账效率提升三倍以上。与传统报账方式相比，实现不受时间地点限制的报账工作，提高工作效率，提高经费使用效率，提高教职工的满意度和财务部门自身形象。

二、高校财务报账中存在的问题

（一）单据返工率高。自从实施网络报账后，财务报账经办人员不需要亲自到财务处等待单据处理完毕，单据本身可能存在一些问题在初审收单阶段并没有被发现，而在后续单据审核、复核、出纳等阶段才被发现，财务人员需要通过电话、短信、QQ等多种途径联系经办人员进行沟通解释，耗费大量的制单时间，增加沟通成本，并且沟通效率不高。如果单据存在的问题不能及时解决，财务人员还要删除原来的凭证单，经办人员要另行填制网报单重新进行单据审批审核报账流程。据调查，某高校自从网报业务增加后，财务网报相关人员人均每日网报返工单量（包括有问题需要催促退单的、有问题不需要退单但需要补齐手续的、有问题不需要退单不需要补齐手续但需要打电话确认信息无误的等）约5份，人均每日网报制单总量约25份，也就意味着人均每日退单量约20%，也就是说正常工作时间内的20%是被有问题的单据所耗用的。此外，如果财务人员和经办人员之间还存在沟通不畅，导致双方情绪激动，造成单据错误重复的返工率可能更高。如果经办人员因故拖延取回单据时间，财务人员因保留单据存在遗失单据附件资料的风险增加，同时查找退回单据的耗时也要相应增加，导致财务报账的时间成本无形增加，严重影响财务报账效率。

（二）单据审批缓慢。高校实行财务审批“一支笔”制度，不同类型的经济业务、不同科研经费项目报销或报销金额等的差异，导致各种经费项目报销需要多个部门不同层级负责人的层层审批签字盖章等，各种需要的审批环节必不可少，并且还需要在一定的财务报账时间内报销完毕，如果超过该时间段，则单据需要进入重新填报审批流程。但由于高校各个部门领导、相关负责人往往身兼数职，无法保证随时在岗，因此延误不少报账时间。

（三）报账人员财务知识缺乏。财务报账经办人员往往是学生或老师本人，一般都不具有财务相关报销常识，不了解财务报销流程，对如何辨别正规且完整的财务票据、如何粘贴财务票据、如何正确录入网络报账信息等知识缺乏。即使经过一两年的报账训练，学生基本掌握了财务报账常识，但也面临着毕业和新的经办人员交接工作问题，上述现象又反复出现。

（四）单据审核效率低。由于经办人员对业务的不熟悉，可能导致单据粘贴的不规范和随意性，财务人员在审核过程中，需要对凌乱无章的票据进行重新梳理粘贴，重新分类整理，并且重新计算、修改，需要耗用大量时间和精力，工作效率低下。

（五）财务规章响应不及时。一般财务规章从出台到落地，还需要跟其他部门或者内部进行协商和计划，才能保证将财务规章精神无偏颇地应用落实。在这个过程中，主要有来自两方面的压力：一方面是财务人员不能准确理解财务规章制度，不能及时按照相关要求进行审核执行，并且不同的财务人员对于政策的理解不一致，导致报销尺度不一致，给经办人员造成故意被刁难的心理意识；另一方面由于信息不一致，经办人员不能获取及时更新的财务报账相关政策规定，导致单据返工，增加经办人员各个部门奔波的时间成本，并从心理上增加对财务报账的抵触情绪。

（六）财务信息化建设滞后。随着财务规章制度的相继出台更新，财务软件信息技术的应用也需要提供相应的配套支持，才能提高凭证制单效率，保证财务数据信息的完整和准确，并为信息相关者提供决策有用的信息。但是高校财务人员大多仅仅具备财务知识，计算机应用技术水平不高，因此无法及时跟进财务软件的更新优化。而软件供应商售后服务人员有限，全国各大高校大多数使用专门的高校财务软件，因此一旦出现升级维护或问题反馈，不能同时响应多所高校，导致问题处理不及时，影响财务报账效率。目前大部分高校的信息化建设水平仅仅能满足基本账务处理，财务分析停留在经费收支情况、财务状况分析的层面，不能满足信息决策者的需要。以某高校为例，网报系统已经相对完善，但是在预算经费信息及时更新方面还存在不足，财务软件对于预算调整后的额度不能及时通过网络报账平台反映，就会出现教职工了解到的经费预算信息与财务人员掌握的经费预算情况有出入的现象。

（七）财务人员水平素质有待提高。财务人员的素质包括两方面：财务人员专业能力和服务态度。首先，因财务工作任务重、工作压力大、薪资水平参差不齐等因素导致离职率高，财务人员流动性大，导致财务人员培训的时间成本大大提高，降低整体工作效率，影响财务人员专业水平。再加上，新业务的持续不断出现，财务工作人员要不断学习进步，才能适应这些新变化，比如上级部门颁布或下达新的文件或通知、教师出国交流进修学习的机会逐年增加、规定之外的情况出现的处理办法等，这些挑战不断给财务人员带来工作上的困难，同时也提出进一步新的素质要求；其次，财务人员轮岗制度导致财务人员对于新接手的业务不熟悉，制单效率低下、速度缓慢，从而引起报账人员的不满，同时容易产生对工作不满的抵触情绪，长此以往会影响工作的积极性，从而影响财务报账效率。

三、高校财务报账流程优化建议

（一）建立高效沟通渠道。财务部门充分利用财务网络报账系统，将财务报账流程手册、常见问题及处理、不同分类经济业务的报销要求、财务票据的真伪辨别和粘贴要求以及其他一些规范要求等，在网络系统上通过流程化导图、视频、PPT演示等多种方式发布；及时更新网站系统上的相关财经法规政策、学校相关报账规章制度以及财务报账规定要求等；通过建立财务报账咨询的QQ群、微信群等，要求相关财务人员定期在各个平台上整理收集意见并且进行集中解答，同时将相关问题整理成文件册上传到平台永久保存，减少相同问题的重复解答概率，方便师生们下载积累学习；二级部门内部也可以建立一个交流平台，了解一线师生们的疑惑和诉求，并根据具体问题具体处理；对现有的财务网络报账系统进行优化升级，财务人员可以将需要返工的单据反馈信息录入系统，在网络系统实时同步更新，财务经办人员和经费主管可以同时登陆账号进行查看，减少财务人员联系沟通的时间成本，降低单据返工率，提高财务报账效率。此外，对通过最终审核的网络报账业务可以设置经办人短信通知提醒，比如对于涉及出纳环节的凭单可以在经费到账后将银行到账信息发送到经办人手机号码，对于不涉及出纳环节的凭单在复核完毕后即可收到审核成功的信息。

（二）完善网络签字审批程序。高校可以建立一个各部门集成信息系统，目前最为适合引入发展较为成熟的企业OA系统，能够随时随地方便快捷的进行信息共享，实现高效全面的信息采集、信息处理、信息查询和修改，极大地降低了信息沟通成本和时间成本。目前OA系统虽然已经受到多所高校推崇，但在实践应用中并没有广泛施行，究其原因可能在于信息安全不能得到充分保证、信息真实性存疑、财务工作人员的职业谨慎性等方面。因此为了真正落实财务信息集成化系统，不仅需要各部门的配合、计算机系统管理员的技术支持，还需要探索如何才能保证各票据及其他附件资料的信息真实无误且完整的进行流转的方法，比如说将原始附件资料扫描上传，并分类登记在案，方便审批人员查阅。同时，在系统里保存相关审批负责人的电子签名模板，方便审批人员进行签名审批，并利于其他审核审批人员进行留底比照，确保签名信息的真实性。通过网上审批程序，报账人员可以大大节省财务报账审批时间，提高财务报账效率。

（三）聘用科研助理协助报账。一般来讲，财务报账人员可能是同时身兼科研、教学、行政等数职的老师，也有可能是需要参与科研、上课的学生，他们对于财务报账业务并不熟悉，接受财务报账任务出于无奈，不仅耽误自身科研工作，而且在日常报账过程中要面临种种问题。因此，建议高校可以考虑招聘科研助理，专门为学校科研经费主管提供项目预算编制和调整、经费报账支出、财务决算和验收等方面的专业化服务。科研助理的工作实质上类似于财务初审，其工作内容主要包括：协助项目负责人管理科研经费的收支、组织参与团队科研项目的预算编制、协助项目负责人抓好预算管理与执行、具体负责项目团队内固定资产日常管理、组织落实团队采购计划与申购管理等。目前一些高校已经试行科研助理，比如浙大采取使用自筹经费的劳务派遣工模式招聘科研助理，在学校重点建设或急需发展的学科、承担国家和地方重大科研任务的团队、承担技术推广和社会服务等机构设岗，并要求科研经费达1，000万元以上等，最后岗位设置的审批权由科学技术研究院和计划财务处决定。

（四）完善财务审核人员岗位设置。建议财务处在现场收单环节设立初审岗位，针对项目经费开支范围、开支标准、签字审批手续、票据真伪、票据粘贴是否合规、报销单据是否齐全等进行简要预审，发现问题并及时更正解决，然后将这一环节确认无误的单据录入收单系统，流转到下一环节进行二审分配制单。这样不仅可以有效保证单据的真实合规，还能够大大减少后期反馈沟通的机会成本，降低返工率，提高网上报账效率。财务二审环节可以考虑按照财务报销业务类型来重新设置岗位，比如一般的网络报账、出国人员报账、借款、校内转账、大批量的工资酬金发放等，将岗位分工细化后，便于专业知识的记忆，提高制单准确率和效率。相应的复核岗位也可以对应不同业务类型的审核岗位来划分，出纳则可以根据普通银行转账、支票、中央国库支付和地方国库支付等业务来划分。适当设立1～2个财务大厅指引员，负责解答、引导和咨询工作，可以聘用勤工助学的学生和实习生等，指引员需要熟练掌握学校经费报销规定，熟悉高校职能部门管理权限和职责，清楚财务报账流程，具备财务人员基本财务知识能力。指引员不仅需要为前来财务处咨询的财务报销人员解答关于财务报销的疑问，还要协助查询经费余额、打印项目明细账、协调大厅报销人员和财务审核人员之间的冲突、维持大厅内秩序等。

（五）加强财务培训和宣传。高校财务部门可以通过多种渠道进行财务知识的宣传，为全校教职工和学生普及基本的财务报账知识，认识财务管理信息的重要性。可以制作财务报账流程指南或高校财务手册，详细介绍各种报销的规定和要求，同时附上各业务相关部门的地址和联系电话，以及各项规章制度的文件；针对项目负责人开展审批权限授权、经费使用范围及规定、常用规章制度讲解等培训；针对经办人员开展原始凭证整理、网络报账流程、发票真伪辨别、发票分类整理及规范粘贴等培训。通过加强财务培训和宣传，提高一般教职员工的财务常识能力，提升网上报账财务信息质量，减轻财务人员工作量，提升报账效率。

（六）构建财务信息系统和培养系统管理员。财务流程信息化后，对于计算机的软硬件要求更高，财务软件系统的更新和升级维护也显得尤为重要。软件供应商对于软件的后期维护支持反应不及时，无法满足财务报账的需要。因此，应当根据财务流程的需要，增加或强化财务信息采集、数据分析、财务决策、监督指标等模块功能，与相关资源数据库建立统一链接，覆盖高校整体管理的业务流程。同时，在单位内部培养引进具有计算机软硬件应用知识的人才，不仅能够了解财务报销的一般处理要求和规定，精通财务系统操作方法，还能够熟练处理日常计算机操作应用问题，保证财务软件及计算机设备正常运行。

（七）提高财务人员整体素质水平。首先针对业务能力不强的员工，要加大力度进行业务知识培训和规章政策宣传讲解，同时促进员工之间、员工和领导之间的交流与沟通。高校可以安排不定期外出培训的机会，让财务人员能够学习积累相关单位的先进工作经验和管理理念；定期邀请专家做专题讲座培训，解读最新政策；其次，创造良好的工作环境，引导财务人员保持心态平和，保持耐心和蔼认真负责的工作态度，建立有效的奖惩激励措施，引入竞争机制，提高财务人员的工作热情，提升职业综合素质，提高财务报账效率。

（作者单位：华南理工大学）

主要参考文献：

［1］龚一沛，龙珺.优化财务报账流程，推动高校财务管理的建设发展［J］.财经界（学术版），2014.13.

［2］何志勤.对提升高校网上报账效率的思考［J］.经济师，2015.10.

［3］梁勇，林琴珍.高校财务报销问题研究综述及其思考［J］.会计之友，2012.17.

［4］盛英.优化高校财务报账流程模式［J］.时代金融，2014.33.

［5］孙萌.浅谈高校网上预约报账的必要性与效率提升对策［J］.农村经济与科技，2016.8.

［6］杨朝晖.高校财务报销流程存在的问题和优化思路［J］.教育财会研究，2010.4.