［提要］　高校的合同管理作为内部控制的重要方面对于高校规范管理、风险防控有着重要意义。本文首先分析高校合同管理现状，对其成因进行分析，最后提出完善合同管理的方法。

关键词：高校；合同管理；内部控制

本文为滨州学院青年人才创新工程项目：“高等学校中层领导干部经济责任审计规程构建研究”（BZXYQNRW201509）阶段性研究成果

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2017年1月5日

随着国家对教育投入4%的目标实现后，人们关注的焦点已经从增加教育投入的量向着教育投入资金使用合规性和效益性方向转变，高校签订各种各样的经济业务活动作为高校经费使用和管理的重要方式发挥的作用越来越突出。《行政事业单位内部控制规范（试行）》中指出内部控制的有效性成为当前防范风险关注的重点，当前高校的合同管理作为内部控制业务层面的重要一环存在着风险意识缺失、可行性论证不够、签订流程不合理等现象，加强高校合同管理、完善合同管理的内部控制刻不容缓。

一、高校合同管理现状

（一）合同签订的风险意识缺失。受计划经济观念的影响，高校的合同管理人员往往难以应对当前社会主义市场经济的氛围，签订合同的风险意识不够，相关的合同法律知识缺乏，对合同的可行性论证不够，不重视合同细节，对于签订的过程未从内部控制的高度去关注，合同的执行也未严格依据合同的相关条款而更多地依据习惯和惯例，合同管理过程中各部门职责履行往往多流于形式，造成合同风险得不到有效控制，违约风险屡见不鲜。

（二）合同管理的流程设计和岗位管理情况不合理。高校合同管理中普遍存在流程设置不合理，部分高校设计的过于复杂而部分高校则较为简单，合同流程中未设置必要的牵制、审批环节，审批授权管理缺乏细节性规定，未设置授权合同金额限制，部分高校存在着一人审批所有金额合同的现象，未能建立从合同审核到执行监督的全过程内部控制和牵制制度。

（三）合同签订中未重视与学校预算相协调。高校在签订合同预算中往往对预算编制不够重视，未将合同的经费与学校整体的预算相结合，预算编制不能够做到细化而且缺乏对合同预算金额的管控机制，未能很好地执行先有预算再有计划然后按照计划执行的程序，在政府采购计划中由于前期的可行性论证不够充分，采购的随意性较大，导致预算执行结果与合同的金额出入较大，造成了大量的预算调整程序，影响了预算的严肃性和权威性。

（四）审计监督的有效性未能充分发挥。高校普遍建立了经济业务活动合同事项的审计监督工作机制，但是对合同的审计监督基本停留在学校宏观的规章制度层面，缺乏对于合同细节监督的规定，加上内部审计人员在知识结构上未必是合同管理方面的专家，而且高校的经济业务活动日益复杂，签订的合同往往涉及的部门比较多、时间跨度比较大、涉及领域比较多，内部审计部门未必能够胜任合同审签的职能，导致审计监督在合同的签订以及执行过程中的监督一直处在较为被动的局面。

（五）合同管理的规范性和信息化水平仍然有待提升。现实中多数高校仍然没有建立规范的、信息化水平较高的合同管理制度，签订的合同很多分散在二级系院和职能部门，未能实现统一的集中管理；多数高校仍未配置信息化合同管理系统，信息采集和维护方式仍然停留在传统的手工作业方式，导致在查阅合同时效率低下，学校和校内二级单位很难掌握整体的学校合同签订管理情况，以上因素的存在增加了学校合同管理事项上潜在的风险。

二、高校合同管理中存在的问题

（一）合同管理的制度体系建设不完善

1、未建立顺畅的授权审批制度。当前高校实行的是党委领导下的校长负责制，高校对外签订的各项经济业务合同必须以校长作为法定的签约人，没有法人代表的授权，任何校内二级单位都不能擅自对外签订合同。现实中，法人授权签订合同的规章制度建设滞后、对相关的细节规定宽泛，未能形成合理有效的岗位牵制制度，校内二级单位与外单位签订的很多经济合同都没有经过学校行政负责人的授权，二级单位代签的现象较为普遍，造成了学校面临的法律、经济风险增大。

2、内部监督体系作用发挥不够充分。合同的签订只是合同管理和控制的一个环节，合同的前期论证以及合同的执行是一个系统的过程，对合同的监督管理也应贯穿于合同的始终，虽然当前高校设置了纪检监察审计部门，对合同的形式合规性进行了审查，但仍然缺乏跟踪监督，实践中也未结合财务部门制定的预算对合同执行情况进行考核，对合同中发生的困难和纠纷也很难做到实时监控和处理。

3、未形成有效的责任追究和绩效考评机制。实践中高校大都没有建立合同贯彻执行的责任追究和考评机制，在贯彻执行合同的过程中即使存在相关的制度也往往存在着重奖励轻处罚的现象，工作中的责任往往无人承担，不能够形成良好的追责问责机制，导致合同考核的奖惩机制难以有效落实；在合同管理过程中绩效意识普遍缺失，未能形成合同管理的业务考核指标体系，岗位责任设置不明确，造成合同管理过程中绩效评价难，责任落实难。

（二）合同管理的专业性人才匮乏。高校在与外界发生经济业务活动时往往注重经济业务本身而忽略了经济业务活动所隐藏的法律风险，高校合同管理人员由于在相关领域专业知识上的缺失，使得合同在签订时存在着风险管控不严，导致负责签订合同的部门、相关监管部门在合同签订过程中的随意性；当前高校的经济管理合同涉及的领域遍布工程建设、政府采购、财经法规、税务等学科，而相关领域具备扎实专业合同管理经验的人员仍然较为匮乏，对现有合同管理人员缺乏系统的培训，从而造成了高校合同管理过程中的高风险。

（三）高校合同管理信息化水平较低

1、对合同的信息化管理系统重视和应用程度不够。合同的信息化管理意味着实现无纸化的办公，当前高校的合同多为手工化管理，耗费大量的人力、物力，部分高校虽然引进了合同化管理系统，仍未实现与财务系统的对接，无法将合同的进程与财务支付进度联系起来，无法有效掌握合同的支付进度，加大了信息不对称的程度，无形中增加了合同执行过程中潜在的经济风险。

2、信息的片段化影响了合同的民主监督和部门协作的有效性。顺畅的信息沟通平台能够更好地保证信息获取的及时性，能够更加快捷高效地提升分工协作的效率，由于信息化应用程度较低，每个部门只掌握自己流程范围内的信息，缺乏有效的互动，不能够动态地投入经济合同的每一个环节中去，未形成在统一的信息平台上协同监督的合力，造成了部门信息的片段化，阻碍了信息公开和民主监督。

三、加强高校合同管理的对策建议

（一）形成规范的合同管理工作流程。合同经济业务活动事项的发起部门首先要对合同的背景进行调研，进行充分的可行性论证，并编制合同预算；在此基础上合同的归口管理部门组织召开会审，学校领导层进行集体决策；合同通过后正式立项，合同执行部门对合同事项进行谈判协商、拟定合同文本，必要时邀请相关领域的专家和法律人士参加，合同的执行部门、归口管理部门、财务、纪检审计部门共同参与最后的合同签署，在合同的履行过程中发挥各自的职能，形成合力。

（二）建立健全合同内部控制制度，建立合同执行的全过程跟踪机制。良好的制度是高校各项经济业务活动有序进行的重要保证，高校要建立健全合同管理的内部控制制度，以《合同法》等合同领域的法律法规为基础，结合高校的实际情况，对高校合同的筹划、会审、立项、谈判、签订、执行等环节制定详细的操作规范和细则，做到岗位分离，实现不相容职位的内部牵制；基于合同事项的动态性和周期性，对重要的合同事项要及时获取执行进度信息，重点岗位采取定期轮岗制度，充分采用合同的信息化管理系统，随时查看掌握合同的执行进度，做到实时监控，充分防范合同风险。

（三）合同管理过程中要科学编制预算。预算管理既是高校内部控制的重要方面，也是合同管理规范化的重要环节，加强合同管理，科学合理地编制预算，合理规划合同的支付周期，合同执行期间要确保专款专用，维护预算的严肃性，严格按照合同的支付方式和周期支付相关款项；在实际执行中确需变更预算执行相关事项的，要严格按照规定进行调整，杜绝随意调整，维护预算的权威性，加强对合同结余资金的管理，对于当年已经完工的合同项目结余资金及时收回，对于跨年度的预算执行项目，要合理规划预算的支付周期，合理安排资金，结余资金进行跨年度结转。财务部门要经常提供合同项目的预算执行报告，审计部门要加强对资金使用情况的审计监督力度，保证资金使用的合规性和效益性。

（四）提升合同管理质量水平。高校合同管理人员的素质关系高校合同管理的水平，要重视对现有合同管理人员的道德教育和法制教育，定期组织合同管理知识技能的专业培训，促使高校相关人员树立勤政廉洁、遵纪守法的理念，对于复杂的经济业务事项合同要积极利用社会中介机构合同管理专家库的力量，充分发挥其在合同法律法规、工程管理、税务筹划等方面的专业知识，充分保证合同编制的质量，降低学校面临的法律和经济风险。

（五）积极推进合同管理信息化水平。合同信息化管理水平的提升是合同管理效率提升的重要保障，合同的信息管理应该纳入学校信息化水平提升的发展规划，信息技术部门负责合同管理系统的维护和正常的运行保障工作，确保统一的信息平台的顺畅性，为高效地进行合同管理提供稳定的运行平台，充分利用合同管理信息系统平台实现归口管理部门、学校决策层、合同执行部门、财务部门、纪检审计部门对合同执行情况的实时监控，充分形成合力，确保合同的全过程监督和信息公开。

（六）建立健全考核评价机制。高校应当建立健全合同管理激励约束机制，设置合理的业务考核指标，明确合同管理各个岗位的职责和责任，对合同论证、签订、执行等环节进行考评，合同中出现问题要严格按照岗位职责进行责任追究，形成责任向导机制，避免合同管理流于形式，充分利用合同考评结果作为合同管理人员职务晋升和薪酬提升的重要依据，加强对合同管理的内部审计监督力度，严格监督合同履行过程中遵守国家财经法规的情况和实现的效益情况。

（作者单位：滨州学院）