［提要］　随着现代信息科技的发展，档案的建设与管理得到了发展与进步，高度发达的现代信息技术为档案建设提供了全新的出路。因此，必须加大信息化建设力度，开辟并实现档案的信息化建设与管理。本文着重分析档案信息化建设的路径。

关键词：档案；信息化；建设；路径

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2017年5月17日

信息科技的发展将人类带入一个全新的时代，高度发达的网络技术、通讯技术为社会上的各行各业提供了全新的力量。信息时代的到来推动着档案管理也朝着信息化方向发展，档案管理工作中融入先进的现代科技、信息技术，面对强大的技术冲击，档案管理部门必须敢于面对挑战，加强档案管理的信息化建设，融入时代发展，全方位提高自身的档案管理工作水平。

一、档案信息化建设的意义

（一）有利于融入时代发展。新时期，各种高端现代科技被逐渐应用到人们的生产生活中，整个人类社会进入信息科技新时代。档案管理本身就是一种信息管理，要想使档案信息管理被时代所接纳、融入时代潮流，就必须加强档案信息化管理，让先进的现代信息科技引导档案管理，成为支持档案管理的一大科技动力。这样才能让档案管理融入时代潮流、顺应时代发展，让人们更乐于接受一种先进的档案管理模式，支持档案资源的建设与发展。

（二）有利于提高工作效率。旧式的档案管理主要依赖于纸张、人的手工归纳等方式，这种管理模式工作量较大、业务繁琐、劳动强度较大。最主要的是档案管理效率低下，浪费了巨大的人力、物力、财力。档案信息化建设，利用先进的计算机网络系统来统一管理档案，实行信息化管理，从而提高档案管理工作效率，控制人为工作量，从而削减人力成本。高效的信息化检索、归档与查询等服务能够妥善提高服务水平，提高档案管理质量。

（三）推动并实现信息分享。档案信息化建设意味着档案的相关数据、信息等将纳入网络信息系统，依托于网络软件设备来集中分配相关的信息数据资源，在网络信息技术庞大作用力下，各类数据信息资源能够得以统一分配、归纳、整理，依托于网络信息系统也能实现档案信息资源的分享，从而实现档案信息资源的高效利用。

（四）实现管理现代化的有效途径。档案管理是一种信息资源的整合与管理，要想实现现代化管理，就要积极运用现代化科技，信息技术作为先进的现代科技被深入运用于档案管理工作中，能够为档案管理提供全新的出路，从而从根本上提高档案管理的现代化水平，实现档案管理的现代化发展。

二、档案信息化建设路径探索

（一）创建档案信息化管理制度。档案信息化建设首先依赖于健全完善的制度体系，只有先进的制度体系才能使得档案信息化建设有所依托、有所依据。所以，企事业单位必须先从制度上突破，修改并完善档案管理制度，将“信息化”制度纳入管理工作制度中，创建一套完善的信息化管理制度，制度中明确规定档案管理的信息系统、电子档案的分类以及档案的电子格式等，从而达到对档案信息的标准化管理。以制度来约束档案管理工作人员，使他们能够切实遵守规章制度，不断提高自身的信息化水平，能够有效支持档案信息化、规范化管理。

（二）加强档案信息化基础建设。档案信息化管理并非一蹴而就，需要一个循序渐进的过程，必须打好信息管理的基础，才能真正推动档案信息化建设与管理。其中加强档案现代化基础建设是大前提，要不断建立健全完善的信息系统基础，提供细致到位的软硬件设备，从而提升基础设施建设水平。基础设施具体指的是：计算机系统、储存设备、网络系统、软硬件系统、打印机、服务器等。档案管理工作部门必须强化档案基础设施管理，不断引进新技术、新设备，保持档案信息化管理的先进性，切实推动档案信息化建设与管理。

（三）建立健全档案管理信息系统。档案信息化建设的前提是要拥有一套健全完善的信息管理系统，要依托于先进的信息技术、管理软件才能为档案信息化管理创造最基本物质条件。因此，档案信息化建设的前提是要拥有健全完善的档案信息系统，对此，档案管理部门就要顺应时代发展，融入信息科技时代发展大潮，积极完善自身的信息系统，引进先进的档案管理信息软件，并适时更新软件系统，创建一个健全完善的档案信息资源库，依赖于信息科技、软件技术来实现档案信息的自动化搜集、整理、存档等，形成档案数据信息目录，创建信息数据库来达到档案资源的分享。同时，也可以借助扫描设备、打印设备等来逐步推动档案的数字化管理。总之，健全完善的档案管理信息系统是支持档案信息化建设的一大基础系统，是档案信息化建设的基础。

（四）加大信息人才培养力度。人才资源是档案管理工作的基础性资源，人才资源的优劣以及信息化水平一方面关系到档案管理工作效率，另一方面也影响到档案管理的长远发展，档案管理能否跟随科技进步、能否紧随时代发展，要努力为档案管理工作储存一大批先进的人才资源，让人才资源支持档案信息化管理，以此来高效推动档案信息化建设。

档案管理工作部门一方面可以立足自身的优势，充分利用部门内部已有的人力资源力量，从内部挖掘先进人才，为其提供先进的培训和教育，可以通过外聘教授、行业专家等前来讲座、指导，使部门内部档案工作人员接受最先进的管理理念，接受顶级的技术培训，掌握最超前的档案管理模式等，培训过后可以通过考核、测试等方式来获取被培训人员的成绩，从中选拔优势力量；另一方面也要做好人才引进工作。要积极地引进先进人才，可以尝试同地方高校建立合作机制，根据档案管理工作部门的具体工作需求来针对性地培养档案管理专业人才，形成专业化的管理，为档案管理工作提供科学的出路。

同时，为提高员工工作效率，有必要实行档案管理工作考核机制，主要考核档案管理人员的信息技术操作水平、档案信息化操作效率等方面，通过考核来约束并监督档案管理工作人员不断提升自我，提高自身信息技术水平、档案管理工作水平。

（五）实行档案信息化管理反馈机制。档案管理工作水平、工作效率等都需要得到不断地监测与反馈，为了能够有效推动档案信息化建设与管理，则有必要创建一个档案信息化反馈机制，定期对档案信息化管理工作中的问题、困惑、难题等加以反馈，并分析解决方案。通过不断地反馈、反复性地总结能够及时发现档案信息化管理工作中的问题，从而针对性采取科学的解决对策措施来不断地优化档案信息化管理，以此来提升档案管理工作水平。

三、总结

档案信息化建设与管理是时代发展的结果，是信息科技进步的必然趋势，未来档案信息化管理依然需要依托于先进的管理模式，档案管理工作部门要在思想上与时俱进、开拓创新，积极采用先进的技术、科学的管理模式，提高档案管理工作水平。

（作者单位：秦皇岛市文学艺术界联合会）

主要参考文献：

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