［提要］　随着“互联网+”的纵深发展，档案部门应抓住机遇，建设智慧档案馆，以适应社会和高校发展的需要。智慧档案馆概念的出现不仅从根本上改变档案馆信息管理模式和服务模式，而且也推动档案信息化的发展，为信息共享提供更广阔的空间，为信息服务提供更智慧的手段。然而，由于智慧档案馆的概念提出尚处于探索阶段，理论研究方面不够深入，实践方面更是少之又少。本文对智慧档案馆基础理论进行基础研究和探索，分析建设智慧档案馆的可行性，并提出建设原则，希望为智慧档案馆建设提供理论依据。

关键词：智慧档案馆；档案馆建设；档案利用服务

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2018年5月2日

一、智慧档案馆基本理论

（一）智慧档案馆的概念。北京航天航空大学档案馆毕娟认为智慧档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。从管理对象来看，智慧档案馆所管理的是国家、社会和人类重要的活动记录；从具体职能来看，智慧档案馆仍需收集档案、管理档案、提供档案利用、传播档案文化、推进档案事业发展。所以从本质上讲，智慧档案馆是从属于档案馆概念之中的，不同的在于附加了“智慧”的特征。因此，笔者认为“智慧档案馆”应加之“智慧”的定义：通过如云计算、物联网、“互联网+”等高科技手段，具备进行感知、存储、联通、辨别、分析、决策、创造、实用等多种功能，更智慧化地管理档案，实现档档相联、人档相联、人人相联的目标，为拥有独立管理和运作的能力和模式，进而对档案（补充材料）进行保存、管理和提供利用的开放式档案馆，为用户提供智慧化服务的高于数字档案馆的新模式。究竟何为智慧档案馆？虽然相关理论研究在国内尚属稚嫩，因而还没有出现达成共识的标准概念，但其目的在于聚焦用户的最优体验。

（二）智慧档案馆的价值分析。智慧档案馆的智慧主要表现在智慧化档案系统和平台所应包括的三个主要要素：一是感知，即通过无线射频识别（RFID）、红外感应器等传感设备对档案信息所处位置、文字、图像、声音等数据进行感应、识别、跟踪和监控；二是获取，即通过传感设备以及互联网等对重要信息进行智能化获取和筛选；三是应用，即通过数据挖掘、云计算、大数据分析等技术和方式，使档案信息充分有效地为更多人（包括档案管理工作人员和查档利用者）服务。

笔者认为，智慧档案馆是信息化与档案馆管理现代化的高度融合，是档案信息化向更高阶段发展的表现，是档案馆发展模式转型升级的必然趋势。数字化、网络化和智能化是智慧档案馆的技术基础，人档互联是智慧档案馆的核心构成，而智慧服务则是智慧档案馆的精髓。智慧档案馆建设需要以档案信息资源为基础，通过充分而透明的档案信息获取、广泛而安全的档案信息传递、高效科学的档案信息处理，从而有效地提高档案管理效率，改善档案馆服务水平，推动档案馆发展的创新性、有序性和持续性，使各个档案馆如同智慧的人，为用户提供优质的智慧服务。智慧档案馆在档案管理模式上发生了重大变革，它依托优化后的档案智慧管理平台，让档案、用户和管理员等元素之间互联互通、互促互补，使档案馆具有更强的感知、学习、创新、服务能力。总之，智慧档案馆可以为政府和公众提供高层次的、细化的档案服务，满足各界日益增长的多元档案新资源服务需求。

（三）建设智慧档案馆可行性及必要性分析

1、政策给力。《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》中提出要创新政府网络化管理和服务，加快互联网与政府公共服务体系的深度融合，推动公共数据资源开放，促进公共服务创新供给和服务资源整合，构建面向公众的一体化在线公共服务体系。“互联网+”促使档案馆公共服务向更广和更深的方向发展，而智慧档案馆是“互联网+”在档案界的具体落实。栗战书在中央档案馆国家档案局主要负责同志调整宣布会议上指出：“要加快档案信息化步伐，将传统经验与大数据、云计算等现代科技有机结合，加强多形式、多层次共享平台建设，促进档案信息资源的共建共享共用，以档案信息化推进机关治理现代化。”杨冬权在中央和国家机关档案工作会议上指出：“各单位要密切跟踪并妥善运用大数据、云计算、知识管理等新理念、新方法和新技术，实现档案工作对本机关、本系统‘业务全嵌入、结果全记录、过程全监督、数据大服务’，以档案信息化推进机关治理能力现代化。”上述政策和讲话都显示了智慧档案馆建设是“互联网+”在档案领域的具体实践，科学整合了档案信息资源，促进了档案信息资源共建共享的目标。

2、经济加力。智慧档案馆的建设可以向财政争取资金支持，在经费上“开源”，还可以直接基于政务云来管理档案，不用自己再单独建设档案云，可以大大节省费用，在经费上“节流”。同时，云技术的引入，云端存储让档案数据的存储与备份也有了更多的选择，利用云端备份成本低，可存储容量大，安全性好，相比于传统的硬盘、光盘、磁带等保存方式成本大大降低。此外，对档案开展智慧收集、智慧监测、智慧管理与智慧服务，智慧档案馆能有效降低档案管理成本。因此，从经济层面看，智慧档案馆不仅不会大大增加档案管理与利用的成本，反而会降低相关成本，那么智慧档案馆建设也就具有了经济可行性。

3、技术有力。技术可行性使智慧档案馆建设是在物联网、云计算、大数据分析等新信息技术的基础上实现的。云平台是智慧档案馆的基础设施，为档案的智慧存储与备份提供了平台的可能，大数据分析则渗透在数据收集处理的各环节，为档案的智慧收集、智慧管理、智慧预测等提供了分析的可能。物联网则让智慧档案馆的各要素与网络连接在一起，便于档案馆对档案实行智慧化识别、定位、追踪、监控和管理，为档案的共建共享提供了连通的可能。

目前，物联网、云计算、大数据分析技术的发展逐渐趋于成熟，从物联网的发展来看，包括温湿度传感器、二维码标签、RFID、GPS等感知终端早已为我们所熟知；私有网络、（移动）互联网、网络管理系统等网络的迅猛发展早已深入我们日常生活的方方面面；交通卡、身份证识别等物联网的智能应用让我们畅享智慧生活。从云计算来看，微软、IBM、Google、百度、阿里巴巴、腾讯等国内外互联网巨头均快速部署云计算，建立了云平台提供公共云和私有云的服务。从大数据分析来看，分布式存储、非关系型数据库和并行处理技术成为大数据应用实施过程中几个关键技术，开源Hadoop为大数据提供了全面的技术支持，是目前应用最广、关注度最高的大数据项目。

二、智慧档案馆建设原则

（一）需求导向，为民服务。智慧档案馆的建设要坚持以需求为导向，立足社会公众的民生档案需求和个性化服务的需要、党政机关和企事业单位的档案业务与咨询需求，发挥档案信息化对科学高效配置档案信息资源的支撑和服务功能，切实增强智慧档案馆建设带来的便捷、高效、智慧、创新的感受度，让智慧档案馆的建设成果不仅能惠及档案馆、政府机构，更要普惠到广大普通公众。同时，要遵循“以人为本”的理念，把贴近公众、服务社会作为智慧档案馆的基点，把公众能用、会用、善用作为智慧技术应用于档案工作的基本要求，不断缩小不同社会群体间的“数字鸿沟”，为民众提供高效服务，在“为党管档、为国守史”的基础之上，切实做到“为民服务”的目标。

（二）完善制度，共享共建。组织、制度、标准等的建设和创新是智慧档案馆建设所面对的重点，破解信息孤岛和信息烟囱，实现档案馆内部、档案馆之间、档案馆与政府机构、企业之间的资源共建与共享，所以要依托于相关制度体系和标准体系的制定。同时还要整合通信网络基础设施，规范档案数据标准体系，建立健全馆室之间的档案管理平台和档案公共服务平台；综合协调，推进管辖范围内跨地区档案馆信息资源的纵向集成与跨部门档案信息资源的横向集成，切实推动档案信息化协同应用，让档案信息资源在不同部门、不同地区的系统中自由流通，真正实现档案信息资源的共建共享。

（三）科学统筹，倒排规划。智慧档案馆是数字档案馆的升级，其建设应在数字档案馆建设的基础之上进行统筹规划，注重系统工程，根据各地政府智慧政务的整体框架和基本要求，及时将智慧档案馆建设与地区智慧政务相对接，综合考量，确定总体布局和阶段安排，使智慧档案馆的建设能够成为一个系统，综合集成资源，达到效果最佳化，让档案收集、档案管理、档案利用等各个环节高度智慧化。对智慧档案馆的建设要重视前期调研，开展可行性要求，基于工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，确保智慧档案馆系统开发和项目建设的合理性、适用性、科学性。在智慧档案馆建设过程中，档案馆工作人员要全程跟进，稳步推进，发现问题解决问题，还要按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对智慧档案馆项目的建设进度、安全措施、质量保障等进行全范围全过程监理。

（四）因地制宜，突出特色。智慧档案馆建设要因地制宜，重点突出。各地要结合当地的经济发展水平、地理区位条件、信息化基础和实际需求等情况，做好智慧档案馆项目的论证，切勿贪大求全、重复建设。在智慧档案馆的建设过程中，各地还应围绕自己的特色及短板，确定自己的建设重点，找准突破口，注重实效。如果在档案的收集上难度较大，则应注重档案智慧收集建设，如果在档案馆的监控方面需要加强，则应注重档案馆智慧监控建设，如果在提供档案利用上供不应求，则应注重档案馆的智慧服务。

（五）可管可控，安全第一。传统档案馆要注重安全，智慧档案馆更应如此。对于安全问题，应从两个角度来看：一是在管理和技术两个层面确保智慧档案馆可管可控；二是注重智慧档案馆中的智慧监控建设来强化档案信息安全。在档案馆管理和技术的安全措施上，应强化网络和信息安全管理，落实责任制，加强管理人员安全培训，落实档案信息安全等级保护制度，健全网络和信息安全标准体系，加大依法管理网络和保护个人信息的力度，注重“政务云”、“档案云”的建设与管理，加强档案馆核心管理系统的建设，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善档案备份灾难恢复服务机制，确保档案的真实、完整、可用与安全。在智慧档案馆的智慧监控建设上，应对档案馆实现全面监控，确保档案不出现非正常移动，还可以利用门禁系统及计算机管理系统监控档案馆相关管理人员，以最大限度降低人为因素对档案信息安全产生的风险。

三、智慧档案馆前景展望

（一）从传统档案管理升级为知识管理。通过智慧档案馆数据收集的崭新渠道，利用大数据手段，将分析、判断或预测的知识信息提供给利用者。档案馆对这些信息进行整合，并从中再生出新的知识，不仅可以让管理者更高效的管理档案，还能供利用者所用。可见，利用者在档案馆中所能接触到的不仅是真实可信的档案资源，更多的是从中衍化而来的档案知识信息。此时，档案馆由单纯的档案收集、档案管理，向知识的再生、知识的管理发生转变，让档案馆的研究性工作得到进一步的发展。

（二）从传统存档重地升级为文化休闲。当前，档案最为重要的作用就是行政作用，即“档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录”。但是由于智慧档案馆提供知识资源能力和知识再生能力的提升，使档案的文化作用、教育作用得到了凸显，档案馆的人文气质得到了发扬。档案馆不再是沉闷的政府部门，前往的利用者也不再具有明确的目的性，反而，更多的是将档案馆视作为休闲娱乐的场所。民众在如此开放的档案馆中，不仅能够接触到真实的历史尘封，还能重新唤起整个社会和国家过去的记忆，吸收到知识，了解到文化，凸显了档案馆的亲民意识，提供了人们真正需要的档案信息、知识，成为国家、社会和人民取之不尽用之不竭的智慧宝库，使档案馆能为国家科学文化的繁荣昌盛出一份力，为建设社会主义文化强国尽一份力所能及。

（三）从传统单一利用升级为多维交互。传统档案馆局限于去馆内利用档案或通过阅览档案馆网站获取所需信息，但在“互联网+”的整体发展趋势之下，智慧档案馆将服务的触角延伸至各个渠道，让民众可以随时随地使用，档案馆的利用服务触手可及。同时，智慧档案馆内的交互为档案馆更准确、个性化的交互，提供了资源背景。其次，智慧档案馆的公民档案员功能，打通了档案馆与公民之间交流的障碍围栏。建立起“档案馆—公民”、“公民—公民”、“公民—专家”、“公民—档案馆”之间沟通纽带，再通过先进的通讯网络，互联网、手机移动网、广播电视网三网的交错重合，建立起沟通的平台，使得利用者和档案馆之间的接触变得频繁而有效，从而建立起了全新的、立体的交互模式，相比于先前传统的、单一的利用方式，增加了公众和档案馆之间的交互维度。在传统的利用途径中，档案馆获取的反馈信息少之又少，档案馆实质上无法了解公众的真实想法，有碍于档案馆平民化、大众化、公益化的发展。信息只有下传，却少了上达的交互模式，也容易让档案馆的发展走弯道。智慧档案馆在档案信息、知识资源方面，与利用者建立起立体交互的同时，在档案馆建设反馈上也得到了多维度的沟通。

（四）从传统实体存在升级为虚拟存在。当谈及对于档案的利用，第一反应也会是到档案馆所在地，前往查阅，但智慧档案馆是基于利用者多维交互的利用模式，随时随地的可以打开手机、电脑，甚至是未来智能电视，打开档案馆客户端，进行档案的查阅、档案问题的咨询，不再需要专门到实体存在的档案馆中，就能满足人们对于档案利用的大部分需求。此时，对于人们来说，档案馆不再是一个实体的存在，而是一个虚拟的模式，它是一个没有围墙，没有固定上下班时间的虚拟化、无界化的存在，对于档案馆存在的模糊化，实际上是将档案馆的提供利用服务，从档案众多管理流程中剥离出来，单独的面向大众，使之不需要局限在楼宇之内的服务工作，可以在公众方便的任何角落里完成。只有先保证了电子档案与纸质档案具有同样的真实性、可靠性，才能保证电子档案与纸质档案同样的利用效力，这需要档案界和国家政策等多重的努力，这里便不再赘述。综上所述，我们不难发现，智慧档案馆的技术进步，带动了管理和服务的理念革新，从而使得档案馆在一些方面发生了转型。

四、结束语

在“互联网+”信息技术迅猛发展的时代，智慧档案馆建设集中了档案学、信息学、计算机学、设计学、社会学和经济学等多学科的研究成果，是一项十分复杂的系统工程，完成智慧档案馆的整体构建，才能让档案管理者能更高效的管理档案，让档案利用者能更便捷的利用档案，实现档案馆与广大公民之间的良好、优质、可持续的沟通，才能让智慧档案馆切实的在智慧城市建设中尽一份力，促进社会和档案事业的可持续发展。

（作者单位：郑州大学西亚斯国际学院）

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