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| “单到回冲”暂估入账问题及建议 |
| 第614期 作者：□文/贺琼华 时间：2019/8/1 11:18:30 浏览：573次 |
［提要］ 在实际业务中，企业经常会出现采购物资已经验收入库或耗用而尚未收到采购发票的情况，这就需要进行暂估入账处理。时下，因手工暂估入账存在工作量重复、繁琐性等一系列问题，很多企业均采用专门的财务管理软件进行相应账务处理。笔者所在单位采用的财务软件为用友ERP-U890系统，暂估方式选择的“单到回冲”方式，该财务软件的应用确实为公司财务核算工作带来一定的便利，但仍然存在一定的缺陷。笔者以所在单位实际情况为例，旨在阐明有关问题，并供探讨。
关键词：用友ERP-U890；暂估；单到回冲
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2019年4月29日
一、引言
企业在正常的生产经营过程中，经常会出现采购的材料等实物存货已经入库甚至已经耗用而尚未收到发票的现象。依据现行会计准则实质重于形式、重要性以及谨慎性的质量要求，对此，《企业会计制度》规定在当月进行暂估核算，下月初作相反的会计分录进行冲回。《企业会计制度》等理论对于暂估的账务处理较为笼统，在实际工作中操作起来还存在一定的问题，尤其是关于下月初需进行暂估冲回的处理对于依靠手工进行账务处理且购销业务比较频繁、购入存货种类繁多、上下游资金结算账期较长的企业，将面临工作量过大、过于繁琐、数次的重复工作以及容易出错甚至账目混乱等问题。为解决此类问题，很多企业采用专门的财务软件。笔者所在单位就采用了用友ERP-U890财务软件系统，通过实践，笔者认为也存在一定的缺陷，下面就有关处理及问题与大家进行共同探讨。
二、用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估核算处理简介
（一）暂估方式。ERP-U890系统中有三种暂估方式：月初回冲、单到回冲、单到补差。笔者所在单位采用“单到回冲”方式。“单到回冲”方式在实际运用中较为常见，基本处理方式是：下月初不作处理，收到采购发票后，在供应链采购管理模块中录入采购发票并进行采购结算；再到存货核算模块中进行结算成本处理→暂估处理，系统将自动生成红字回冲单、蓝字回冲单，同时据以登记存货明细账。红字回冲单的入库金额为上月或前期某月暂估金额，蓝字回冲单的入库金额为结算单上的报销金额。
（二）用友ERP-U890系统“单到回冲”会计分录
1、暂估入库时，生成凭证：借：原材料/库存商品/包装物等；贷：应付账款——暂估应付款。
2、收到采购发票录入系统做结算审核后制单生成凭证：借：材料采购，应交税费；贷：应付账款——一般应付款。
3、做结算成本处理→暂估处理后：（1）选择系统中自动生成的红字回冲单生成凭证：借：原材料/库存商品等/包装物（金额为红字）；贷：应付账款——暂估应付款（金额为红字）。（2）选择系统中自动生成的蓝字回冲单生成凭证：借：原材料/库存商品/包装物等；贷：材料采购。
三、用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估核算存在的问题
（一）不便于与供应商核对应付账款。《企业会计制度》等虽然对暂估做了理论上的规范，保障了会计准则关于实质重于形式、重要性以及谨慎性的质量要求，用友ERP-U890系统等财务软件供应链的上线解决了手工方式暂估核算方法的运用可能带来的工作量过大、过于繁琐、数次的重复工作、容易出错甚至账目混乱等问题，但在与供应商进行应付账款核对时，同样存在不便等问题。
在用友ERP-U890系统等财务软件供应链暂估方式下，应付账款往往都是采取供应商辅助核算，“应付账款——一般应付款”、“应付账款——暂估应付款”分别为两个不同的二级科目，“应付账款——一般应付款”反映的是供应商供货中购买方已经收到发票部分的欠款金额（含税），“应付账款——暂估应付款”按照理论要求反映的是供应商供货中购买方尚未收到发票部分的不含税欠款金额。而实务中双方核对应付账款时，供应商往往倾向于核对含税总欠款额，这也是购买方全面、真实的负债额。前述的暂估核算方式及科目设置就无法直观地与供应商进行对账。
此外，在用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估方式下，当同一张采购入库单只被录入一部分发票做了部分结算时，会出现该张采购入库单并不能被ERP-U890系统生成已结算部分对应金额的红字回冲单以及发票对应金额的蓝字回冲单，即系统无法自动对该部分暂估金额进行回冲时（当然这种现象只是暂时，待后续收齐发票该张采购入库单完全被结算时，系统最终会全部回冲），这样会导致“应付账款——暂估应付款”科目余额并不是完全等同于购买方尚未收到发票部分的不含税欠款金额。这更是无法直观地与供应商进行应付账款的核对，对此，很多财务人员甚至有点不知所措。
（二）财务报表资产、负债均虚高问题。如前所述，在用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估方式下，当同一张采购入库单只被录入一部分发票做了部分结算而系统无法自动进行暂估回冲时，“材料采购”科目会甩下余额（正常情况下该科目不应有余额），“应付账款——暂估应付款”科目余额也将虚高，最终导致财务报表无法正确地反映资产、负债情况。
例：企业2019年1月20日采购验收合格入库一笔材料，不含税金额为100，000元，采购核算人员在用友ERP-U890系统中依据有关入库手续录入或依据到货单等资料生成一张材料采购入库单。
1、1月底，财务部门审核无误后依据该采购入库单生成凭证：
借：原材料 100000元
贷：应付账款—暂估应付款 100000元
2、2月14日收到该笔材料对应的采购发票50，000元，税率13%，将发票录入系统做结算时生成凭证：
借：材料采购 50000元
应交税费 6500元
贷：应付账款—一般应付款 56500元
因该张采购入库单只被做了部分发票结算，用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估方式下出现无法自动对该部分暂估金额进行回冲时将导致2月底“材料采购”科目甩下余额50，000元，“应付账款——暂估应付款”科目余额较实际未开票部分的欠款金额多50，000元，从而导致资产、负债均虚高。
（三）供应链库存出现无库存数量但有库存金额问题。在用友ERP-U890系统下，当某种采购物资（原材料、库存商品、备品备件等）在某个月份企业已经全部耗用并办理完出库手续但尚未收到采购发票，而后期收到发票并做结算后，若发票上的不含税金额与前期暂估的不含税金额不一致时，存货核算模块收发存汇总表中会出现该种物资无库存而有金额的现象，若不做任何操作，这种现象将一直存在，也将导致账实不符。
四、相应建议
（一）对于应付账款核对问题。笔者将举个例子以阐释用友ERP-U890系统“单到回冲”暂估方式如何进行：
1、在用友ERP-U890系统总账模块调取某一供应商明细账，查询企业某一供应商已收到发票部分含税欠款金额，如图1所示。（图1）
科目编号“22020201”行表示企业已收到发票欠供应商款项金额为546，104.16元。
2、要查询企业未收到发票部分欠供应商的款项，则需要进行如下操作：进入“用友ERP-U890”供应链采购管理中采购发票模块，执行录入某一供应商采购发票的前几个步骤，直到如下图的“发票拷贝入库单”界面，如图2所示。（图2）
通过一次或多次确保将“发票拷贝入库单表头列表”中所有采购入库单均选取上即进入如下界面，如图3所示。（图3）
合计行“原币价税合计”列代表企业未收到发票部分欠供应商的含税款项413，821.29元；合计行“原币金额”列代表企业未收到发票部分欠供应商的不含税款项，即暂估金额。
这样从总账系统查询到的企业已收到发票欠供应商款项金额54，6104.16元与从供应链采购管理采购发票模块查询到的企业未收到发票部分欠供应商的含税款项413，821.29元两者之和959，925.45元即为欠供应商款项总计。
（二）对于导致的财务报表资产、负债均虚高问题。笔者认为首选的是建议有关管理软件开发者、设计者能做进一步研究，最好通过技术、设计改进等手段让系统对某张采购入库单即使只被做了部分发票结算也能进行部分回冲。若软件设计等技术手段无法改进，建议企业退而求其次在编制财务报表时手工将“存货”及“应付账款”两个项目同时减少“材料采购”科目余额（因正常情况下，“材料采购”科目应无余额）。
（三）对于供应链库存出现无库存数量但有库存金额问题。建议每月底在用友ERP-U890系统存货核算模块→账表→收发存汇总表中查询各仓库收发存汇总表。将无库存数量但有库存金额的存货明细导出，如图4所示。（图4）
当然，一般软件都有一定的缺陷，所以为尽量避免出现上述问题，最主要的公司还要加强各方面的管理，公司采购、财务等部门要及时向供应商催要发票，定期清理暂估应付款；同时，要加强下游资金回流及资金周转，尽量减少应付账款长期拖欠而形成的发票长期拒开等一系列问题。
（作者单位：天津天筑建材有限公司）
主要参考文献：
［1］熊绪进.会计信息化环境下采购暂估业务的处理［J］.当代经济，2015（30）.
［2］张晓磊.用友ERP-U8 v10.1下单到回冲暂估业务之会计处理［J］.全国流通经济，2017（2）.
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