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提要：本文从控制论原理出发，计论了会计电算化系统内部控制设计要求，提出会计电算化系统内部控制设计应对企业生产经营过程进行控制，并且要遵循成本效益原则。
《会计法》十分强调企业内部控制制度的建设问题。企业经营失败、会计信息失真及不守法经营，在很大程度上都可归结为企业内部控制的缺失。在经济飞速发展的今天，特别是计算机技术和网络技术向经济管理领域快速渗透的今天，为更好的发挥会计的控制职能，必须搞好会计电算化系统的内部控制设计。
一、内部控制的涵义及作用
内部控制是指一个单位的各级管理部门，为保护经济资源的安全完整，确保经济信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部因分工而产生的相互制约相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化、系统化，使之组成一个严密的、较为完整的体系。根据控制论一般原理，控制是作用者对被作用者的一种能动作用，被作用者按照作用者的这种作用而行动，并达到系统的预定目标。因此，可以从以下几个方面理解：其一，内部控制具有一定的目的性，为达到某种或某些目标而实施；其二，内部控制是为了达到某个或某些目的而进行的过程，且是一种动态的过程，是使企业的经营遵循既定的目标前进的过程，它本身是一种手段而非一种目的；其三，内部控制不是某个或某种状况，而是散布在企业作业中的一连串行动，是企业经营过程的一部分，与经营过程结合在一起，使经营过程发挥其应有的功能，并监督着企业经营过程的持续进行；其四，内部控制深受企业内部和外部环境的影响，环境影响企业控制目标制订与实施；其五，企业中每一名员工既是控制主体，又是控制的客体，既对其所负责的作业实施控制，又受他人的控制和监督；其六，所有的内部控制都是针对人而设立和实施的。企业内部会因此而形成一种控制精神和控制观念，直接影响到企业的控制效率和效果。
内部控制是任何企业、事业单位进行有效管理和经营的基础，内部控制是必不可少的。巨人集团衰败、沈阳飞龙集团“失踪”、郑州亚西亚关门、广州国投倒闭等事件都说明了这一点。所以，企事业单位一定要搞好内部控制的设计。搞好内部控制的设计能起到如下的作用：第一，保证企业资产的安全完整。有效的内部控制就是提供正确的，完整的，可靠的和合理的会计数据，使会计处理符合会计制度和会计原则的要求，保护企业资产资源，防止在处理经济业务和置存资产过程中有意和无意的错误而使企业的资产受到损失，提高企业的竞争力，促使提高管理决策正确性。第二，促进企业加强经营管理，提高经营效率。通过内部控制和其他管理相融合，促使各管理部门工作协调一致，提高企业管理水平。第三，促进会计工作的进步，提高审计工作效率。
二、会计电算化系统对内部控制设计的要求
自从50年代会计工作中开始应用计算机，直到70年代后数据库技术的普遍应用，传统的会计核算工作已经绝大部分被电子数据自理系统所代替，人们利用计算机的记忆功能、数值计算和逻辑运算功能以及庞大而且先进的数据库，基本代替了会计的手工操作。由于计算机的运算速度快，计算精度高，提供信息全面，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，为会计人员参与管理提供发更大空间，使他们有精力、有条件履行会计的控制职能。会计电算化为实施会计控制提供了众多机遇，同时也对会计控制提出了严峻挑战。主要体现在：第一、审查、复核、监督机制被削弱。在会计电算化过程中，对原始数据的整理、审核等工作都可由机器自动完成，会计人员只需做辅助性操作，会计数据一旦输入计算机，便可按照预先编好的程序，自动进行各种处理，在这一处理过程中，大部分手续由计算机完成，审查、复核等控制也随之消失。第二，工作人员的身份识别和权限被控制。在手工会计中，业务人员之间的联系直接形成了相互制约，相互监督局面，而在电算化会计系统中原来人与人之间联系，部分地改为人与机之间的联系，这就涉及到系统如何识别操作人员身份，以及授予权限问题，如果不能解决这两个问题，就可能出现利用高科技进行经济犯罪活动。第三，磁性介质存储数据，缺乏证据和审计线索。在手工会计中，信息被记录于凭证、账簿等纸张上，其法律效应被广泛承认，而在会计电算化系统中，信息被记录在磁盘等磁性介质上。如何使磁性介质上的数据具有法律效力，如何防止磁性数据被修改，是一个非常重要课题。第四、对计算机系统的依赖性。在电算化会计系统下，一旦系统由于某种原因而无法进行，就会使会计工作陷于瘫痪。因此，计算机硬件和软件对会计数据安全性起重要作用。第五、对软件开发过程进行控制。软件正确性是电算化会计系统正常运行的保证，因此电算化会计系统内部控制应延伸到系统开发阶段，即通过软件开发过程控制，确保软件质量和会计内部控制力度。而要解决会计电算化内部控制出现问题的关键是：（1）研究会计控制要求，确定会计信息系统的控制点。（2）计算机硬件设备、开发工具及应用程序要达到会计控制要求。寻找控制点，应从对企业生产经营过程的控制方面进行。
三、生产经营过程控制设计
现代企业可以看作是各种职能、各种业务处理过程相互联系、相互作用的集合体，是一个具有特定功能和目标的系统。为保证系统的配合和协调，保证企业经营方针和系统最优化目标的实现，需要采用一系列会计方法，通过计划、预算、内部控制、分析、稽核报告等手段，利用会计信息对企业生产经营过程进行控制。会计电算化为企业利用会计信息进行管理创造了条件。这种会计控制通常有以下特征：（1）充分利用电算化会计信息。借助计算机对会计数据进行重新分类和处理，通过系统接口或集成方式做到数据共享，一次输入，多次利用。（2）需进行电算化系统的再开发或二次开发。增加辅助核算，以把运筹学为主的数学方法和数学模型开发成方法和模型库，并同会计信息系统有机结合，利用计算机先进快速的处理和计算优势实施会计控制。（3）会计人员可以专注地进行会计分析，制定控制标准和参与决策。（4）计算机自动报警和实时控制。即将控制标准事先输入会计系统作为“控制线”，执行中一旦出现差异，就激活计算机自动报警，以及时调节或改正作业。一般对企业生产经营过程的控制，包括资产控制、效益控制和风险控制等。
1、资产控制设计。资产控制设计的目标是保持资产实物的安全、完整，并使其保值、增值，以实现企业长远发展目标。这种控制可以分为实物控制和价值控制两类。实物控制主要包括不相容职务分离和授权审批控制。运用计算机进行实物资产管理，对资产的购买、领用、处置应有完整的记录并定期清查和核对，还应经常对内部控制程序和控制执行情况实施审计控制。资产的价值控制主要包括对资产的保值、增值的要求实施财产保全控制，根据需要采用多种折旧方法并足额计提固定资产折旧，及时进行固定资产大修理等，保证企业再生产顺利进行。
在保证企业资产安全、完整前提下，资产控制的重点应是资产的保值、增值。要保证资产保值增值，应推广资产的价值管理，即对材料和设备等有形资产由实物形态管理向价值形态管理转变，这就要使各基层单位或班组在生产经营过程中投入的各类物品，都要有明确具体的价格，以价值形态运营，实现单位间市场化管理。由于各种材料、设备都有固定的价格，所以单位间出现工程往来时，要先算好本单位的经济账，在这种价值管理中，要利用计算机及时汇总各单位的成本投入，分析管理过程中存在的问题。
2、效益控制设计。效益控制的目标是以最小的资金占用和耗费，最优的资金投入组合，获得最大的产出效益，也就是使成本最小化，而利润最大化。包括制定计划、编制预算等事前控制和跟踪计划实施，进行成本、费用指标分解，采用限额开支和责任会计等事中控制，利用计算机的辅助核算，生成适合管理和控制要求的企业内部效益报告，如成本费用报告、合同执行报告、责任中心报告等。会计人员应集中精力利用计算机的自理结果进行会计分析，并对影响企业效益的主要因素进行分析研究。成本的事后控制是在产品生产或费用发生后，通过收集有关资料与计划成本进行对比分析，找出差距，确定超支、节约原因，落实责任归属，对不切实际的计划或存在的问题进行更改。
3、风险控制设计。现代企业在生产经营中，随时面临着风险的困扰。若企业考虑到可能遭受的风险，巨人集团就不会将巨人大厦的资金来源孤注一掷于生物工程，“标王”秦池就不会将自己的资金都投入广告活动，而风险控制的目标是在实现经营获利的前提下，使企业风险达到最小。企业风险分为经营风险和财务风险，具体又可分为决策失误风险、市场变化风险、投资风险、筹资风险等。这些风险会使企业偏离其经营目标，运用恰当的会计控制可减低或消除这些风险。其控制途径是在具备及时、准确、充分的管理信息和报告的基础上，利用含纳产品、客户、竞争和环境因素等多重变量的各种决策模型，通过计算机反复模拟实验以控制决策失误风险。对于影响收入实现或者造成成本、费用超支等市场变化风险，通过敏感的会计信息及时进行调节控制，最大限度地减少此类风险给企业造成的损失。通过对投资项目事前进行评价、事中密切跟踪及对投资效果的适时分析和调节，有效地控制投资风险。对于筹资风险，一方面是控制筹资成本对企业经济效益的影响；另一方面控制由于企业融资而引起的财务状况恶化直至破产的风险。对于财务风险的控制，主要是通过对会计系统的实时监控和分析，控制和调节负债资本结构，适当减低企业还本付息压力，避免支付危机，以维护企业正常的能持续经营的财务状况。
总之，生产经营控制设计应遵循拟订标准、衡量成效、纠正偏差这一控制程序。为使设计的电算化内部控制系统达到控制目标，可使用国外的“控制自我评估法”即每个企业不定期地对自己的内部控制系统进行评估，评估内部控制的有效性及实施的效率、效果，了解哪里存在缺陷以及可能引起的后果，然后采取行动改进这种状况。
由于企业生产经营过程复杂，管理层次多样，会计控制也无法绝对保证企业业务运行管理及会计信息处理不出一点差错，会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响，无法实现全过程的绝对自动化，而且计算机会计系统的采用，增加了计算机舞弊这一安全因素，大大增加了企业会计控制的成本，对于会计控制系统优劣的判断，不能认为其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原则，使控制成本小于不采用控制手段所造成的损失。(文/赵冬梅 霍全平)
参考文献：
[1]刘志强《会计电算化》
[2]秦荣生、卢春泉《审计学》
[3]《财会通讯》2000.1
[4]《会计研究》2000.5 |
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