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提要 在电算化会计实践教学过程中，学生只注重如何完成实验教程所提供的数据，对于其中一些重要的信息不予以理会，只重操作，不善于总结，碰到一些问题无法解决，本文对此提出建议。
关键词：软件操作；提示信息；操作结果
中图分类号：G64 文献标识码：A
引言
我国在电算化会计应用过程中，大都采用通用的商品化会计软件，所以在电算化会计的实践教学过程中，是以商品化会计软件为基础的。而在实践教学过程中，学生经常会遇到大量的问题。笔者根据多年的教学经验，对实践教学过程中易出现的问题进行总结和分析。
一、重视控制参数，提高对提示信息的理解力
在电算化会计实践教学过程中，在业务处理之前，需要对建立的学习账套基本参数进行设定。在账务处理前需要决定是否要进行制单序时控制、支票控制、可以使用应收受控科目、现金流量科目必录现金流量项目等信息。在讲解这些信息时，也给学生详细介绍过这些信息设置的后果，但由于正常操作情况下这些信息是不起任何作用的，就常常被学生所忽视，而碰到这些控制信息起作用，正在进行的工作无法完成时，不能正确处理这些问题。
实践课时，有学生举手，“老师，你看，我凭证上所有的内容都填写正确，但是凭证就是保存不了，怎么办？”看学生的电脑界面，确实这张凭证的填写符合凭证输入的所有条件，但为什么保存不了呢？这时，可让学生再保存一次，这时系统就会再次出现错误提示信息：“日期不序时，上张凭证1月23日”。这时学生看也不看，就直接确定，等待老师的回答。这时就要给学生指出提示信息，让学生认真去看提示信息，理解提示信息包含的意义。这句提示信息包含了三个含义：一是在本套账中选择了制单序时控制；二是这类凭证的上一张凭证已经处理到了23日；三是本张凭证填写的日期是20日。根据序时控制（按时间的先后顺序处理业务，即1日业务处理完，再处理2日业务，2日业务已经处理，时间已到2日，就不能再处理2日以前的业务）的要求，那么就不能再处理23日以前的凭证，所以系统不能保存这样的凭证。
遇到这样的问题，就应着重强调提示控制参数的重要性，提醒学会查看提示信息，并理解提示信息的含义，得出相应的解决方案。具体可通过以下三种方法来实现：一是可以修改本张凭证的填制时间；二是可以修改上张凭证的日期，查看上张凭证的日期是否错误，如果上张凭证有误，就直接修改上张凭证；三是可以修改控制参数，去掉制单序时控制的选择，没有序时控制，凭证填写日期只要合法即可，这张凭证就可直接保存。
二、分清角色，学会查看操作结果
在会计工作过程中，为了保证会计信息的正确性，采用了多人员、多环节的监督制度。在整个教学过程，学生需要扮演多重角色来完成不同的工作。这就要求在处理账套信息前，先进行财务分工，完成不同的角色定义，在处理不同的工作时要由相应的角色来完成不同的工作。
在实践课程中，日常业务处理实践流程如下：凭证输入-保存-审核（电算化后，审核依然是一个人工完成的过程，在系统内仅表现为最后一个环节，即审核正确后直接签字。实践教学过程为了节省时间，只执行签字）-记账-查看账簿数据。这一流程至少需要两个角色来完成，输入及审核人员。但是，一部分同学在处理业务时嫌烦，不愿意更换操作员，既然账套主管有全部的处理权限，就想以账套主管的身份完成所有的工作，最后查询实验结果时发生错误，账簿上没有本期发生数据，期末数据与期初数相同。因为在账务处理过程中要求，制单人与审核人不能为同一人，在填完凭证后，对凭证进行审核时，需要用有审核权的另一人来执行此项工作，学生用账套主管操作，做完凭证后立即进行审核，软件提示信息说明审核成功有几张，但是并没有引起学生重视，认为自己已经审核，直接记账，也不看记账是否成功，因为审核与记账这两项功能都是由计算机内部完成，不会直接看到操作结果，从而直接导致实验结果错误。
在本例中要让学生学会查看操作结果，虽然点击过审核，但审核成功的标志是审核人在每张凭证上签上自己的名字，记账成功的标志是查看未记账凭证张数为零。只有让学生明白这样的操作会产生什么样的操作结果，才能保证会计软件操作的正确性。
三、区分单据，明确各系统之间的关系
在会计信息系统内，将购销存作为一个特殊的部分独立处理，称为供应链或业务系统。在这些处理系统内，需要填写一些原始的会计凭证（单据），如销售发票、采购发票、入库单、领料单等。这些单据都应在相应的系统内填写，如销售发票应在销售系统内填写，采购发票在采购系统内填写、入库单与领料单应在库存管理系统内填写等。
这些业务单据生成后会与账务系统发生关系，如销售业务发生后，除了在销售系统填写相应的销售发票，如果款项尚未收到，则需要在应收款管理系统内确认这笔应收款，在收回这笔款项时，应填写相应的收款单。如果单位并没有启用销售系统，只启用了应收款管理系统时，那么销售发票就要求在应收款系统内填写；但是，有的单位既启用了销售系统、又启用了应收款管理系统时，那么销售发票就要求在销售系统内填写，这样一部分同学就容易出现概念不清，对业务流程发生较大的混乱，老师就应加强对业务流程的讲解，让学生明确业务之间的关系。
四、了解业务内容，强调期末业务之间的前后关联性
在会计信息系统内，每个会计期末都需要处理大量的经济业务，称为期末业务。这些经济业务平常不能处理，只能在期末进行，如期末费用的分摊、相关费用的计提，成本的结转、税费的计算以及期间损益的结转等业务。
在处理这些经济业务时，大多商品化会计软件都提供了期末自定义转账功能以及部分专门结转功能（如期末结转汇兑损益以及期间损益的结转等），这些业务不但依赖本期的日常业务，它们之间也存在关系，如只有把税费处理完，才能完成期间损益的结转，有的同学嫌麻烦，做完一笔业务，就要换人审核，再处理下一笔业务，再审核、再处理，还不如干脆直接一次生成，再一次性审核，完全不考虑业务之间的衔接关系，导致期间损益类账户期末有余额，甚至一部分账面发生错误。这时就要强调业务的衔接关系，要让学生学会区分，如果这笔经济业务涉及的会计科目在以后的经济业务中再次出现，就必须审核后再处理下面的经济业务。
五、确认数据源，理解报表公式的真实含义
会计报表的手工编制是一项工作量比较大的工作，但在会计工作信息化以后，变得比较简单，不需要手工计算数据，只要利用会计软件提供的函数，告诉计算机在哪儿取什么数就可以，这就是公式定义。作为初学者，商品化会计软件大都提供了一些模板，可以借用这些模板来加深对于报表公式的理解，但不要照搬使用。在报表公式定义时，要理解公式有一定灵活性，公式是根据单位经济业务的不同来定义的，要侧重理解函数的每个参数的真实涵义，正确定义公式。
如对于期末取数函数中借贷方向参数的理解与应用，借贷方向参数在使用时有三种选择，一是取借，二是取贷，三是取默认的方向。其中，前两种取数都比较好理解，但是第三种取默认的方向，那方向到底是借还是贷呀，方向的借贷在于建立科目时定义的科目余额方向，如果定义为借，则取借，否则反之。那如果定义科目时为借，和在定义公式是参数直接取借是不同的，如果这个科目所有的明细科目余额方向一致，则结果一样，反之，如果这个科目的明细科目中余额有借有贷，则结果不相同。在资产负债表中“应收账款（科目定义时余额方向选择为借）”项目公式的定义：应收账款如果明细账中贷方余额的话，表示预收款，不能在这里反映，所以定义公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默认余额。
六、结束语
在电算化会计实践性教学过程中，一定不要忽视理论教学的重要性，要结合自己所学的会计知识，灵活使用。不要让学生有“我只要按照实验教程上的实验步骤，做出实验结果，就是我会使用会计软件”这样的想法，一定要让学生拥有融会贯通，善于思考、总结，熟练使用会计软件的操作能力。
（作者单位：陕西财经职业技术学院）
主要参考文献：
[1]陈玲.各界（科技与教育）.学习过程中应注意的几个问题.会计电算化，2007.12.
[2]王黎，曹明才.会计电算化课程实验“期末业务处理——自动转账”问题分析.经济师，2009.10. |
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