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人事档案是人才信息的重要载体，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得更为重要。
一、人事档案管理工作中存在的问题
1、对人事档案管理的重要性认识不够。一些单位往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分档案人员没有经过专业的档案知识培训，对档案业务不太了解，对档案工作精力投入不足，严重影响档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，直接影响到档案的完整与安全。
3、人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出；二是收集归档的材料不全面；三是一些归档的材料还不够真实和准确。在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象较为严重。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4、人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，人才流动日益频繁，造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。
5、人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
6、人事档案利用工作水平较低，其作用尚未充分发挥出来。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
二、新时期人事档案管理工作的思考
1、提高认识，加强领导。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2、加强档案工作基础建设。要建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
3、加强人事档案管理人员队伍自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。主管部门应定期组织培训业务知识，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作。
4、健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
5、注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
6、改进和完善档案功能，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
7、加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别应重视与人才服务机构之间的沟通，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。
8、加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。
总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案管理所存在的制度困境。
（作者单位：保定市易县清西陵文物管理处） |
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