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提要 本文探究在当前社会发展环境发生极大变化的情况下，从知识管理的角度提高教务管理水平，提高教学秘书的工作效率，从而避免教务管理工作的无序和疲劳应付。
关键词：教务工作；知识管理；工作效率
本文为华侨大学教育管理基金项目支持项目（项目号：10HJY08）
中图分类号：G64 文献标识码：A
高校的竞争力与其行政管理密切相关，具有巨大竞争力的学校都有一套合理健全的行政管理体系。在高校管理工作中，教务管理工作是高校教学活动顺利进行的保证，也是影响人才产出质量的关键。教务与教学管理的任务是根据确定的培养目标，按照一定的管理原则、程序和方法，建立正常的、相对稳定的教学秩序，保证教学过程的畅通，确保教学任务的顺利完成。
大学组织结构的中心在基层。教学秘书岗位作为院系级的基层教学管理工作，是教学管理的枢纽位置，涉及到教学管理工作的方方面面，不仅要按时按质完成教务处各科室及院系领导布置的各项工作任务，还要沟通协调各种关系，其工作效率及工作方式直接影响着高校教务管理水平，对于高校教学活动的正常有序开展起着举足轻重的作用。目前学者对教务管理工作的研究也较多，但大多从技术应用层面来分析利用计算机技术提高教务管理工作效率，如何开发学籍管理系统等，在组织层面、个体层面的研究则更多的集中于单纯的分析教学秘书应具有的素质及能力的提高等问题，这些分析本身存在一定的局限性，也难以从根本上解决目前工作中所存在的问题。本文探究在当前社会环境发生极大变化的情况下，学校应该从知识管理的角度提高教务管理水平，提高教学秘书的工作效率，从而避免教务管理工作的无序和疲劳应付。
一、内外环境的变化对高校教务管理工作的影响
随着经济的发展，社会体制的改革，高校组织所面临的社会环境发生了极大的变化，然而高校管理的改革却相对滞后了，从而导致教务管理模式及管理水平跟不上社会发展及人才培养的需要。正如温家宝所指出的：我们的教育还不适应经济社会发展的要求，不适应国家对人才培养的要求。
（一）高校扩招、一校多区，而信息化管理滞后。随着经济发展对人才的需求，也为了实现高等教育大众化，我国从1999年开始迅速扩大高等教育规模，连续多年的扩大招生使得许多高校的办学规模不断扩大；学生人数迅速增加；专业不断分化，高度的专业化使院系间的联系趋于松散，甚至造成同一院系内部不同专业间甚至不同专业方向间的分裂倾向愈来愈突出；此外，随着高校办学规模的扩大及近几年盛行的高校合并等现象的出现，学校办学模式也由一地办学走向多地办学，单一校区管理走向多校区管理。这些变化使学校教务管理部门的管理任务成倍增加，工作协调难度也增大了。虽然很多高校建立了校园网，购买了信息管理软件，可是学校的信息化管理水平较低，管理模式没有发生变化，并未真正实现信息化和网络化，在教务管理中存在问题。
1、对教务管理信息化的重要性认识不足。随着扩招及学分制的推行，学生服务、教师服务对学校行政管理工作提出了更高的要求，学生在学校学习中的信息需求要求更自主更充分，需要更好的信息交流获取平台；学校对学生的管理工作难度也加大了，各职能部门需要共享更多的信息。而很多高校在机构设置、人员编制上没有到位，没有建立一个完善的领导决策机构和项目工作小组，没有形成相应的信息化、科学化建设队伍，因此在信息化建设中也没有制定总体规划，很多职能部门只是局限在自己小范围内的信息共享，各职能部门的交叉信息需求增加了横向沟通协调的难度，也增加了重复处理信息数据的频率，耗时耗力，更容易产生不同口径收集的信息的不准确性。
2、信息化管理思想观念落后。虽然有了校园网，但其工作模式还是沿用原来旧的管理模式，工作流程及工作方式没有改革和创新，不能实现真正的信息共享和流程简化，很多工作仍处于繁琐、复杂、混乱和重复劳动以及不断协调的境况中，缺乏规范性和程序性，没能充分利用现有的网络信息技术去形成一套科学化的管理机制。
（二）学分制学籍管理制度的推行缺乏对教学质量的保障措施。学年制是传统的学籍管理模式，其培养模式比较单一，课程设置比较死板，不能适应社会发展对复合型人才的要求。而学分制学籍管理以学分作为计算学生学习量的单位，以取得最低毕业学分作为毕业标准，学分制条件下的学籍管理，能够真正的实现“选我所爱，爱我所选”，激发学生的学习积极性、主动性和独立性，有利于因材施教，有效地开发学生的潜能，其优越性越来越得到社会的认可。学分制要求学校的教务管理更具弹性及人性化：教学计划设置要求更加灵活和弹性，选课制度更加完善，考试安排更加合理，学籍管理等等，因此存在的问题也是显而易见的。
1、教学计划的强制性功能的减弱和学生在修学计划上的自由自主，使得很多学生特别是一、二年级的学生往往会因选课经验不足及对未来职业生涯的茫然而在一定程度上显得很迷茫，需要有关人员的指导。可目前而言，很多高校并没有在本科阶段实行导师制，学生在迷茫无助时只能咨询直接操作选课工作的教务管理人员，而教务管理人员大多并是不本专业出身，没有系统的专业知识，也没有实际经验，使得教务管理人员特别是学院教学秘书承受了很大的心理压力和工作压力。
2、选修课程的增加，学生选课自由度的加大，使教学质量下降。一方面为了适应学分制下对学生兴趣爱好的满足，课程设置比较灵活丰富，专业选修课和校选课所占的比重增加，而学校缺乏对相关专业知识和相关政策的持续宣讲以及相关专业信息的共享，学生缺乏对所选专业的系统了解和认识，因此对于选修课的态度都比较散漫和自由，而教师对学生学习过程的约束力较小，容易使学习组织松弛；另一方面学生从紧张的有竞争压力和明确的目标状态过渡到大学的自由生活，容易造成学生在学习态度上的消极转变，很多学生不但缺乏学习动力，更有甚者抱怨教师授课方式与高中时不同，不知道该如何学习了，呈现出懒散、盲目的精神状态。这给教学质量的提高提出了很大的挑战，也为学院教学管理工作人员的工作带来了很大的协调难度。
（三）高校行政机关的精简，而管理的权利还是集中在校级，缺乏对基层人员的激励。在新一轮的高校管理体制改革中，呼声最大的就是改变高校行政机关的过多干预，提高行政机关的工作效率及服务意识，精简行政机关。然而，很多高校在改革的过程中，并没有真正实现校级管理部门的分权和院系管理部门的“当家作主”。比如，现在很多高校的教务管理系统，学校教务管理职能部门为教务处，在院系有分管教学的院系的负责人及教学秘书。教务处掌握着教学事务决策权，而学院的权利很有限，大多数情况下只限于执行权。在这样的管理理念下，就容易导致两个问题的出现：
第一，对院系教学管理的重要性重视不够、投入不足。很多高校及其有关部门认为院系教学管理只是上传下达，执行和落实学校有关的教学计划和文件，将相关信息传递给各位任课老师及学生，等等。甚至有些高校还在教学秘书编制上进一步精简，在教学秘书岗位只设置了一个编制。而事实上，首先，院系教务工作者——教学秘书做的工作都是基层的工作，面对着上千名学生和上百名教师，工作任务涉及到教学工作的方方面面，很多工作都具有很强的时效性，而且随着教育部对高校办学水平的要求，随着学籍管理的改革以及高校的扩招扩展，教务管理工作并没有随着计算机的应用而减少，而是在协调工作和日常的事务处理中增加了不少，难度也增大了不少；其次，很多高校并没有在学院设置与校级职能部门相应的职能分支机构，校级职能部门就只能将指令直接下达给学院，学院就成为多头管理的末端。对于教学工作而言，只要是涉及到教学、涉及到学生成绩等工作，就都向教学秘书下达，来自各个职能部门的指令累计起来是纷繁复杂的，令学院教学秘书疲于应付、无所适从。
很多高校认为院系教务工作缺乏技术含量，很少提供机会给他们提高自身的业务素质。就目前状况来看，教务管理人员特别是教学秘书长期从事一项工作，工作任务繁重，很少有时间学习，缺乏业务钻研和创新精神，甚至连系统的思考时间都没有，而学校或学院很少组织工作人员进行专业培训学习，导致很多教务管理人员失去了工作的主动性，只是习惯性的将工作按旧的工作模式处理，缺乏创新，同时也缺乏对改革创新的动力。因此，教学秘书只有疲劳应付，教学管理质量得不到保障。
第二，长期以来院系级的工作处于接受命令、落实执行命令的状态，使得二级院系在教学管理中处于被动状态，也就缺乏管理的主动性和创新性，从而导致二级院系的教学管理定位不准、职责不明，在工作中相互推诿，因此在教学管理中的主体性也被消磨了。很多二级院系的工作者认为工作做快了反而容易出问题，不如等待最后时刻才递交材料，以免返工，这样的“做-等-要”思想不利于工作效率的提高和各部门的协调工作。
二、应用知识管理提升高校工作效率
上述种种问题的出现导致目前教务管理水平低下，教学秘书工作效率低，同时又疲惫不堪。我们认为，在网络盛行、信息技术较大发展的今天，这些问题本应该得到妥善的处理，教务管理特别是学院教学秘书的工作效率应该得到提高，其身心压力本应该得到缓解，关键是目前很多高校的管理模式还是比较陈旧，需要改进，应顺应时代潮流，实行知识管理。
知识管理是组织的管理者通过对组织内部和外部知识的管理和利用，把创新、反应能力、生产率、技能素质作为特定目标和基本内涵，通过知识的获取、共享、创新和应用，以达到提高组织创造价值的能力，帮助组织自身适应管理的活动要求的过程。
高校是知识的聚集地，产生和传播着先进的知识，其管理工作都是围绕知识进行的，因此实施知识管理将对现代高校的发展起到推动和促进作用。而作为知识管理的基础在当今社会已经具备——信息技术，现在很多高校都认识到了信息技术对于高校管理的重要性，因此很多高校都在购买信息管理软件，甚至有些高校也在通过与外部信息技术公司合作定制这些软件。然而，我国传统高校组织结构采用的直线职能式，未能充分体现知识应用和管理的优势，也难以保证有效实现知识管理。
（一）高校应建立最佳实践的信息库，保证知识的共享，建立快速响应机制。高等学校是一种典型的知识密集型组织。在信息化时代，高校组织所面临的环境变化了，其内部也正在经历着深刻的变革，它必须要适应内外环境的变化，优化内部知识基础结构，重新整合知识流，成为完全意义上的以知识为资本、围绕知识活动而运作的公共组织。比如，教务管理系统，其实是一个开放的系统，除了教务管理部门内部极度依赖管理系统外，学工部需要了解学生的学籍情况、学习情况；学生需要了解教学计划、开课情况、成绩以及其他教务信息；教师需要了解课程设置以及报送成绩；相关教师还需要了解学生的基本情况和学习成绩（班主任或者导师），因此必须要整合资源，成立相关的项目小组（小组成员必须是应用该信息库的相关工作人员代表），建立最佳实践的信息库。在前几年信息化管理系统被大家认可后，很多高校购买了相关的应用软件，可是由于信息数据库未能充分适应学校的管理需求，导致虽然有了数据库，可很多信息并不能充分共享利用。因此，之后又有了很多高校自己开发数据库或与外单位联合开发数据库的现象。但不管怎样，学校应该充分意识到使用数据库的人群才有更直接的经验和需求，因此在数据库建立前期的调研应该成立相关的项目小组，就相关问题进行充分的了解和理解，才能真正建立起合适的信息数据库。此外，社会环境在不断变迁，知识也在不断革新，因此在建立合适的信息数据库后，还要建立良好的快速响应机制，以便及时触及到在实践中出现的新问题、新需求。
（二）基于信任的沟通。沟通在管理过程中能起到关键的作用。据统计，一个企业70%问题是由于沟通不利造成的，成功的经理人要用80%时间与员工进行沟通。有效的沟通既可以让管理者得到自己想得到的，也能让被管理者得到自己想得到的，这样就出现了共赢的局面，而且整个环境也将是积极向上的一种状态。信任是对人的尊重，从而更激励人的工作热情和工作积极性。基于信任的沟通首先是领导从思想层面上转变观念，倾听员工在工作中所遇到的困难，听取解决的方案，并将相关问题提升到更高的层面去看待分析，找到更合适的解决方案，而不是在沟通中首先以先入为主的态度认为职员存在畏难情绪。要变注重具体业务工作目标与任务的内部管理为更好地激发师生自主性和创造性的人本管理。
（三）建立正式的流程，保证信息的有效传递和经验教训的有效复制。理清目前高校中普遍存在的条块分割和混淆不清的内部管理，建立良好的部门工作定位，创设管理规范与程序，建立正式的工作流程。通过这个流程能首先推断学校各部门所拥有的何种信息能够对其他人有所裨益，然后设法使学校上下能够方便地获得该信息。并且当新的问题出现后，能有效地将信息传递到各相关部门或相关工作小组，以便经验教训的有效复制。而学校各职能部门则更多地利用其职能相对比较集中单一，具有对业务进行钻研和推敲的优势为业务管理工作的有效开展提供便利和信息、技术支持，并通过发挥其宏观协调和监督功能，促使教学、科研等业务机构加强精细化管理。提高教学、科研管理质量，更好、更有效地传播先进的知识。
（作者单位：华侨大学土木工程学院）
主要参考文献：
[1]吴淑叶.谈高校教务管理的重要性.华北煤炭医学院学报，2004.3.
[2]阎光才.大学组织的管理特征探析.高等教育研究，2000.4.
[3]汪晓艳.高校学分制学籍管理工作探讨.法制与社会，2008.8. |
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