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会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案资料之一。作为基层施工企业的一名会计人员，在经历了近年来企业为改制而进行的资产清查、评估工作、注册会计师审计工作、企业资质重新就位工作等一系列工作之后，笔者深深感觉到，基层施工企业在会计档案管理工作方面，与企业强化科学管理的实际需要之间，存在着一定的差距。具体体现在以下各个方面：
一、作为会计档案的组成部分，对会计凭证、会计账簿、会计报表等有形的会计核算专业资料较为重视，却疏于对会计软件及其所生成的电子数据等无形会计档案进行有效管理与充分利用。近几年来，基层施工企业会计电算化普及速度之快、范围之广是前所未有的，虽然实行会计电算化之后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并入了会计档案的管理之中，但对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴。由此而造成的此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用及科学利用的效率。从而使会计电算化工作虽然在基层施工企业已经开展多年，但至今仍仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以总公司系统内子公司一级的单位为例,所属分公司中实行内部独立核算的工点、项目部每年均达数十个，这么多内部独立核算单位的相关会计档案，几十本总账、明细账、辅助账与数量浩繁的凭证及报表，其数量之大可想而知，即使做到了全部按期归档，一旦需要查询相关数据，其过程也会占用相当长的时间，耗费相当多的精力，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中也包含了其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅捷、方便，但就目前现状来看,这方面的工作确实做得非常不够。另外，虽然上级也一再要求各单位使用统一的会计核算软件，但由于各单位微机硬件配置各异，许多已不能适应日新月异的程序升级、更新所需，无奈之余，仍使用已经渐趋淘汰之列的旧程序。程序不一，操作各异，即使有现成的电子数据，想要得心应手地使用也非易事。况且，目前企业在档案管理部门人员的配备上，仅仅局限于档案管理的狭义业务，档案管理人员并未掌握相关的财会业务知识，对相关财务管理软件更是知之甚少，具体操作时当然会有许多障碍。
二、对会计档案的收集、存放管理较为重视，却忽略了对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁管理。会计档案的管理全过程，既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，亦包括其后期的科学鉴定与及时销毁阶段。基层施工企业每年与各单位、各部门间业务往来形成的经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多也是其他门类的档案所不可比拟的。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，各类会计凭证、会计账簿、会计报表，其保管期限各不相同。按照1998年8月21日由财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》第八条规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。上述管理办法之附表中对企业及其他组织会计档案保管期限也有明确列示。其中：企业会计凭证类（含原始凭证、记账凭证、汇总凭证）保管期限均为15年；会计账簿类中，总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限为15年；现金和银行存款日记账的保管期限则特别规定为5年；固定资产卡片的保管期限则为固定资产报废清理后保管5年；财务报告类中，月、季度财务报告保管期限为3年；年度财务报告（决算）则需永久保管。其他类中，会计移交清册保管期限为15年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对账单保管期限为5年。不同会计档案的不同保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁，而在实际工作中，基层施工企业在这方面往往未得到相关各方的充分重视，从而造成了档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。
三、对会计档案的收集、整理工作较为重视，对会计档案信息资源的开发利用不足。企业会计档案作为在企业生产经营过程中形成的重要信息资源，其丰富而翔实的数据信息所反映出来的企业生产经营全过程，其完整性是任何其他类型档案所无法比拟的。在完善成本管理、制定科学合理投标标底、强化企业全面科学管理水平等方面，均离不开对会计档案信息资源的有效开发利用。实际工作中，会计档案一经归档入库，除个别情况之外鲜于有人问津，致使其庞大的信息资源被长期闲置、浪费。
四、对公司机关本级形成的会计档案收集工作较为重视，所属工点、项目部的会计档案却长期分散在全国各地。自1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》第六条明确规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。基层施工企业常年在企业注册所在地之外进行施工，足迹遍布全国各个省、市、自治区，工点多而十分分散，且往往一项工程自开工到竣工及至收尾结算完毕，其间跨越数年乃至上十年，被某些建设单位拖欠的工程款难以及时回收，欠供货单位的货款难以及时偿还，等等因素导致该工点或项目部债权债务不得不长期挂账得不到及时清理，会计档案也长期不能移交企业档案管理部门存档。加上企业档案管理部门人力资源不足，不能及时催收各工点、项目部的会计档案，所属各工点、项目部会计从业人员业务素质参差不齐，个别会计人员长期仅仅充当着领导的出纳角色。某些工点、项目部有关各方对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，致使有些下属单位工点换了一个又一个，会计档案也跟着到处跑，这显然不利于企业对所有会计档案进行科学有效管理。
五、企业会计档案的形成、整理与归档相互脱节。企业会计从业人员与企业档案管理人员互相沟通不足，所属各工点、项目部会计从业人员业务素质参差不齐，还有一些其他主客观因素，使会计档案自形成之初就缺乏标准化管理，凭证大小不一，装订薄厚不均，金属物未被全部剔除，经手人员签章不齐甚至根本就不签章，凭证装订之后长期不加贴封面，活页账簿长期不予装订，编号及编制目录等，使得会计档案在后期归档时难以做到整齐划一完全达标。
此外，随着我国市场经济运行机制的日渐完善，基层施工企业在日常的经营活动中，对会计档案的使用需求也与以往有所不同。例如，基层施工企业为申报某一方面的资质，需要将自有设备购置时的发票复印件作为申报材料的重要附件，但由于这些发票均与其他原始凭证一起装订在有关凭证中，复印起来非常不便，复印效果也往往很不理想，倘若在凭证装订之前能将这些发票扫描在电脑中形成电子文档资料并进行分类管理，查找使用时一定会非常方便。
综上所述，基层施工企业在会计档案管理工作方面存在着种种不足之处，这些现象的形成也有着种种不同的原因。既与企业档案机构有关，也与企业会计机构有关。同时，与企业相关领导及相关负责人员对企业会计档案管理工作重要性的认识不足也密切相关。当今科学技术的发展日新月异，施工企业所面临的竞争日趋激烈，倘若企业领导、会计机构与档案机构能加强对企业会计档案工作的有效管理，增强对会计档案信息资源的充分利用，应该说，基层施工企业的整体管理水平将会迈上新台阶。■(□文/陈 梅)
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