| 联系我们 |
 |
合作经济与科技杂志社
地址：石家庄市建设南大街21号
邮编：050011
电话：0311-86049879 |
|
|
| 经济/产业 |
［提要］ 数字化环境下，高职院校档案部门应顺应潮流走进社会，以档案信息服务社会：由单一服务形式的利用服务到多样性综合服务；由以部门为主体的信息服务模式到面向社会提供公共信息服务。因此，如何把握和应对职院档案工作服务社会化、数字化的安全、法律、效益等问题是急需思考的；网络环境下职院档案服务社会化的发展，备受关注。
关键词：职院档案；社会化；数字化
中图分类号：G27 文献标识码：A
收录日期：2014年6月15日
数字化环境下，职院档案服务社化会是以丰富的档案信息为基础，以最大限度开发和利用档案信息资源为目的，为社会利用者提供服务。同时，创造职院档案信息的社会效益和经济效益。
一、职院档案服务社化会、数字化的必要性和可行性
随着网络的普及和发展，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。档案信息作为社会信息资源系统的重要组成部分，数字化档案信息建设是大势所趋。社会对高职院校档案部门的信息需求包括高校人才培养状况、科研成果项目等。迫切要求职院提供最权威、最准确和最真实的信息。数字化环境下职院档案服务社会十分必要。
高职院校作为国家大量培养高素质的技能型人才特别是高技能人才的重要基地，职院档案部门要及时地将这些有用信息传播出去，为社会所利用。档案服务社会化，直面经济建设和社会发展已是必然趋势。
二、职院档案服务社会化的内容
职院档案服务社会化具体内容有：一是为国内外用人单位、中介机构提供毕业生学籍档案信息，帮助用人单位核实学历真伪，维护学校声誉，消除假学历给社会带来的负面影响；二是根据学校科研、实训动态建立多种类型科研成果数据库、实训实务数据库，包括编制出版职院科研情况及成果的档案文献汇编等，使这些成果能够得到推广，并转化为现实生产力；三是为学生出具档案证明材料；四是将职院的办学特色、学科专业设置、毕业生就业情况等信息汇集起来，向社会和用人单位提供，架起学生由学校走向社会的桥梁；五是档案咨询服务。职院档案部门经过长期积累和建设，拥有高素质的人才和丰富的相关专业知识，可以对外提供现代咨询服务。
三、数字化环境下职院档案服务社会化问题与对策
职院档案信息服务社会化，具有开放性、及时性、全面性、检索的方便性等特点；同样也存在一些问题，包括信息利用的法律问题、信息利用的效益问题、信息安全问题等。如：利用者在没有得到档案部门授权的情况下，非法下载档案信息，这侵犯了档案部门的知识产权；不明身份的用户对档案网络的恶意攻击，档案信息安全受到威胁等。解决以上问题，保证网络档案信息社会化服务正常进行，已迫在眉睫。
（一）职院档案信息服务内容和形式单一与利用者对需求广泛之间的矛盾。职院网络档案信息社会化服务的数量还处于初步阶段，暂时不能满足利用者多角度、多层次利用需求。多数网络档案信息仅有目录和图片，有些甚至没有任何必要的文字说明。此类信息服务只能起到提供线索的作用。另外，职院网络信息服务工作仍处于“以我为主”的局面，利用者的意愿并未得到充分的体现。为此，职院档案部门要强化服务社会发展的意识，不仅要服务校内，更要关注社会经济建设的发展进程，寻找和发现高校档案工作满足社会需求的切入点和结合部，以实现服务多样化：一是努力开展网络档案信息服务；二是努力开展深层次专题服务；三是开展现代档案咨询服务。
（二）数字化环境下职院档案服务社会化的效益原则。数字化环境下，职院档案服务社会化具有积极意义，其社会效益主要表现在两个方面：一是有利于更广泛地传播社会记忆和人类文化；二是有利于提高社会档案意识。职院档案服务社会化的经济效益，不能简单视为档案部门自身得到多少经济利益，而是通过社会第一线的行业和部门来体现的。同时，档案事业是公益性的基础事业，不能仅仅以局部的、短期的利益来衡量其利用效益。
（三）数字化环境下档案信息利用的法律问题。在数字化环境下，档案信息利用的方式一般有以下三种：一是网上浏览、检索所需信息后，再到档案部门利用档案实体；二是根据网上发布的信息（目录、全文、图片、音频、视频等）直接在线下载利用；三是获得档案证明。
1、“浏览”网络档案信息。从法律上讲，“浏览”作品不属于对作品的“使用”行为，是不受版权法控制的。浏览者的这种暂时性复制是一种无意识的、计算机系统自动进行的行为，既不存在故意也不存在过失。
2、未经许可下载网络文件、档案信息。“下载”不同于“浏览”，其造成的损害结果就是影响了版权作品的正常使用及版权人的经济收益，而导致这种结果的行为就是未经版权人允许又未向其支付报酬，并且不属于合理使用及法定许可的非法使用行为，这种行为本身就存在过错，应该用法律对其进行制约和规范。
为了规范网络环境下网络文件、档案信息利用的行为，政府有必要制定权威性和适应性都比较强的《数字化环境下文件、档案信息服务规定》，或者对现有等相关法律法规进行必要的增补，以便适用于各单位组织网络环境下文件、档案信息服务工作。其次，可以利用计算机技术防止被他人下载或非法利用，从技术的层面上保护自己的权益。
（作者单位：保险职业学院）
主要参考文献：
［1］刘萌.档案服务的创新［J］.北京档案，2003.2.
［2］周秀英.对高校档案服务创新的思考［J］.绍兴文理学院学报，2004.11.
［3］陆小宇，陈冰.高校档案与信息服务［J］.四川档案，2004.1.
［4］赵莉.档案工作社会化与现代档案咨询服务［J］.档案时空，2004.4.
［5］陈东宝.高校档案服务社会化问题探讨［J］.兰台世界，2005.2. |
|
|
|
