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［提要］ 通过剖析综合、协调、参谋、服务、监督中综与合、协与调、参与谋、服与务、监与督的相互关系，加强对高校办公室职能的认识与把握，促进职能失衡现象的改善，提高高校办公室工作水平。
关键词：综合；协调；参谋；服务；监督
中图分类号：G640 文献标识码：A
收录日期：2014年6月6日
高校办公室承担着综合、协调、参谋、服务、监督的工作职能，在具体工作中，往往存在“综与合”、“协与调”、“参与谋”、“服与务”、“监与督”失衡的现象，这种失衡将直接影响高校办公室工作的水平，并且会诱发新的问题，使整个行政体系额外面对许多新的情况。为此，必须充分提高对综合、协调、参谋、服务、监督这五种职能的认识。
一、有效综合，促进秩序形成
综合，是办公室工作的基础要求和首要性质，它是由两个部分构成的：即综与合。就其含义讲，“综”强调动作的范围，即办公室工作触及学校工作的各个方面。这个性质，明确了工作的方向是全面的而不是片面的。“合”强调动作的提升。形式上，它是将上面说的全面的触及“合”在一起；但是本质上，“合”不是无序的叠加，而是按一定的秩序，将我们触及或者具有的内容整理、归纳、总结、抽象为具有明显的整体效果与性质的行为。由此，我们将形成一个清晰的现实分布，并在这个分布上显示具体的量化数据、现实的存在状态等多方面情况的完整资料。就其状态讲，“综”，是对整体工作环境中的资料与信息进行全面的收集，而对所有收集到的资料与信息进行的有序的结构性的新的建设过程，则属于“合”的内容。这是审视办公室工作是否合理、科学的关键。诚然，具体工作中“综合”职能的体现，要视工作内容的性质而定。但是，无论我们具体的工作内容为何，对“综合”的基本理解都包含着全面的收集及秩序的整理与建立两个方面的内涵。
在日常工作中，办公室的工作往往容易陷入事务管理之中，缺少积极主动的创造性思考，因而没有注意到办公室工作职能中的这种“秩序”的形成功能。办公室工作存在一个明显的悖论：事实上不可能完全拥有具体的事件，而实质上必须拥有全部的信息。另外，我们还必须拥有对全部信息进行整理，并使之形成新的秩序的能力。也许有人问我：这两个秩序有什么不同么？我的回答是肯定的：有。从目的上来说，“综”的过程是为了保证科学、准确、完整、简捷的提取我们所要了解的事情的资料与信息，是收集的过程。“合”的过程是为了将信息自然具有的特征更明确的显示出来或者将信息按照我们的需要进行重组，为其构建一种新的秩序，是建设的过程。从作用上讲，“综”是对客观存在的信息进行科学提取的过程。“合”是为提取的信息建立新秩序的过程。前者是工作的基本要求，后者是工作精确的要求。在强调办公室传达、连接、汇集作用的同时，也要强调其积极的整理、分析和再创新的能力。只有这样，才能使办公室工作产生良性的互动效应，从而推进整体工作的运行。
二、积极协调，把握运作格局
协调，是办公室的另一个重要职能。 “协”，主要是指对两个或两个以上的内容，建立一种关联；“调”，则是指把相互的关系整理为具有一定的准确目的性或者功能性的行为。与办公室的综合职能不同，协调职能是由明确的关系组成的具体行为。建立在事件过程中的程序上、层次上、角度上的关系，都可以称之为协调。协调是为一种明确的秩序建立而进行的行为，是对具体的动作行为与动作性质的描述。应该说，协调是属于或者包含于综合之中的。如果综合是从整体上描述的职能，那么，协调则具有局部与具体的性质。协调寓于综合之中并服务于综合。这是明显的关系，也是规则。超过综合范围的协调，往往都是事倍功半的。
协调的含义是一个复合的结构。如上所述，“协”是为两个或两个以上的内容建立联系的行为。这种联系的建立，不受任何形式的约束。在文字上，“协”是并行的含义，而在现实中，“协”则有“使……联系起来”的含义，是一个极为明确的行为属性。而“调”则是对这个关系秩序属性的准确规定。具体到办公室的工作上，则主要有三个含义：一是秩序的明确，它源于办公室综合职能的明确，也是办公室其他工作的前提与依据；二是关系的联结，它是指将所有松散、间接、紊乱、模糊分布的内容，按照两两为“联”的方法建立起来；三是秩序的整理，即将这些已经建立了初步联系的内容进行调整、筛选、去粗取精，形成符合实际工作需要的原有内容的再分布格局。此为办公室协调工作的三部曲。
三、适时参谋，实现工作突破
参谋，顾名思义是参与、谋划。其中包含两方面的内容：首先是参与、介入，指进入一种行为或程序；其次是谋划、设计，指在行为或程序中积极主动的发挥作用。二者相互作用，不可分割。参与是谋划的前提，没有参与就无法谋划；谋划是参与的深化，没有谋划的参与不是真正的参与，是没有完整意义的参与。
对领导而言，办公室更多时候担当的是执行机构的角色，领导也往往以对交代的工作的完成程度来衡量办公室工作的成效。对办公室而言，有时怯于领导的权威不敢说，有时是怯于在工作中承担更重的责任不想说，有时是能力有限不会说。总之，反映在现实中就是参与谋失衡。办公室的参谋，既要贯彻领导意图，又要符合实际情况。其一，办公室对学校情况全面的掌控，使其对学校整体工作的分析切实而有针对性，因此当领导的决策不完全合乎实际时，办公室有义务提出谏言，对其进行提示或建议。其二，要准确把握参与谋之间的度。为领导建言献策要考虑实际的可行性，办公室参谋职能的发挥，不是无限制的思想驰骋，而是在一定的限制中完成的创造性思维运动。
办公室积极主动的参与、谋划，是以其对实际情况具体而详细的了解，对领导意图的准确把握为基础的，只有这样，办公室的职能与作用才能更好地进入到学校建设的动力机制中。否则，办公室工作只能是事务性的、程序性的。高校办公室并不仅仅是一个从事事务性工作的办事机构，它同样负有进行科学决策和谋划设计的职能，将自己的思想适时地提供给领导，能动地融入高校的发展战略中。
四、强化服务，保障宏观管理
服务，既是办公室一切行为的出发点，也是办公室的一项重要职能。从含义上讲，服是服从，在这里引申为取得原则或接受命令；务，则是指履行原则和执行命令所经历的具体过程。服务，是对思想与行为的一致性的形式化概括。服与务和谐的共同存在于一个概念中，他们各尽所能、团结协作，构成了这个概念对应的技术属性，并共同建立与完成了服务的客观属性——动态性与立体性。服与务互为前提，互为结果。服务职能实现的关键是两个组成部分在角度、速度、方向等方面的合理配合。对“服务”的含义和实现方法的正确理解和恰当把握，是为了对“服务”的“不正确”的现象有一个清醒的认识与准确的捕捉。
服与务在执行中的不协调，构成了这个概念所对应的行政行为的不对称。也就是说，办公室工作中存在的服与务的失衡，实质是服务在结构的连贯上、精度上、程序上、速度上存在着难以统一的地方。这种不统一，影响着办公室工作的质量，进而影响着学校整体管理水平。为此，办公室在工作初始阶段必须理性科学地审视比例关系、时空间隔、节奏分配等数据，并将其作为制定工作计划的重要参考系。只有思想与行动上取得统一，才能真正做到服务到位。
五、加强监督，确保决策落实
监督，是办公室的重要职能之一，监督，《现代汉语词典》解为察看并督促。可见，监主要是指对行为整体的检查、把握，督是对实现整体目的的行为的原则性督促。办公室的监督是建立在全面管理的基础上的，是一种有待重视与发展的自动反馈式的综合管理功能。负责检查、督促具体部门对学校制定的路线、方针、政策的落实情况。
“监督”是将“监”与“督”科学的结合构成的行政技术，是典型的“动”与“静”相结合的组合。它们是相互存在的难以分割的整体，任何分割都是对总体功能的破坏。高校办公室的监督是以既定的原则为准则的督促，要牢牢掌握既定的原则，承担起催促职能部门具体行为的进行或检查行为的准确性的责任。
（作者单位：天津师范大学）
主要参考文献：
［1］习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心［J］.秘书工作，2014.4.
［2］刘昌成.学习型组织：高校办公室建设的新视角［J］.闽江学院学报，2007.1. |
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