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［提要］ 本文以环渤海经济圈区域经济和京津冀一体化发展为视角，分析新形势下承德市档案信息化建设中的问题和相关对策，以此推动档案信息化更好更快地稳步向前发展。
关键词：档案信息化；建设；发展
本文系2014年度承德市社会科学发展研究课题“京津冀一体化形势下承德市档案信息化的发展”项目成果（课题编号：20142057）
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
收录日期：2014年6月12日
随着环渤海经济圈区域经济的深入发展，京津冀一体化趋势日益明显，京津冀生活圈逐步形成。区域资源流动的隔阂逐渐被打破，档案工作被注入了新的生机和活力，积极推进档案管理工作的改革迫在眉睫。与此同时，自党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策以来，国家信息化建设迅猛发展，信息化投入力度不断加大，档案部门也开始重视档案信息化建设，并力求与国家信息化建设同步，因此国家档案局提出了档案信息化的概念，将档案信息化建设列入国家档案事业规划之中。档案信息化是指以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
一、当前承德市档案信息化现状
随着电子信息技术的迅猛发展，档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战，为工作服务手段的创新提供了有力武器。现今计算机信息网络在档案管理工作中普遍应用，档案信息网站和一些档案专业软件越来越好地为档案事业服务，通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，实现了手工检索向计算机检索的全面过渡，提高了检索效率。这些为数字档案馆的建设提供了一定的设备基础。近年来，各地档案管理部门相继对档案信息化建设投入了建设，数字档案馆的概念越来越多的在档案工作人员思想里体现，承德也随之加大了档案信息化建设力度。相比传统纸质档案，引进信息化后在档案查找利用方面会更加便捷，通过计算机档案管理平台搜索所需档案，节省了时间，避免了人力和物力的浪费，也解决了档案的自然老化与人为损坏问题；实现了档案信息远距离、无障碍地传递和交流，从而达到档案信息资源的互通与共享，方便了社会公众对档案信息的利用。
二、现阶段档案信息化存在的问题
（一）思想观念落后，对档案信息化认识不足。档案工作一直以来被认为是各单位主要业务之外的辅助性工作，本身被重视不够，说起来重要，做起来不然。目前，一方面档案信息化建设大多缺乏整体规划，信息化各自为政，各取所需，没有形成统筹安排、协调推进的局面，近期目标不够明确，并且缺乏长远规划；另一方面从事档案工作人员意识不高，对信息化的认识不够，认为档案部门只要保管好档案，用的时候能提供就好，这种错误的思想影响着一些档案工作人员。现如今随着档案信息化的提出，有的档案工作人员认为信息化只是以为信息化只是单纯地用电脑操作，甚至不如传统纸质档案保存利用方便，有的简单的认为计算机的文本文档就是电子文件，档案管理软件管理档案目录就是信息化，这些想法都是不可取，应予以抵制摒弃。
（二）基础设施不够完善，财政投入力度不够。档案信息化需要财力支持，信息化建设离不开网络配套设施，需要购进设备，如计算机、扫描仪、专业软件等，而且办公设施隔几年需要更新换代，否则就会导致办公自动化水平不高，网络建设不完善，管理设备陈旧，严重影响档案信息化的发展。但是现今档案管理部门财政拨款不足，资金紧缺，并且即使有的单位有部分资金，由于对信息化了解不深，也没有很好地利用这笔资金，导致信息化基础设施仍然不够完善。
（三）缺乏专业技术人才，信息化知识有待提高。档案信息化建设需要掌握先进计算机技术的人才，需要工作人员既具备档案专业知识，又熟悉计算机信息管理技能。目前，承德档案工作人员水平素质参差不齐，专业人才不足，缺乏综合性的复合型人才。有的档案管理部门偏重档案业务，不熟悉信息技术，导致一些档案工作人员没有系统受过档案信息化管理培训，不能正确对待档案信息化进程，严重阻碍档案信息化发展脚步。
（四）档案信息化标准相对模糊。自从档案信息化提出以来，无论地方档案行政管理部门还是档案管理软件开发商，总是提心吊胆，不做的话档案信息化无法推进；做的话一旦与先前自己拟定的标准不匹配国家标准出台，整个系统可能需要全部推倒重建，损失巨大。标准问题是档案工作长期存在的一个基础性问题。档案信息化的目的是利于保护和利用档案信息，对分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制。要保证信息化的共享需求就需要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式，统一的著录标准等。现今档案信息化的规范体系尚不完善，对信息化没有系统规划，档案信息化标准相对模糊，从著录标引到文件格式没有统一要求，而对档案数字化加工的关键技术问题的攻关尚待加强，这些都阻滞了档案信息化的发展。
三、加速档案信息化进程的对策
（一）转变思想观念，深入了解信息化的内涵及意义。档案信息化管理不仅有利于发现、培养、造就大批人才为发展服务，而且将会大大提高工作效率，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。各部门需要对档案信息化有一个全面、系统的认识和了解，档案管理方式必须与时代的发展趋势相吻合。而档案工作人员应该认识到档案信息化不是简单的购置软硬件，而是先进的信息技术与档案管理理念相结合的过程，我们必须要学会运用现代化科技手段提升业务能力，更好地为档案信息化服务。当下档案管理形式、程序都有了很大变化，档案工作人员必须对此有深刻认识。
（二）稳定档案队伍，提高业务素质。要想加速档案信息化进程，就需要对从业人员进行相应培训，提高队伍的整体水平，加强对不同岗位人员知识更新的学习，使其更好地应用新技术和新知识。与此同时，在档案从业中建立有效的竞争机制，可以充分调动员工的积极性和主动性，使其为档案使用者提供更优质的服务。在对档案工作人员信息技术的培养过程中，要注意综合全方位培养，既要培养档案数据库系统应用技能，又要培养对各种数码设备的应用能力，比如扫描仪、传真机、数码相机等。此外，在省级档案行政管理部门可以考虑建立相对独立的档案信息化科研机构，推动档案信息化更好更快地向前发展。
（三）合理规划档案信息化发展。作为一项长期而复杂的建设工程，档案信息化必须统筹规划分步实施，积极稳妥地向前推进发展，根据实际情况建立全面系统、有效的切合实际的信息化建设方案。以档案信息资源开发利用为核心，加快推进档案资源数字化、信息管理规范化、信息服务网络化，从而提高档案工作效率，拓宽档案工作服务领域，全面提升档案管理的整体水平。在完成室藏档案文件夹、案卷级目录录入的基础上，参考档案信息化的相关标准，借鉴信息化相对成熟地区的经验，结合本地自身实际情况，逐步深入到部门立卷信息化管理，纸质档案数字化扫描，全文数据库建设，电子文件和纸质文件双份归档。在档案目录数据库和全文数据库建设取得阶段性成效后，可深化档案管理软件系统的二次开发和利用，开展网上档案检索利用服务工作，实现档案信息的资源共享。
四、结语
随着互联网信息技术的快速发展，京津冀一体化的逐步形成，承德各行各业及公众对档案信息资源的需求将会不断增加。加快档案信息化的建设进程，将会使档案管理部门更好地为公众服务。然而，信息化建设不能急于求成，必须要转变思想观念，有计划、有步骤地进行，注重档案的数字化管理，将承德市档案工作推向一个新的高度，为行政管理等各个方面做出应有的贡献。
（作者单位：承德医学院）
主要参考文献：
［1］熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战［J］.档案学通讯，2011.2.
［2］周子艺，李娜.档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究［J］.劳动保障世界，2013.10.
［3］涂立超，梅方竹.试论高校科研管理中的科研档案规范化建设问题［J］.科技管理研究，2006.5. |
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