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［提要］ 档案管理对于一个机构的成长和发展有着不可比拟的作用，随着科学技术的广泛应用，档案管理也面临着更多的挑战和机遇。如何利用现代科技成果探寻大学档案的创新型管理模式，寻找档案管理的科学规律，积累档案管理的成功经验，对高校档案管理有着深刻的借鉴意义。大学档案管理涉及到教师、学生以及学校发展过程中各种重要信息的记录与整理，对学校今后发展也有着重要的指导作用。
关键词：高校档案管理；创新型管理模式；学校发展
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2014年6月18日
高校档案管理工作机密性较强，对相关工作人员的专业素养也有很高的要求。作为记录学校重要信息资源的专业平台，它一方面为学校事业的发展、科研管理、职称评审等提供了大量详实的历史记录，另一方面也为学校提高办学水平、开展教育教学改革提供依据。因此，做好档案管理工作，建立高校档案管理的一系列专门制度和准则，有利于高校各项工作的协调、有序、高效运行。
一、高校档案管理现状分析
（一）档案管理未能引起足够重视。高校档案管理工作未能引起相关部门和人员的足够重视，主要原因有二：一是从事档案管理的工作人员未能从思想上认识到它的重要性。档案管理人员深受旧思想的影响，认为不能给学校创造直接经济利益的工作不需要花费太多的精力，长此以往，导致档案管理工作停滞不前；二是从事档案管理的部门和工作人员对国家相关法律认识不足、执行力度不够。国家《档案法》等重要法律文献对档案管理的重要性和必要性作了明确界定，并就如何执行提出了科学的方法。不论是国家档案管理，还是高校档案管理，都担当着记录历史、传承历史的重要责任。
（二）档案管理的实施条件发展不成熟。由于相关部门和人员对档案管理的重要性认识不足，重视程度不够，导致学校财政对这方面的支持力度也相应减弱。基础设施不完善，人员素质不全面，高校档案管理面临着硬件和软件两方面的严峻挑战。
（三）档案管理人员素质发展不全面。高校档案管理人员素质发展不全面有其主观和客观的双重因素。客观因素主要表现为，由于档案管理未受到高度重视，学校在安排档案管理人员时通常具有随机性，并没有经过严格的筛选。另外，该岗位的工作人员调动相对频繁，因而不能专注于档案管理的研究。主观因素主要表现为，档案管理人员专业性程度不高，接受相关培训的机会不多，且积极性也不是很高，导致部分工作人员对档案管理的基本知识都不甚了解，更别谈做好这项工作了。
二、探究高校档案管理的创新型模式
（一）档案管理应坚持实事求是的原则。高校档案管理是档案管理工作的重要组成部分，必须遵循国家《档案法》等相关法律文件的各项规定，合理、合法地运行。但是，高校档案管理有其特殊性，我们在探究高校档案管理模式过程中应充分尊重高校发展的现状，结合学校发展的实际，制定出内容详实、结构缜密、富有特色的档案管理制度体系。
（二）档案管理应坚持权利与义务并行的原则。档案管理工作极其重要的一点就是调动相关部门及工作人员的积极性。部门及工作人员在积极履行自己的义务，不断为学校档案管理工作做出奉献时，自然也希望自己的工作成绩得到肯定，自己的权益得到尊重和保护。因此，高校在要求档案管理部门及其工作人员认真践行职责时，还应通过制定相关规范切实保障他们的合法权益。
（三）档案管理既要制定规范，也要调研落实情况。高校档案管理工作千头万绪，如果没有一整套成熟的规章制度指导我们开展工作，无疑会大大降低工作效率。因此，档案管理部门应在充分考察实际情况的基础上首先研究制定相关工作规范，确保档案管理的日常工作有序、高效地进行。当然，我们还要确保制定出来的相应规范真正落到实处，而不是停留在口头上。所以，针对档案管理规范的具体落实情况，我们还需建立定期调研和考核制度。
三、高校档案创新型管理模式探究
（一）职能转换，提升部门工作效率。高校档案管理部门多为挂靠在党办或校办之下的附属机构，自身职能的划分并不是很清晰。作为一个非独立机构，档案管理部门并不能行使决策权，而是被动地执行“上面意志”，不能很好地从自身实际出发进行相关活动。当今形势下，改革已然成了全社会的共识，学校改革也是其中重要的一笔。学校改革主要在于管理体制的突破与创新，对档案管理部门来说，就是要实现机构之间的分离，使档案管理工作真正独立进行，掌握更多的主动权、决策权。
（二）进行“头脑风暴”，实现全面创新
1、观念的变革。认识对实践具有反作用，正确的认识对实践具有推进作用。因此，变革档案管理观念，形成正确的认识，有利于促进档案管理工作朝着更好的方向发展。当今时代是一个求变的时代，是一个激励人们不断创新的时代，如果我们不积极进行“头脑风暴”，更新我们的观念，就会被时代抛弃。科技的日益发达不仅改善了我们的生活，也深刻影响着我们的思维。高校档案管理人员应正确认识科技的作用，用科技的头脑，采取科学的方法开展档案管理工作。另外，档案人员还应改变传统的重管理轻利用的观念，着力开发档案的服务功能，使其更好地为学校发展服务。
2、管理内容的变革。高校档案管理除了形式上的创新外，还应追求内容上的精益求精。由于客观条件限制，档案管理中信息的搜集不可能面面俱到，只有在后续工作中不断完善。在此过程中，档案管理应科学合理地组织各种资源，提高这些资源的使用效率，及时、准确地为用户服务。另外，在信息采集过程中，档案人员要从内容上加以分类，有针对性地收集和记录各种信息。
3、管理形式的变革。高校档案管理除了优化内容外，还应从管理形式上多做创新。高校档案管理形式主要是指档案管理场所、设备等基础设施的建设情况。随着社会的发展和高校改革的不断推进，学校档案管理工作面临着新的考验。加强基础设施建设，满足不同层次的档案服务需要，最大限度地实现档案资源的开发和利用应成为高校档案形式变革的重要内容。
（三）结合现代科技手段，创新档案管理手段
1、科学技术的进步为高校档案管理手段创新提供了可能。传统的档案管理手段主要发挥人的作用，在处理浩如烟海的档案资源时，工作人员由于精力有限往往很难顺利完成全部工作。因此，结合现代科技，推进档案管理手段创新就显得十分必要了。加强档案管理手段创新主要是指计算机技术的科学运用，表现为网络信息共享、档案资源收集与查询。通过科学技术手段的引用，高校档案管理工作实现了充分的信息畅通，逐步建立起了现代化、智能化和人性化的档案管理体系。
2、提高档案利用效率。档案资源浩如烟海，如果能进行科学整合，合理配置资源，就能有条不紊地开展档案管理工作。加强信息技术研发，通过建立一个资源高度整合、功能齐全以及界面友好的信息网站满足用户的各种需求，从而实现档案管理与用户需求的无缝对接。
3、引进技术人才，实现人才队伍多样化。新形势下，高校档案管理工作同样需要引进相关技术人才，他们运用先进技术实现档案资源的便捷化管理，为提高整体管理效率提供技术支持和指导。充实人才队伍，实现人才队伍多样化，符合新的时代背景下高校档案管理工作的实际需求。
四、结语
以上论述从高校档案管理的实际情况入手，综合分析了当前高校档案管理过程中遇到的主要难题，进而从创新的角度阐述了解决上述难题的方法。一言以蔽之，创新高校档案管理模式并非一蹴而就，而是一个循序渐进、丝丝入扣的过程，在此过程中，我们应始终保持开放的姿态，认真研究高校档案管理出现的新情况、新问题，以现代化、科学化的视角看待高校档案管理工作。
（作者单位：淮安信息职业技术学院）
主要参考文献：
［1］侯淑君，卢太金.班级档案的构建与实施初探［J］.教学与管理，2011.4.
［2］柯友良.高校档案工作存在的主要问题及对策［J］.兰台世界，2006.9.
［3］任静.高校教学档案管理的现状与对策［J］.保定职业技术学院学报，2006.1. |
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