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［提要］ 高职院校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到我国高等教育的发展。新时期，高职院校必须从高校职能出发，树立档案效益观，通过档案观念创新、服务渠道创新、服务理念创新、管理方法创新和管理人员素养创新等，充分发挥档案功能，构建能够适应创新时代的高职院校档案服务管理模式。
关键词：高职院校；档案服务；创新
中图分类号：G27 文献标识码：A
收录日期：2014年6月17日
随着社会的不断发展和科技的不断进步，以及现代信息技术的不断普及和网络技术的广泛应用，我国高校的教育事业也发生了深刻的变革。高职院校档案工作作为一项传统文献领域的工作，也面临着全新的机遇与挑战。如何在新时期将高职院校档案工作做好，做到与时俱进，推进档案事业不断向前发展，是值得所有高职院校档案工作者积极研究与探讨的问题。
一、高职院校档案服务工作主要功能
（一）高职院校档案的社会功能。按照高校档案的性质特点，高校档案可分为校内应用功能和公共（校外）应用功能。高校档案的应用传统上是以校内应用功能为主，随着社会的发展和科学发展观的建立，尤其是《高等学校档案管理办法》明确要求要加大档案利用功能和为社会服务的责任，使高校档案的公共（校外）应用功能有了快速发展的趋势，它的价值也越来越被社会所重视和借鉴，也在很大程度上加速了高校资源被社会利用的市场需求。
（二）有利于促进高职院校各项改革。高职院校档案记录的是院校真实的历史过程，管理者可以根据以往的各项工作经验为今天各项类似的工作提供参考，以深化改革的力度和提高改革的可行性。如教学类档案能体现过去某个时期教学管理和学生管理的情况，可根据以前的专业设置、学习计划、培养目标、教学进度等为今后的教学管理提供参考。
（三）档案为学校各类查证咨询提供权威性服务。档案资料具有真实记录历史的权威性。档案资料所包含的完整的原始记录具有系统性和真实性，其包含的每一个细节都会为学校各项活动提供最真实的历史依据。从这个意义上来讲，做好档案管理工作，不仅是为广大师生提供必要的服务，更是以真实的历史记录对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责。
二、新时期高职院校档案服务拓展与创新的必要性
（一）适应高等教育发展变革的需要。在跨世纪高等教育变革中，高校加快了教育和管理现代化建设的步伐，教育资源的整合、教育规模的扩大、教育经费的增加等措施使教育领域发生了重大变化，进而对高校档案部门的岗位化管理、人才战略、网络化服务、服务定位、资源共享等职能提出了相应要求，要求学校建立先进的高等教育信息化平台，实现优质教育和科技信息资源共享。在此背景下，高校档案部门只有围绕高等教育和学校的改革需要，将档案信息服务纳入高校教育资源和公共服务体系中，才能不断提升信息服务内涵，把服务深入到学校教学、科研、产业工作中，从根本上适应高等教育变革发展的需要。
（二）高校档案管理工作得以顺利开展的基础。高职院校档案如果不能为学校各项工作提供服务，就不可能得到发展。长期以来，高校档案工作处在一个相对封闭的环境中，工作相对滞后，而滞后的关键就在于服务意识的淡薄、陈旧。新时期，传统的档案服务方式必须发生转变，使高校档案工作得以顺利开展，才能为学校各项工作提供有效的服务。
（三）国家信息化建设的要求。创新高校档案服务成为高校档案部门的当务之急。通过创新，实现高校档案信息化建设，有利于档案信息资源的开发利用，使档案信息服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。
（四）新时期提高档案工作效率的需要。近年来，由于新型档案逐渐增多，档案管理者日常修复残损档案的几率已经很低，如仍旧和传统档案管理服务方式一样不大胆创新的话，就会无所适从。因此，为了能够适应这种新型档案管理工作，就要不断地加大业务技能的学习，在行动上主动探索，在实践上积极创新。
三、高职院校档案服务尚存的问题
（一）管理意识薄弱，管理手段相对落后。目前，高职院校领导对新形势下的档案工作从主观理念上不重视，在决策问题上没有给予足够支持、理解和认可，认为档案工作就是对文档进行简单的整理和装订，无需对档案管理投入过多的人力、财力和物力，给高校档案工作的开展带来诸多困难和不便。同时，部分高职院校档案馆仍采取手工作业的方式，档案工作人员仍是通过手工作业对文件资料进行调整和编目；检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，这样的业务处理费时多、速度慢，极大地影响了工作效率。
（二）高职院校档案信息结构不合理。由于高职教育起步晚，多数高职院校档案工作尚处在起步阶段，在档案信息结构方面存在不合理的状况，馆藏结构单一化，学校特色不突出。这样的馆藏结构，使得档案管理工作全面为教学科研、用人单位和检查评估服务的作用削弱，档案利用面也变得非常狭窄，利用率不高。
（三）档案管理制度不完善。虽然国家已经出台相应的政策和各项法律、法规，对高校档案管理进行制度化、规范化和标准化。但是，目前仍有一些高职院校因为各种原因，档案管理工作没有进入法制管理和科学管理的轨道，存在一些问题。有的高校，没有完备健全的档案工作管理机制和规章制度，无法满足信息化和现代化的工作要求。
（四）档案管理人员素质总体不高。档案管理工作在高职院校管理中视为非技术工种，专职的档案员在高职院校中没有引起足够的重视，通常担当一个文件整理员的角色，划为后勤管理类工作者。由于得不到重视，使得档案管理员的没有工作激情，思想长期被压抑，工作单调而乏味，不具有稳定性。
四、高职院校档案服务拓展与创新的措施
创新是档案事业发展的主旋律，高职院校档案信息服务工作要保持旺盛的生命力，必须不断创新，全方位树立创新意识，充实服务内容，大力培养高素质的创新人才，以更好地为高职院校的教育教学和改革服务。
（一）树立档案服务创新意识。新的高职院校档案管理在很大程度上是一个创新的过程，在高职院校档案发展的实践中有很多新的思维，这一方面为我们的改革提供了很多的经验策略；另一方面也启发我们在档案管理工作中要积极动脑，要注意服务观念的创新并完善服务功能。因此，我们要以新的信息服务理念为指导，不断拓新服务领域，扩大服务范围，力求最大限度地实现档案信息的共享。在工作中，每位档案工作人员都应该将以利用者为中心的观念深植于心中，变成一种工作理念，帮助利用者选择所需检索的数据库并确定档案文献的最佳途径，选择所需档案文献信息的传递方式，努力满足全体师生员工日益增长的档案利用需求。
（二）加强档案服务制度建设。档案工作的基本原则是“集中统一管理”。党群、行政、教学、科研、财会、基建、产品、人物、出版、声像、实物等各门类的档案应该实现在同一机构下统一管理、集中保管。所有文件都必须经由各职责部门在制度的指导、甄别和规范下才能形成档案，所以建立和完善制度对高职院校档案管理工作起支撑作用。高职院校应依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，包括档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度等，确保档案管理工作有法可依、有章可循，进而实现档案规范化管理。同时，加强宣传档案知识的力度，明确学校专（兼）职档案工作人员的岗位职责，逐步完善科学的奖惩制度，实行年度考核制度，以提高档案管理人员的工作积极性和强化档案责任意识。
（三）重视档案编研，丰富高职院校档案文化产品。高职院校档案编研工作开展的好坏，直接影响到学校档案文化建设水平的高低。高职院校档案工作者所处的工作环境很特殊，拥有得天独厚的科研环境，大量详实的档案材料在库房中保存着，而且它们都是很强的开发利用资源。因此，要结合实际，加强高职院校的编研实力，多出文化成果，为高校档案文化建设服务。同时，配合高职院校重大活动面向师生举办档案图片史料展览，扩大与提升档案知名度。还要与其他部门合作，如与校史馆、校友会和宣传部等部门开展合作，结合高校工作的中心任务，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，举办文化、历史、科技大讲坛；亦可开办档案网站、网页，公布史料，或拍摄、制作和播放档案专题片和音像制品。总之，就是要通过多渠道、多方位地参与学校的中心工作中去，不断增加档案馆的地位，从而促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于高校中心工作的追求，实现双赢。
（四）档案工作中要注重主动服务。主动服务，是指档案利用环节主动发现并满足档案利用者需要的行为，是根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。档案工作主动服务的实施能够给高职院校综合档案室工作开展带来更有利的局面，能更有效地实施综合档案室的发展规划。档案管理部门应充分调动工作人员积极性，通过培养、教育、训练，让主动服务发自档案人员内心，成为一种本能和习惯。然而，档案工作人员热情、周到的服务并不是档案工作主动服务的全部，主动服务还需要我们创造性地去理解工作、实践工作。比如，做一个有心的档案工作者，主动去思考管理现状，主动尝试如何弥补管理中的不足，主动借鉴他人先进的管理经验，进而使高职院校档案的利用更安全、更方便、更快捷。
（五）创新服务方式，拓宽服务途径。传统的高职院校档案服务模式是采用坐等用户上门查找、手工检索和人工调卷、提供档案纸质文本等方式，这些方式在新时期难以满足用户对高职院校档案利用的需求。基于此，高职院校档案部门必须积极创新，主动了解高校和社会发展的新趋势、了解校内外用户对档案利用服务的新需求，改变落后的服务方式，大胆进行新的服务方式的尝试和探索。比如：（1）在线服务方式。利用现代网络技术优势，通过构建先进的、多功能的网络服务平台，实现档案信息查询、档案信息传递的在线服务；（2）编研服务方式。发挥馆藏特色优势，在挖掘、研究馆藏档案信息的基础上，对某一方面的档案资料进行系统整理、汇编，满足社会对档案信息编研成果的需要；（3）专题服务方式。根据档案用户的特定需求，组织相关档案人员，有针对性地对相关档案信息进行搜索、汇集、整理和加工，使高职院校的档案信息服务更具价值。
（六）提高高职院校档案人员综合素质。随着新技术、新设备在高职院校档案馆中的广泛应用，档案工作的深度和广度得到了不断拓展，对档案人员的信息素养、创新能力提出了更高的要求。因此，档案馆的工作人员要用现代管理的新技术、新理论武装自己，并在工作中对其有效运用，创新档案管理的手段和方式。具体而言，新时期档案工作人员要具有较高的政治理论水平和政策水平，要有较强的业务能力，勤奋无私的敬业精神，要能从全局角度观察、思考，创造性地开展工作，同时要提高贯彻党和国家关于档案工作方针政策、法律法规的自觉性和坚定性。这就要求他们不仅要深入学习档案理论知识，而且要掌握档案工作的原则方法，最终做到“熟悉专业懂本行，开展工作不外行”。
五、结语
高职院校档案记载着学校广大师生员工的心血和汗水，反映着大家的劳动成果，凝结着集体的智慧，是社会的宝贵财富。而档案服务工作历来是档案工作的根本目的和出发点，在新时期，要实现高职院校档案信息服务创新这一工作目标，必须从服务意识上强化，从馆藏结构上优化，从服务方式上多样化、现代化等方面做出不懈努力，同时要对档案服务本着科学管理、积极建设的原则，不断地更新观念、审时度势、勇于探索、开拓创新，充分挖掘和发挥高职院校档案的功能，为我国高等教育事业的发展和社会的进步做出应有贡献。
（作者单位：广西工业职业技术学院）
主要参考文献：
［1］李薇.高校档案管理工作存在的问题及对策研究［J］.科技创业月刊，2011.2.
［2］贾国华.高校档案服务模式创新问题浅析［J］.黑龙江档案，2012.3.
［3］郭洪波,李淑娜.浅析大学生心理档案服务体系的构建［J］.兰台世界，2012.1.
［4］陈斌珠.影响高职院校档案利用价值的因素与对策［J］.黑龙江史志，2012.16.
［5］王磊,乔永会.高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策［J］.黑龙江科技信息，2012.27. |
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