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［提要］ 会计档案是会计信息载体，在其形成、使用、保管等方面都呈现出专业性强和利用率高的特点，所以更需强调“及时收集、妥善保管、充分利用”。随着经济的高速发展和信息化社会进程的加速，会计档案信息化管理将成为一种必然。本文基于对多个单位会计档案信息化管理工作中存在的问题进行整理、归纳和分析，提出如何加强和提高会计档案信息化管理的对策和建议。
关键词：会计档案；档案信息化；管理；问题；对策
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
收录日期：2014年7月9日
会计档案属于经济档案，是企业档案的构成部分，是记录和反映企业经济活动的史料和具有反复验证作用的重要证据。所以必须按其形成规律，保持其相互之间的勾稽关系，并在保证可靠、完整和系统的基础上，结合企业会计电算化的采用情况，保证应归档的纸质和电子数据形式的会计档案安全管理和有效使用。随着经济的高速发展和信息化社会进程的加速，会计档案信息化管理成为一种必然。会计档案信息化管理是提升单位现代化管理水平的内在需要，不仅有利于规范会计档案的管理和利用，而且对促进单位的财务管理和及时为会计信息使用者提供决策参考信息具有一定的实践意义。
一、会计档案信息化管理现状
会计档案信息化管理的现状主要表现在以下四个方面：一是设备不配套，达不到信息化管理的要求；二是要求多种正版软件同时配合运用，条件要求高，很多单位并没有购买与此相关的正版软件；三是会计档案管理人员很少参加过会计档案现代化知识及软件技术运用的培训，在操作上达不到信息化管理的要求；四是在会计档案开发利用上做得不够，没有实现信息资源共享。
二、会计档案信息化管理中存在的主要问题
通过专项调查发现，单位在会计档案信息化管理和利用中普遍存在以下问题：一是对会计档案管理工作的重要意义认识不够充分。很多单位认为出具财务会计报告、发表财务意见和做出财务决定才是重要的，至于原始凭证及相关文件材料的汇总、整理、分析、归档和保管工作则被视为是无所谓的事情，直接导致财会人员只重视会计核算水平的提高，而对会计档案知识，尤其是对会计档案信息化规范化管理没有兴趣，严重导致会计核算和会计档案管理脱节；二是会计档案管理制度的设计有待完善。一般单位的领导和财务负责人，在日常工作中都非常重视资金的管理和运行，却对会计档案这一块缺乏足够的重视，甚至没有按单位实际情况设计一套有关会计档案立卷、归档、使用、保管及销毁的科学、有效的内控制度，直接导致会计档案工作无章可循；三是档案管理人员人手不够，多是兼职，或是年龄偏大，缺乏新生力量。如果会计档案管理人员身兼数职，会导致会计档案的可靠性和安全性不保；四是单位由于档案管理方面的软硬件设施跟不上利用的要求，尤其是会计档案管理人员的专业知识很薄弱，急需参加档案现代化、信息化、标准化等方面的知识培训；五是会计档案利用的形式过于陈旧、落后，没有有效地利用信息化条件。目前，很多单位还是采用传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式，大多仍停留在被动地等客上门式的“守摊”状态，计算机只是个打字机，根本谈不上计算机储存、查阅或网上利用。
三、加强会计档案信息化管理的对策
根据网络技术的发展和会计档案信息化管理的特点，要求会计档案信息化管理必须采取相应措施，及时调整和创新会计档案管理理念和工作方法，在及时、全面、规范日常管理工作的基础上积极探索和创新会计档案管理模式。
（一）要充分认识会计档案信息化管理工作的重要性。在信息化时代，各个单位都要不断更新会计档案管理观念，勇敢探索和尝试新的会计档案管理手段，切实做好单位会计档案信息化管理工作。各单位的领导、财会人员和档案保管人员都要提高其重要性的认识，要把会计档案同人事等其他档案同等看待，规范管理。要求凡与会计档案有关的出纳、会计、保管人员等都要树立科学管理、有效使用和耐心服务的工作理念，并真正使会计档案管理走上法制化轨道。
（二）要重视会计档案信息化管理专业人才的培养。会计档案事业的发展依赖于从事会计档案工作队伍的建设。不仅要求会计档案管理人员能严格遵守各项相关法律法规和管理办法，廉洁自律，作风正派，自觉维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性，而且要求档案管理人员必须具有创新意识，在管理体制、操作技术、工作方法、管理手段和管理内容等方面能进行科学探索，并能充分地运用档案信息化管理，提高工作效率，优化服务质量，不断促进档案管理工作发展。所以，单位要重视会计档案管理人员的专业知识、学历层次，后续教育、专业培训、年龄结构，要逐步形成擅长管理服务和技术研究相结合的会计档案管理队伍。要有计划、有步骤、分层次地开展档案管理人员岗位培训和继续教育，要加强对档案工作人员的档案管理、编研、保护、法制、信息开发和职业道德等多方面的专业知识培训。
（三）要优化档案室内设施，加强会计档案信息化管理的软硬件建设。如为档案室添置必要的设备和相应的管理软件等，建立会计档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的信息化服务。另外，会计在选择会计电算化软件时，最好是选择带有档案管理辅助功能的软件，而且要完善会计电算化环境下会计档案管理的各项规章制度。如企业核算和管理的系统数据和文件资料必须由各经办人定期负责实行双备份存储，并分室保管，以免系统出错时能及时修复数据，确保会计电算化工作的正常、顺利进行。企业还必须强化系统的安全防护功能，平时要注意定期地进行系统维护，以免因网络安全或电脑安全而导致会计档案泄密或被恶意修改。
（四）努力做好会计档案工作的规范化管理。档案工作规范化、标准化是实现档案信息化管理的重要中间环节，在搞好软硬件建设的同时，做好文书处理和及时归档则是实现会计档案工作规范化、标准化的重要基础工作，所以，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想。单位财务处在会计核算过程中，要按照统一的规范格式，健全各类凭证、账簿的记录和保管要求，并严格遵守合理、科学的会计凭证传递程序，保证会计档案的及时、完整和规范。如整理装订除了要及时，还必须各负其责：一是为了防止会计凭证散乱和遗失，一般要求财务处指定的会计凭证管理人员，按照当月记账凭证的数量，定期整理并装订成册，并做到整齐美观；二是会计账簿由记账人员负责整理并装订；会计报告由经办会计负责整理并装订；备查类及其他各类需归档的资料由各相关经办人负责整理并装订，装订成册后再交由财务处负责会计档案管理的管理员统一整理归档。对于已由财务处交由档案室保管的会计档案，任何人都无权私自拆封和抽换，如果确需拆封，则应保持原卷宗的封装，而且应由单位档案室会同财务处原经办人员共同拆封并整理后存档，以分清责任；对于暂时保管在财务处的会计档案，如果确需拆封，则需报财务处负责人同意并在其指定人员的监督下办理拆封整理归档等手续。
（五）应加强对备查账簿的设计和有效使用。由于备查账对完善企业会计核算、加强企业内部控制、强化经济管理与监督、明确经济责任、准确反映会计报表附注等方面都具有重要意义，所以企业必须按规范要求，科学设置、有效使用和严格保管各种备查账簿。备查账的种类繁多，在实际工作中常见的主要有：如设置应收账款备查账，详细反映企业被质押的应收账款的账面金额、质押期限及回款情况以及已核销，但保持有追索权的应收账款的回收情况等内容；设置应收票据备查账，详细反映企业因赊销而接受的每一张应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额和利率、合同号、付款人、票据承兑人、到期日、背书人单位名称、背书转让日、贴现日、贴现率、贴现净额、收款日期、收回金额甚至退票情况等内容；设置出租出借包装物备查簿，用来反映出租出借包装物的名称，出租出借期限、租金、押金、起止时间等内容；设置经营租入、租出固定资产备查账，用来反映临时租入、租出的所有固定资产价值、租金、起始时间、支付或收取租金的方式等内容；设置代保管商品备查簿，用来逐笔反映已实现销售，但月末还暂时存放在企业仓库的库存商品的具体情况；设置受托加工来料备查账，用来反映企业因接受来料加工或装配业务而实际收到的原材料、零部件的收、发、结存情况；设置企业持有股票备查账，用来反映企业在持股期间因股利分配而获得的股票股利等内容。
（六）应加强对其他类会计档案的管理。其他类会计档案都与企业重要的经济活动和重大决策密切相关，有的甚至是查处贪污、行贿受贿等违法乱纪行为的确凿证据，所以理应作为会计档案严格管理。其他类会计档案主要包括单位财务制度、与经济活动有关的内部控制制度；管理层决策文件及相应的会议纪要；公司股权投资协议、各种债券投资协议、项目投资可行性研究报告、固定资产建造和购置的招、中标文件以及合同、监理出具的工程进度报告、商品购销合同等投资类档案；借贷合同、投资协议、公司上市和股票发行批文、债券发行批文等筹资类档案；股东代表大会和董事会会议纪要、股利分配政策等资金分配类档案；另外，还有历次的审计报告等。
（七）要严格规范会计档案的借阅程序。会计档案是重要的经济档案，不能视同一般档案来管理。会计档案管理人员应健全并严格办理会计档案查阅、借阅和复印登记手续。借阅人应切实负责所借档案的安全，不得损坏、涂改、拆卷。在借阅和归还时，必须严格履行登记手续，并当面点交清楚。归还时，保管人必须检查案卷有否损坏、遗缺，并在登记簿上签收注销。如果是本企业有权属的因正当理由需要查阅会计档案，需财务处负责人同意并办理相关手续后方可查阅；如果是外单位需要查阅会计档案，则需要提交外单位的正式介绍信，而且经财务处负责人同意并办理相关手续后方可查阅。会计档案不得外借，如确有需要，必须经单位负责人同意，并办妥相关手续后才能复印。
（八）重视会计档案销毁程序的设计及监销工作。单位档案室和财务处应定期对会计档案进行检查时除了要注意其安全和完整，还需要注意其存档期限问题，对保管期届满，经档案室、财务处、审计处鉴定确认已无保存价值的会计档案应尽快申请并办理销毁手续；虽保管期满但仍未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的会计凭证要抽出并另外立卷，直到事情完结为止。对应销毁的会计档案，应先由档案室会同财务处提出销毁意见，并编档案销毁清册，在销毁清册上要明示被销毁会计档案的名称、编号、卷号、册数、起止时间、应保管和已保管期限以及销毁的具体时间等，而且在销毁前，会计档案销毁清册上必须由单位档案室和财务处负责人、分管档案和财务工作的领导、单位负责人分别签署确认销毁意见，并报经上级主管单位批准。监销人根据销毁清册逐一清点核对，签字确认无误后，才能由单位档案室会同财务处到指定地点进行完全销毁，销毁完毕，监销人还必须将监销情况向本单位负责人进行汇报。
综上所述，会计档案管理工作不仅要适应社会需求的变化，而且要寻求更有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，为单位的发展和社会的全面进步提供优质、高效的会计档案服务。
（作者单位：河南工业贸易职业学院）
主要参考文献：
［1］李萍.会计档案管理工作中存在问题与对策［J］.广东科技，2013.3.
［2］常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策［J］.科技视界，2011.9.
［3］刘梅.电算化会计档案管理中存在的问题与对策［J］.淮海工学院学报（社会科学版），2011.4. |
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