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［提要］ 用友ERP和手工记账在企业中都具有非常重要的作用，如何对电算化和手工记账进行取长补短并加以优化，使得二者完美结合，值得我们进行探讨。
关键词：用友ERP；手工记账；完美结合
中图分类号：F23 文献标识码：A
收录日期：2014年8月28日
一、用友ERP与手工记账基本理论
用友ERP与手工会计作为两种不同的记账方法，具有如下相同点：1、系统目标一致；2、遵守会计法规和会计准则；3、遵循基本的会计理论和会计方法；4、会计基本工作要求相同；5、都必须保存会计档案。但是二者也存在很多不同，对于不同点如何实现取长补短，使得两种记账达到完美结合，在企业实际中就显得尤为重要。
二、用友ERP与手工记账不同点及优化设置
用友ERP与手工记账的不同主要体现为基础设置和业务处理两方面：
（一）基础设置方面
1、安全设置。众所周知，会计信息的安全性涉及到企业的机密，所以资料的保密工作必须到位，并且会计的责任分工也是非常严格的，谁签字谁负责，所以相应的安全设置就显得尤为重要。
（1）用友ERP环境下的安全设置。用友环境下，会计信息的载体以磁介质（光盘、磁盘、磁带）存储的数据文件为主，以计算机输出的纸介质证、账、表为辅。所以每一个会计人员在进行各自的业务处理时都是以设置密码的方式进行安全控制。只有知道密码才可以进入账套进行业务处理。
（2）手工记账下的安全设置。在手工状态下，会计信息的载体为纸张，所以安全设置多为保管箱加锁。会计人员对于会计信息的修改要做到谁修改谁签字谁负责，修改之处加盖个人章。
（3）安全设置的优化。用友ERP下，每个人有自己的登陆密码，会计人员是通过密码进入系统进行各自的业务处理，我们知道，现在密码被盗时有发生，为了使自己的业务更加安全，我们可以设置二重保护措施，比如，我们可以通过指纹确认的方式进入系统，指纹具有不可复制性，不容易被盗，这样别人就不会通过窃取密码来修改自己的会计实务，加强会计工作的保密性。但是，指纹确认进入账套进行会计处理，也存在一定的问题，比如，某会计人员由于特殊原因，不在本单位上班了，又没来得及进行工作交接，这种情况下，他自己负责的业务别人就无法进行处理，为了避免这种情况的出现，我们可以设置备用密码，备用密码可以让财务总监担任，但是基于会计工作的需要备用密码的启用必须至少两个中层以上职务的人员在场才可以。
2、人员组成不同。（1）用友ERP下的人员组成。用友ERP下，会计专业人员，电子计算机软件、硬件和操作人员组成；（2）手工记账下的人员组成。手工记账下，均是会计专业人员；（3）优化设置。在手工记账下，配备专业的计算机人员，进行财务数据的EXCEL设置，既能使得用友ERP和手工记账保持一致，又可以提高手工记账的准确性和速度。
3、凭证格式不同
（1）用友ERP环境下凭证类别的设置。当企业选择收、付、转凭证类别时，其设置原理如表1所示。（表1）
从表1可以看出，收款凭证和付款凭证的限制类型为借方必有、贷方必有，也就是说，经济业务发生时借贷方除了库存现金和银行存款外，还可以存在其他会计科目。一个经济业务发生只需选择一种记账凭证即可。
（2）手工记账下，凭证类别的设置。当企业选择收、付、转凭证类别时，其设置原理如表2所示。（表2）
从表2可以看出，收款凭证和付款凭证的限制类型为借方只有、贷方只有，也就是说，经济业务发生时借贷方只能是库存现金或者银行存款，不会存在其他会计科目。一个经济业务发生如果借贷方除了库存现金和银行存款，还涉及其他会计科目时，就不能只选择一种记账凭证，而是需要收款凭证或者付款凭证和转账凭证两类凭证才可以记录完整。
（3）优化设置。从用友ERP和手工记账凭证格式可以看出，对于经济业务中借方或者贷方科目除了库存现金和银行存款之外，还存在其他会计科目时，用友ERP只需填制一张收款或者付款凭证即可，而手工下则需要填制收款凭证和转账凭证或者付款凭证和转账凭证两张凭证，这样容易导致用友ERP和手工两种状态下凭证编号不一致，对于以后手工账和电算化账的核对工作带来一定的麻烦。所以我们可以将手工状态下的凭证格式进行重新设置，使得任何经济业务发生时，只需填制一种记账凭证即可。
（二）业务处理方面
1、错账更正方法不同
（1）用友ERP的错账更正。用友ERP错账更正的一个主要特点为可以进行无痕迹修改，有痕迹修改的错账更正方法只能采用红字冲销法或补充登记法，无法采用划线更正法。
（2）手工记账下的错账更正。手工记账下的错账更正只能采用有痕迹修改，无法进行无痕迹修改，有痕迹修改的错账更正方法可以采用红字冲销法或补充登记法外，还可以采用划线更正法。
（3）优化设置。用友ERP下，可以采用无痕迹修改，这就为账套的舞弊带来一定的空间，所以要加强保密措施，具体可以参考前述的安全设置。为了手工和电算化的一致性，手工的错账更正尽量少使用划线更正法。
2、原始凭证和记账凭证的一体化不同。原始凭证是具有法律效率的文件，原始凭证的保管必须高度重视，同时还要有利于日后的查账，所以其和记账凭证的一体化程度及保管就成为会计的一项重要工作。
（1）用友ERP环境下原始凭证的位置。电算化环境下，由于记账凭证是直接电脑录入，记账凭证上只显示原始凭证的张数，并未和原始凭证粘贴在一起，原始凭证单独保存，给查账带来一定的工作量。
（2）手工记账下原始凭证的位置。手工记账下，原始凭证是直接附在记账凭证后面，二者紧密相连，查账非常方便，并且装订成册，也有利于保存。
（3）原始凭证保管优化。电算化和手工记账并存的环境下，原始凭证附在了记账凭证的后面，那么电算化环境下，为了能更清晰地反映原始经济业务，可以把原始凭证进行扫描，扫描的电子版附在记账凭证后面，原始凭证的原始版仍然要妥善保存。这样不仅可以使得电算化环境下，原始凭证和记账凭证的一体化，又利于日后查账工作的进行。
3、出纳实务的不同
（1）用友ERP环境下出纳主要工作。出纳不需要登记库存现金、银行存款日记账，但是对于收付款凭证需要签字，在日记账中可以查询该笔业务的记账凭证，但是这些工作都需要做如下基础设置：①出纳权限设置：“总账—凭证—出纳签字”、“总账—凭证—查询凭证”、“总账—出纳”、“总账—账表—科目账”；②会计科目设置：将库存现金设置为日记账，银行存款设置为日记账、银行账；将库存现金指定为现金总账科目，将银行存款指定为银行总账科目，将库存现金、银行存款指定为现金流量科目。
（2）手工记账下出纳主要工作。出纳主要负责收付款凭证的签字，现金日记账、银行存款日记账的登记，现金和银行存款的保管工作，并做到日清月结，核对库存现金和账面价值。
（3）优化设置。在手工记账下，登记收付款凭证的同时，记录相应的现金流量，不仅能为日后编制现金流量带来方便，也有利于企业随时查看现金的收付情况。
4、销售退回类业务处理不同
（1）用友ERP环境下。在编制利润表时，营业收入项目栏，其公式为：FS（“6001”，月，“贷”，，，，，）+FS（“6051”，月，“贷”，，，，，）；营业成本项目栏，其公式为：FS（“6401”，月，“借”，，，，，）+FS（“6402”，月，“借”，，，，，）。所以，销售退回类业务发生时，采用的会计处理为红字冲销，这样在不需要额外处理的情况下，就能完整反映企业利润的全貌。
（2）手工记账下。在手工记账下，目前企业对销售退回类业务的处理有红字冲销也有相反分录，以相反分录居多。在编制利润表时，是人工进行编制，所以通过损益类科目的明细表，能自动地进行借贷方的加减处理，不会给利润表带来不便。
（3）优化设置。销售退回类业务无论是红字冲销还是相反分录，在手工记账下都行得通，为了使企业手工、电算化的一体化，手工记账下，对于销售退回类的业务处理可以采用相反分录的处理方法。
三、结语
在企业实际中，用友ERP和手工记账两种方法要进行取长补短，并加以改进，使得企业账套既做到保密严格，又能进行手工账和电算化的核对工作，提高速度和效率，做到手工、电算化的完美结合。
（作者单位：河南工业大学机电工程学院）
主要参考文献：
［1］王新玲，陈利霞，汪刚.会计信息系统实验教程［M］.北京：清华大学出版社，2010.6. |
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