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“沟通”恐怕是现在最流行的词语之一了。不论是学界领袖还是公司职员，无论是达官贵族还是市井商民，很容易脱口而出的就是“这个人怎么这么难沟通！”抑或是“都是沟通惹的祸”。在MBA的学习中接触最多的人就是管理者和领导者。通过仔细的观察很容易发现，大家都觉得沟通，尤其是组织中的沟通是一个难题。
一、企业管理者进行沟通的案例
下面通过一则故事了理解一下企业的沟通问题。在一家五十多人的小公司A里，该公司的最大特点是一年除了年终董事长召开一次总结会议以外，从来不开其他的总结类型会议。而在年终的总结会上，不过是董事长一人的演讲会，大谈过去、现在和将来，和员工关心的事情相去甚远。这样的情况也许对于那些长期进行“会战”的人来说可谓向往已久，但是对于这个公司的职员来说，就像被关进一个黑匣子中，听不到一点需要的消息。长此以往，公司自然而然形成了几个小团体，这几个小团体的核心人物都是和领导走得比较近的几个基层职员，只要他们从领导的房间走出来，马上就有人围上去，打听最近的消息。等到第二天公司就开始传出“现在公司现金吃紧，没钱了！”、“这个月工资恐怕延迟了！”、“要取消年终奖了！”等等的消息。一直以来这些信息似乎无关痛痒，但是最近还是出了一件意外的事。销售部的小张和商务部的老王发生了摩擦，不久之后公司就传出“有人秘报老王贪污”的消息，有一天老总真得请老王到办公室谈话，接着就传出“老总要解聘老王”的消息，大家每天都窃窃私语讨论这件事情，结果老王忍无可忍，另谋他就。商务部告急，老总才发现事情到了不可挽回的地步。
二、企业案例的分析
其实这是一个很典型的非正式组织威胁正式组织正常运营的案例。在每个正式组织中，只要两个人以上，就可能存在非正式组织。由于非正式组织成员是由于兴趣、爱好、性格、宗教等相同才集结在一起的一群人，所以他们传播消息的特点是：途径多、速度快、了解内幕。而且这样的组织很团结，步调口径一致。当非正式组织被利用而导致和正式组织的目标不一致时，会给正式组织带来意想不到的伤害。对于怎样处理一个公司内存在的非正式组织，一直有不同的看法。有的人认为应该镇压，不给他们留出喘息余地；有的人认为听之任之，不予理睬。
而正确的观点应该是采用正确的沟通方法，加以正确的引导，让非正式组织为正式组织服务。因为镇压非正式组织的努力是费时、费力且没有成效的，并且还会影响到组织成员无法集中于主要的任务。听之任之就是案例中A公司的做法，结果事与愿违，给组织造成了本可以避免的损失。所以，成功的管理者必须对非正式组织加以培养，阻止它成为假消息和流言的传播工具。而管理者培养、规范非正式组织的办法就是走出办公室。这样，才能增加与员工们面对面接触的机会，才能真正的了解员工的真实想法和事情的真相，从而找出解决管理中难题的答案。
从案例中还可以看出，导致A公司流言盛行的主要原因之一是正式沟通渠道不畅通，不能为员工提供足够的信息。员工为了获得足够的信息，就会采取自己的方式进行搜寻。
在现实生活中，大多数管理者已经意识到信息不足可能导致的不良后果，并且加以预防。但是特别需要提醒的是信息超负荷与信息不足同样对组织沟通具有破坏性。超负荷的结果导致了工作的低效率和挫折感，使员工们感到被抛到了组织的人际信息网络传递的后面。例如，一个公司开会过于频繁，一方面减小了将有用信息及时传递到位的可能性，另一方面给公司造成人力资源的浪费。但是通过一定的训练，再加上自身的经验，各阶层的管理者将学会估计大多数下属的需要，保证所有指令性信息以及其他的相关背景信息都传达到位。
除了考虑到信息超额和信息不足的问题以外，管理者还要考虑到沟通的本质含义。即沟通是对信息的理解，而不仅仅是对信息的传递。根据信息传递模型（图1所示）可以看出，在信息传递的过程中，不但要考虑到信息发布者、信息传递渠道、信息接受者价值观、教育、经历、道德、宗教、理解能力的不同，还要考虑到传递过程中的噪音。在现实生活中每个沟通过程一定存在一定程度的噪音，例如：物理噪音、当时心情、双方关系等。解决传递不准确的主要方法就是进行反馈，并且对传递过程进行重复，尽量使双方达到信息一致。
三、管理沟通的方式
管理者在组织实施过程中主要可以采用以下几种沟通方式：发布指示、会议制度、个别谈话。
（一）发布指示沟通方式。发布指示是组织领导者在进行正式沟通中多采用的方式，这种方式属于自上而下的单向沟通，具有强制性。在这样的沟通过程中管理者必须注意，指示的内容必须准确、清晰、简洁。采用这种方式后最好进行反馈，否则会出现事与愿违、盲目执行的情况，造成不可挽回的损失。（见图）
（二）会议制度沟通方式。会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的组织沟通方式。会议又可以根据采用的沟通手段不同分为：面对面会议、电话会议、视频会议、电子会议等方式。会议是我们采用的最普通的沟通方式，也是存在问题最多的沟通方式。所以作为一名管理者必须考虑到怎样才能使会议效率和效果达到满意。
通过调查，影响会议效果的主要因素有：会议目的不明确、会议持续时间太长、简单问题复杂化、会议主持难以控制局面、与会者过于健谈（尤其是有上下多级进行的会议中，如果最高领导者过于健谈会导致会议形式化，没有实际意义，并且容易打消下层人员的积极性）。会议目的不明确是非常普遍的一个问题。在很多公司领导经常召集员工开会，而且会议几乎都是临时通知，我可以给大家描述一下这种会议的情况：员工带一个笔记本、一支笔懒洋洋的坐在会议桌前，互相打听今天要开什么内容的会议。等到会议开到半场了才知道这个会议是如何杜绝行政人员浪费的，和自己部门根本无关，心情更是不好，一边看手表，一边想着怎么处理耽搁的工作。会议一结束时毫无结果，大家无奈而气愤的走出去吃中午饭。我想这样的描述绝对不夸张，因为我们中很多人每天都要面对这样没有目的的会议。这样的会议本身就是一种浪费。那么怎样才能将会议开出效果呢？有效会议的策略是：不搞形式主义，明确会议的目的和目标、提前分发会议备忘录、选择合适的与会者、主持人能够控制好局面。
（三）个别谈话沟通方式。个别谈话是指在组织内或组织外，人们利用正式的或非正式的形式，同下属或同级人员进行面对面交谈、征求意见的一种沟通形式。面谈既体现出管理者亲切，而且如果管理者采用的方式、时机恰当，可以了解到真实的信息。
个别谈话必须考虑到以下五个方面内容：（1）目的性：参与面谈的一方应有明确的目的性；（2）计划性：与谁谈、谈什么、如何谈、何时谈要预先计划好；（3）控制性：面谈主动一方应具有控制能力；（4）双向性：不要单方的说教，注意双向沟通的采用；（5）即时性：要求双方即时对面谈内容做出反应。进行有效的个别谈话最忌讳的是带有个人偏见、先入为主以及惯性思维。除注意上述情况以外，是否会倾听是一个管理者能否进行良好的沟通的最重要的特质。
众所周知，一个有效的管理者将自己44％的时间用在沟通上，可见沟通对于一个管理者的重要性。通过上面的介绍，我想您一定对组织内的沟通方法有了一定的了解，不过理论不等于实践，管理是否有效，是否成功，更在于将理论与实际工作结合起来，才能事半功倍。最后给我们即将成为成功人士的管理者们几条建议：
●正确的认识组织内沟通的重要性；
●采用多种方式来获得足够的信息；
●沟通前一定要有准备并且有明确的目的；
●采用合适的方式进行沟通；
●沟通一定要有诚意；
●尽量采用横向、平行沟通方式；
●提倡采用直接沟通、双向沟通和口头沟通；
●设计固定的沟通渠道，形成沟通常规，并且及时检查、更新。(□文/朱灵博) |
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