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在电算化高速发展的今天，会计帐目、货币资金、文件传递等所有信息都储存在磁性媒介上，很容易被不留痕迹地篡改，未经授权的人员，也有可能通过电脑或网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁重要的数据。电脑舞弊具有很大的隐蔽性，造成的危害也比手工会计系统大得多。因此，建立一套严密的会计电算化系统的内部控制制度，显得尤其重要。会计电算化内部管理制度，是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证安全，正常运行，是保证单位会计工作和会计电算化工作在序进行的重要措施。计算机替代手工记账后的管理主要包括：建立岗位责任制、日常操作管理、计算机软硬件系统维护管理和会计档案管理等内容。
一、建立会计电算化岗位责任制
实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工、各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员钻研分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。
实施会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下：
1、电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机岗络会计软件的单位，应设立此岗位。
2、软件操作。负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
3、审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记帐凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完善性，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。
4、电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行。此岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任，维护员一般不对实际会计数据进行操作。
5、电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件包的单位，可设立此岗位。
6、数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
7、会计档案资料保管员。负责存档数据软盘、程序软盘，输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。
8、软件开发。由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。
建立健全岗位责任制，一方面是为了加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面能够提高工作效率，充分发挥系统的运行效益。此外，还要加强对会计人员的培训，逐步提高会计人员的业务水平。
二、建立日常操作管理制度
日常操作管理，指通过对系统日常运行的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作，保证会计信息的安全与完整。如果操作管理制度不健全或实施不得力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机；如果操作不正确，会造成系统内会计数据的破坏或丢失，造成会计数据的错误，影响系统的正常运行，直至输出不正确的会计报表；如果各种数据不及时备份，则有可能在系统发生故障时不能恢复会计资料；如果各种差错不能及时记录下来，则有可能系统错误运行，输出不正确、不真实的会计信息。日常操作管理主要包括：计算机系统使用管理和上机操作管理。
1、计算机使用系统管理。计算机系统是会计软件运行的物质基础。对计算机系统的管理，旨在为电算化系统硬件设备创造一个良好的运行环境，保护计算机设备，防止各种非指定人员进入机房并操作计算机，保证机内的程序与会计数据的安全。在计算机替代手工记账后，应制定与贯彻各种严格的计算机硬件管理制度，为会计电算化系统的正常运行提供一个良好的物质条件。
2、上机操作管理。通过建立实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据、记帐凭证、执行各种功能模块、输出种类信息、做好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作会计软件，确保会计电算化系统安全、有效、正常地操作运行。操作管理制度主要包括上机操作的规定，操作人员的职责、权限与操作程序等方面的规定。
3、会计业务处理程序的管理。要按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务，保证输入计算机的会计数据正确合法，会计软件处理正确，当天会计业务当天记账，期末要及时结账和打印出会计报表，灵活运用计算机对数据进行综合分析。
三、建立计算机软件和硬件系统维护管理制度
软件维护是指当单位的会计工作发生变化而进行的软件修改和软件操作出现故障进行的排除修复工作。硬件维护是指在系统运行过程中，出现硬件故障时的检查修复，以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。
1、计算机硬件设备维护管理。保证机房设备安全和计算机正常运行，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
2、会计软件和系统软件的维护管理。主要任务是检查系统文件的完整性，以及系统文件是否被非法删除和修改，以保证会计软件和系统软件的正常运行。
3、会计数据的安全维护管理。会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止数据和软件的非法修改和删除，必要的防范计算机病毒的入侵等管理措施和制度。
四、建立会计档案管理制度
电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面材料等到形式的会计数据。会计数据是指记帐凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。实现会计电算化后，会计档案磁性化和不可见性，要求对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、和防尘工作，重要会计档案应准备双份。良好的会计档案管理是在实现会计电算化后会计工作连续进行、保证系统内会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。
五、建立会计电算化内部管理制度
单位内部会计管理制度主要取决于单位内部经营管理的需要。不同类型的单位对内部会计管理制度有不同的要求。各单位在开展会计电算化工作过程中，应结合本单位的实际情况，参照上述几个方面的制度，制定适合本单位经营管理需要的内部会计管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立会计电算化内部管理制度，除了要遵守原则外，还要充分考虑计算机信息系统管理的特点。具体来说，一方面要保证利用计算机进行会计核算数据的真实性、正确性和完整性，保证会计工作秩序的政党正常进行，维护单位财产和货币资金的安全与完整；另一方面还要保证应用到会计工作中的计算机硬件设备、计算机软件和计算机中会计数据的安全可靠。当然，在建立会计电算化内部管理制度后，要达到预期的目的关键是落实，要有制度、有措施、有责任、有权利，定期检查执行情况，严格考核，只有持之以恒地做好每项工作，才能发挥会计电算化的最大作用，做到会计电算化管理天衣无缝。■ |
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