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企业管理信息系统的开发和企业内部局域网的构建,使得企业内部信息交流的效率提高,成本降低。这将削弱企业管理层的协调、组织和控制的职能,管理层的分工将渐渐消失(合工的出现),企业金字塔状的管理结构转变为扁平、松散的网络结构将是大势所趋。随之企业的决策的权力也将逐步下放,以提高企业对多变市场环境的灵活反应能力,由上向下分发的精细到分的工作表将被概略性的任务表取代。工人们不仅因为出色地完成订单而受到奖励,而且因为确定哪些工作应该完成和哪些工作正在进行而得到奖励。许多大型的工业公司——如ABB公司和BP阿莫科——已经将它们自己拆分为许多独立的单元,各个单元就像独立的公司。
企业管理思想和组织结构的变化要求企业信息系统的功能和架构也随之发生变化,信息技术(人工智能、通信技术等)的发展也促使企业信息系统的功能和结构发生变化。企业的信息系统不再满足于“公文传送器”和“打印机”的角色,而是成为体现组织的协调的一种新的机制,协助公司的每个职员管理好自己(目标管理),辅助个人做出和行使由上下放的决策权力。决策支持系统(DSS)不再是高层战略层的专属工具,而是为企业各层服务,融入企业的各个业务流程。
管理是一个连续的活动和过程,需要信息在各个子过程和子系统间畅通地流动和利用。当决策支持系统融入企业的各个业务流程中时,就应考虑其如何与管理信息系统(MIS)相结合。在信息系统的规划开发过程中,必须作全盘的考虑。各自为战的后果是1+1<2,上世纪七十年代出现的“数据处理危机”和在管理系统开发过程中产生的“信息孤岛”问题就是前车之鉴。
MIS与DSS的关系:
1、从定义的角度。(1)管理与决策。管理≠决策,决策≠管理。决策是管理的真子集,决策贯穿于管理的各个阶段和过程。决策信息是管理信息的一部分。(2)MIS与DSS。MIS是由人、计算机等组成的、能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。安东尼认为,“企业管理信息系统(MIS)是以企业经营所涉及的‘信息’资源为元素的企业管理规划和控制系统。在支持企业的经营管理活动和在企业各层次做出决策时,管理‘信息’资源发挥着重要作用。与此同时,基于计算机的信息系统在提高和优化企业经营业务的Q—C—D—S(Quality质量—Cost成本—Delivery交货—Service服务)各要素方面以及在实施各项业务活动中也发挥着作用”。
从以上定义可以看出,MIS涉及企业管理的各个阶段,而不是限于作业层,之所以形成认为“MIS不能为管理者提供足够的决策信息,对管理者的决策支持还远远不够”的观点,只能说是因为当时的技术或是人们对MIS的利用没有达到这个层次,并不是MIS职能没有涵盖辅助决策。DSS的出现只能说是其在MIS系统中有关决策职能的技术上的改进,决策依然是企业管理的一个职能,正如计算机由最初的电子管发展到现在的超大规模集成电路,我们不能说使用了超大规模集成电路的计算机就不是计算机了。
DSS作为一种新兴的信息技术,能够为企业提供各种决策信息以及许多商业问题的解决方案,从而减轻了管理者从事低层次信息处理和分析的负担,使得他们专注于最需要决策智慧和经验的工作,因此提高了决策的质量和效率。有管理学者将DSS这样理解:DSS=Decision+Support+System,也即是说DSS是有关决策的(Decision)、处于辅助地位(Support)的信息系统(System)。
我们可以从这三个方面考虑MIS和DSS的关系:1决策归于管理,是管理的真子集。2支持的基础是数据,是信息,是数据库(或是数据仓库等等),这些很大部分都来源于企业日常的经营活动(管理信息)。3系统是指为完成某一目的,相互影响,相互作用的集合。DSS的目的是为决策服务,而决策的目的是为了更好的管理,以提高效益、效率。MIS的目的也是为了更好的管理,决策影响管理的其他内容;反之,管理的其他内容也影响决策。决策系统与管理系统的其他子系统是相互作用,相互影响的。决策系统和管理系统的其他子系统共同组成管理系统,它们都是管理系统的子系统。因此从定义的范畴来看,管理信息系统涵盖了决策支持系统。
2、从决策支持基础(四库或五库系统)的角度。决策支持的基础是自身积累的数据、信息以及在此基础上产生的方法库、模型库、知识库(一部分是来源于系统外)。这些大部分都来源于日常的管理活动,来源于管理信息系统的搜集(学习型企业)。在辅助决策过程中也需要管理信息系统其他模块的支持,如在进行投资分析时,就可能需要财务系统的对投资方案结合企业现时的财务状况进行现金流量分析等。因此,把DSS从MIS系统独立出来是对企业信息处理能力的浪费。
(1)数据库。收集和处理、存储企业的日常业务信息是管理信息系统的主要职能之一,而以日常业务信息为主的管理信息构成了企业管理信息数据库的基础。DSS辅助决策的依据和根本是企业的自身情况,也就是由管理信息系统收集的管理信息数据库,这不是从企业外部获取的。那么,现在出现两种选择:
A、DSS与MIS的其他子系统共用一套数据库;
B、为DSS单独构建一套与MIS内容大致一致的数据库;
若做出第二套方案的选择:1在一个企业内两套内容大致一致的数据库,是一个严重的数据冗余。2DSS和MIS在数据库的应用上,只是应用的角度和方法不同,内容是一致的。根据信息工程学关于数据稳定性的原理,它们的数据库就不应分立。3现在企业经营状况是时时改变的,管理业务信息也是时刻变化的,也就是说管理信息系统的数据库是动态变化的。而两套数据库的最初来源是管理信息系统。且不说从MIS向DSS中复制这种变化的过程中是否有出错的可能,单说这一复制过程是需要时间的,现代企业面临的环境是快速多变的,市场上每分每秒都有数以万计的资金、物资在流动,DSS在辅助决策时利用的是过时的数据,这严重影响了决策的质量。4维护两套数据库加重了系统维护人员的工作量,消耗了企业的人力资源。5至于说到DSS与业务系统面向的对象不同,那么在业务系统中也有财务系统、销售系统等子系统,这些子系统面向的对象也不同,我们是不需要为这些面向不同对象的子系统分别开发不同的数据库。基于以上五点,我们应该将DSS与管理信息系统的其他模块一起视为MIS的子系统,共享数据库。只是在数据库中提供不同的接口给不同的子系统。
(2)模型库、方法库、知识库。对企业最适用、最可靠的模型、方法是那些经过企业实践检验的模型和方法。来自企业外部的优良的模型、优秀的方法却不一定适合本企业,必须经过本企业的实践检验才能形成对企业有用的、可获益的知识,才能被添加到企业的模型库、方法库、知识库中,这也正是现在提倡学习型企业的原因。学习型企业的学习不仅局限于高层,而是强调全员参与,从作业层到战术层到战略层,学习方法、改进模型、总结知识。而收集、整理、存储这些信息最便捷的工具莫过于贯穿于管理各过程的MIS。因此,不能说全部至少是很大一部分的模型库、方法库、知识库来源于管理信息系统。
3、从系统开发和维护的角度。两个系统在某些功能模块上是重叠的,代码是可以重复利用的,这样可以降低企业系统开发的时间和资金成本。如人机接口的设计上,我们应尽量保持一致性,可以有效降低人员对系统的适应成本。DSS和MIS在数据管理模块上的分立容易造成数据不一致问题,DSS的数据信息不能反映企业现时的经营状况,决策的质量将受到影响。DSS和MIS的分立造成的两个系统的分别维护,还会增加企业人力成本,造成人力资源的浪费。
结语
信息时代的到来给企业、社会的组织形式带来了强有力的冲击,与之对应,企业的信息系统也要发生变化,以适应新经济的市场环境。为了适应企业决策权力下放的趋势,以及提高企业信息资源使用效率和充分利用企业信息资源处理能力,建立学习型企业,在开发DSS时应将其纳入MIS的体系中。■ |
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