| 联系我们 |
 |
合作经济与科技杂志社
地址：石家庄市建设南大街21号
邮编：050011
电话：0311-86049879 |
|
|
| 经济/产业 |
为适应会计工作规范化、现代化的要求，伴随着电算化会计的运用，电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。
一、会计电算化下会计档案管理的新特点
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，也就是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。
（一）会计档案的载体本身性质带来的新的特点。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。
（二）电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员在使用经财政部批准的软件时，对软件的运用流程和保管是电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证会计信息系统正常运转的故障维护查询资料。因而，企业运用的财务软件虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有财务软件的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须将财务软件作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
（三）电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识；而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的要求。
二、目前会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析
电算化会计信息系统的档案管理主要是指各种账簿、报表、凭证、储存会计数据和程序的软盘及其他储存介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障，因此，有必要对目前会计电算化下档案管理存在的一些问题进行探讨。
（一）目前会计电算化下档案管理存在的问题
1、会计档案载体。电算化会计虽已实施，但财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。
2、会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3、会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度、没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
4、缺乏必要的计算机维护人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
（二）会计电算化下档案管理存在的问题成因分析。随着计算机技术的突飞猛进，会计电算化也得到了前所未有的发展。但由于这项工作刚刚起步，尚处于探索阶段，加之缺乏统一规划和组织协调，因此仍存在许多问题。
1、对会计电算化本身理解的偏差。许多企业的会计人员仅仅将电算化看成自动运算做账的工具，而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。
2、尚未引起有关部门的重视。不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。
3、缺乏明确的规章制度。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
三、改善会计电算化下的会计档案管理
在科学技术和网络信息技术飞速发展的时代，电子计算机已日渐普及。面对新技术发展的浪潮，对财务管理和会计核算的要求也越来越高，推行会计电算化，特别是加强会计电算化的应用管理，是实现会计工作电算化，提高会计管理水平的重要保证。
（一）完善硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
（二）制定严格的管理制度，加强网络系统管理。实施会计电算化，必须进行和完善会计核算新体系。新的财务核算体系的建立与完善，就必须建立与之相适应的电算化网络财务系统，这就要求我们要建立一套行之有效的网络财务管理制度，加强网络财务系统的管理，提高会计信息质量，加强财务人员的业务培训，提高整体财务人员素质。首先，我们根据网络财务系统的核算以及会计信息质量的要求，认真分析各岗位工作任务及特点，把人员按其在网络系统中所起的作用不同划分为四个岗位，即网络管理、系统维护、数据稽核、数据输入，并明确各岗位工作任务，制定岗位责任制。其次，做好人员的培训工作，领导干部要起带头作用，支持软件开发，了解软件的全部功能及电算化方面的最新进展，提高计算机应用能力，并形成一定的知识储备。最后，狠抓网络系统的工作环境和硬件管理，确保会计数据的准确完整，包括软件的环境维护、硬件使用和维护、计算机病毒的预防等。
（三）抓好运行管理，不断更新理念。系统运行的全面管理，要求检验系统的运行结果，运行质量的好坏，直接影响到会计数据的准确性，更影响会计信息质量。在运行过程中，要做到认真审核原始票据制作凭证，保证数据准确无误。切实抓好运行调试工作，力争做到每完成一步都要对其结果进行检查，发现问题，及时解决。通过运行和不断改进创新，使电算化核算更加符合管理要求。
（四）加强会计电算化网络系统的组织管理。首先，对上机人员的权限管理，虽然采用密码层层设防，但是还必须对财务人员、微机设备和系统软件加强管理。根据会计人员从事岗位差异划定级别，不同级别的上机人员操作的业务、调阅资料的范围也显然不同，同时将操作人员的记录同业务记录一同存盘。其次，对微机共享资源的管理，计算机网络系统可以实现资源共享，为保证会计重要信息保密性，不同部门不同级别的微机终端操作人员所享有的信息资源各不相同，从根本上解决重要会计信息的安全保密问题。最后，计算机硬件设备的管理，会计部门应设有微机房并加强管理，建立完善的机房管理制度，做到财务微机系统专机专用，防止无关人员单独上机，如遇到系统维护需外来人员对微机进行操作，也应有财务人员在场。
（五）加强会计档案管理是提高财务管理水平的关键。会计档案管理不仅包括凭证编号、微机录入、资料传递、资料保管等过程的管理，又涉及人的管理，使人与物的管理有机地结合起来，从而形成一套完整的会计档案管理制度。此外，对会计电算化管理工作，领导应给予足够的重视，作为单位推广电算化的带头人，只有大胆实践、不断创新、勇于探索、勤于总结，才能使会计电算化顺利进行。为了更好地加强会计电算化管理，一要继续开展全面培训工作，加速提高人员素质，培养出既懂财务工作，又懂计算机语言的专业人员，保证计算机提供的会计信息可靠完整；二要进一步拓宽开发会计电算化软件，加快财务工作从核算型向管理型转变，为经营决策提供更有价值的会计信息资料；三要从单位整体的角度发挥计算机在管理工作中的作用，使会计电算化实现网络化，由单纯的会计实务工作的电算化向管理一体化方向发展。
（六）完善电算化下会计档案管理的各项制度
1、建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
3、建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
4、建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
5、建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
（七）提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。
会计电算化中会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合又密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。■ |
|
|
|
