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提要 随着互联网的发展，电子商务作为一种信息技术工具被引入商贸活动中，通俗地讲就是在计算机网络上，按照一定的标准开展商务活动。而采购作为商务活动的起始阶段，具有举足轻重的地位。电子商务采购作为现代采购的一种新模式，具有公开、公正、透明、快捷和低成本等的特点，能有效地缩短采购周期，降低库存，提高采购效率。而EDI作为电子商务的最初形式，是贸易伙伴之间用来完成订单、财务等各种标准化信息交换的重要手段，在电子商务采购中是其他交易手段所不能替代的。
关键词：EDI；电子商务采购；采购业务流程；EDI优越性
中图分类号：F253.2 文献标识码：A
一、引言
采购作为满足社会需求的一种重要手段，对整个社会的生产与生活产生了极其重要的影响。电子商务采购充分利用了现代网络的开放性、信息的多样性、交易的快捷性等特点，可以有效地解决企业和政府所面临的难题。EDI作为新型的信息交换和商品交易方式，是融合了现代计算机技术和远程通信技术为一体的产物，通过更快的信息传输，减少信息登录的冗杂工作来改善生产率，通过减少数据登录的次数和个体数来提高精确性，在电子商务采购中加快了电子订购单和发货票据的处理速度，大大缩短了贸易周期，提高了效率，使市场营销、采购生产和财务融资更加集成化，促进了买方和供方的长期合作关系，并增进了双方的互相信任。因此，EDI对企业文化、业务流程和组织机构的影响是巨大的。
二、EDI的概念、构成、特点及运作
1、EDI的概念。电子数据交换（EDI）：一种基于达成一致标准的技术，它能够推进业务交易以标准化的电子形式进行，使得业务交易能以自动的方式从一个组织机构应用的计算机直接转送到另一个组织机构应用的计算机中。
根据权威人士和权威机构的解释，也可以从以下五点来理解：第一，EDI是计算机系统之间所进行的电子信息传输；第二，EDI是标准格式和结构化的电子数据的交换；第三，EDI是由发送者和接收者所达成的一致的标准和结构所进行的电子数据交换；第四，EDI是计算机自动读取而无需人工干预的电子数据交换；第五，EDI是为了满足商业用途的电子数据交换。
2、EDI的构成要素
（1）数据标准化。数据标准化是实现EDI的关键。EDI报文必须按照国际标准进行格式化。
（2）EDI软硬件
转换软件：它可以帮助用户将计算机系统文件转换成翻译软件能够理解的平面文件，或是将从翻译软件接收来的平面文件转换成计算机系统文件。
翻译软件：将平面文件翻译成EDI标准格式，或接收到的EDI标准格式翻译成平面文件。
通信软件：将EDI标准格式的文件外层加上通信信封再送到EDI系统交换中心的邮箱，或在EDI系统交换中心内接收到的文件取回。
硬件：计算机、调制解调器及电话线。
（3）通信网络。通信网络是EDI实现的基础。可利用公用电话交换网、分组交换网、综合业务数字网，甚小口径无线地面站VSAT数据网以及各种网络的广域网、城域网和局域网来建立EDI增值网络。
3、EDI的特点。一是EDI的使用对象是不同的计算机系统；二是EDI所传送的资料是业务资料，如发票、订单等；三是采用共同的标准化结构数据格式；四是尽量避免介入人工操作，由收送双方的计算机系统直接传送交换资料；五是可以与用户计算机系统的数据库进行平滑连接，直接访问数据库或从数据库生成EDI报文。
4、EDI的实现过程。EDI的实现过程就是用户将相关数据从自己的计算机信息系统传送到有关交易方的计算机信息系统的过程，该过程因用户应用系统以及外部通信环境的差异而不同。首先，A公司使用它的内部业务软件建立采购订单；其次，EDI把此订单的内部格式转换成标准的850采购订单文件格式，或者转换成因特网上的EDIFACT格式；再次，A公司把850格式的采购订单通过第三方增值网络发送给B公司，或者在因特网上以EDIFACT格式编码后发送给B公司，然后由B公司接收到850格式的采购订单文件，并将它从EDI格式转换成B公司专用的格式；最后，B公司应正式地发一个确认通知给A公司。
三、电子商务采购的含义及作业流程
1、电子商务采购的含义。电子商务采购是指在电子商务环境下的采购模式，是指交易双方利用现代开放的互联网络，通过建立电子商务平台，发布采购信息或主动在网上寻找供应商、寻找产品，然后通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货，甚至网上支付货款，最后通过网下的物流过程进行货物的配送，完成整个交易过程。
2、采购作业流程。采购作业过程是物流业务管理部门根据用户的要求及库存情况通过电子商务中心向供应商发出采购订单；供应商收到采购订单后，通过网络加以确认；物流管理部门再确认是否订货，如果订货，确认订货的种类及数量；业务管理部门和供应商分别通过Internet向仓储中心发出发货的信息，仓储中心根据货物的情况安排合适的仓库，同时供应商将发货单通过Internet向供应商发送，货物通过各种运输手段送至仓储中心。（图1）
为了进一步说明电子商务采购作业流程，现将作业的业务过程分成如下步骤：第一步，业务管理部门根据仓储中心的商品库存情况，向指定的供应商发出商品采购订单；第二步，电子商务中心将业务主管部门的采购订单转换为EDI订购单报文通过Internet传递给供应商；第三步，供应商接收到EDI订购单后，将其转换为企业内部的订单形式，根据订单要求，通过电子商务中心进行确认；第四步，电子商务中心将供应商发送的EDI订单确认信息发回业务主管部门；第五步，业务主管部门查看EDI订单确认信息后向供应商提出发货要求并以企业内部的EDI系统向仓储中心发出收获通知；第六步，供应商收到业务主管部门确认的订货通知后，向仓储中心发送EDI格式发货单；第七步，仓储中心对照本公司和供应商的发接货通知单后进行确认，确认无误后做好准备工作，并及时将收到的信息反馈给双方；第八步，供应商开始供货；第九步，货物到达后，仓储中心根据供应商的发货单进行检验，二者相符后，安排入库或根据配送要求进行备货。
四、EDI在电子商务采购中的优越性与应用
1、EDI的优越性。由于使用了EDI，买方和供方在一个“实时”环境中一起工作，这样就减少了提前期。可建立更好更密切的贸易伙伴关系，优化企业内部运作过程，增加贸易机会，改进质量和服务，降低成本和获得竞争的战略优势，变革贸易方式，带动新产业的产生和，堵塞漏洞，减少腐败，节约资源和能源。
2、EDI的应用。企业引入EDI是为了传输数据时，可以选择低成本的方式引入采购进货单，接收客户传来的EDI订购单报文，将其转换成企业内部的订单形式，其优点是：不需要为配合不同的供应商而使用不同的电子订货系统；不需要重新输入订单数据，节省人力和时间，同时减少人为错误。使厂商提早收到订单，及时处理，加快送货速度。
企业为改善作业引入EDI可以同客户合作，依次引入采购进货单、出货单及催款对账单，并与企业内部的信息系统集成，逐渐改善接单、出货、对账及收款作业。
EDI还可与很多现已成熟的技术结合使用，如条形码、电子资金转账、自动取款机等一起联机使用，从而产生更大的效益。
当实际情况符合以下几点时，在电子商务采购中应用EDI技术是合理的和合时宜的：电子方式交换的信息能支持整个机构的策略规划；有足够的资金使用EDI的标准工具和技术的成本，能处理使用EDI衍生出来的问题，如EDI的实施难度、软件的维护、人力和参与者的培训，以及如何推动系统和应用的集成；大量的供应商；伴随着采购工作周期有一个很长的内部行政管理引起的提前期；要求提高工作人员的专业水平。
（作者单位：长江大学管理学院；指导老师唐立新）
主要参考资料：
［1］杨永明，周剑敏.物流信息系统管理.北京：电子工业出版社，2005.
［2］屈颖，朱青.物流信息技术与应用.北京：人民交通出版社，2007.
［3］肯尼斯•莱桑斯，布莱恩•法林顿.采购与供应链管理.北京：电子工业出版社，2007.
［4］祝凌曦，汪晓霞.电子商务物流管理.北京：人民邮电出版社，2008. |
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